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Bekanntmachung: Vorbereitung und Durchführung des Deutschen Empfangs am 20. Mai 2017 während der Filmfestspiele in Cannes 1. Vergabestelle (Name und Anschrift des Auftragsgebers): German Films Service + Marketing GmbH Herzog-Wilhelm-Straße 16 80331 München www.german-films.de Ansprechpartner: Dennis Ruh,
[email protected], Tel: +49 89 5997 87 16 2. Art der Vergabe: Öffentliche Ausschreibung 3. Form, in der Angebote einzureichen sind: Angebote inkl. aller Bestandteile (Angebotsformular nach Teil E – Angebotsformular der Vergabeunterlagen nebst Anlagen sowie einer verbindlichen Kostenkalkulation und einem Konzept, aus dem Aussagen über Qualität, Ausführungsart und Zweckmäßigkeit hervorgehen) sind rechtsverbindlich unterschrieben bis zum Ablauf der Angebotsfrist in fest verschlossenem Umschlag bei der unter 1. genannten Vergabestelle schriftlich einzusenden oder dort abzugeben. Digitale Angebote sind nicht zugelassen. 4. Art, Umfang und Ort der zu liefernden Leistung: German Films veranstaltet zu Ehren der deutschen Filme bei den Filmfestspielen von Cannes einen Empfang. Das Datum des Deutschen Empfangs 2017 wird der 20. Mai 2017 sein. Die Veranstaltung wird voraussichtlich von 22.00 bis ca. 01.30 Uhr des Folgetages dauern. Veranstaltungs- und Ausführungsort ist Cannes, Frankreich. Die zu liefernde Leistung beinhaltet die Vorbereitung und Durchführung des Empfangs an dem vorgegebenen Veranstaltungsort, sowie alle anfallenden Kosten für Catering, Möblierung, Zeltbau, Beschallung, Licht- und Musikgestaltung, Dekoration, Versicherung etc. Art und genauer Umfang sind den detaillierten Ausschreibungsunterlagen zu entnehmen. Kalkuliert wird mit einer Anzahl von 800 Teilnehmern. 5. Aufteilung in Lose: Der Auftrag ist nicht in Lose aufgeteilt. 6. Nebenangebote: Nebenangebote sind nicht zugelassen. 7. Ausführungsfrist: Die Ausführungsfrist ist mit dem Veranstaltungsdatum vorgegeben (vgl. Ziffer 4).
German Films Service + Marketing GmbH Herzog-Wilhelm-Str. 16 • 80331 Munich/Germany • phone +49-89-59 97 87 0 • fax +49-89-59 97 87 30 •
[email protected] www.german-films.de • Managing Director: Mariette Rissenbeek • Supervisory Board: Peter Herrmann (chairman), Jana Cernik, Katharina Cramer-Hadjidimos, Peter Dinges, Antonio Exacoustos, Petra Müller • Bayerische Landesbank • Bank Code: 700 500 00 • Account No.: 3289673 • IBAN: DE38 7005 0000 0003 2896 73 BIC: BYLADEMMXXX • VAT Reg No.: DE 170540472 • Tax ID No.: 143/140/50232 • Commercial Register: Munich HRB 116660
8. Anschrift der Stelle, bei der die Vergabeunterlagen angefordert werden können: Die Bieter können per E-Mail unter der in Ziffer 1 genannten E-Mail-Adresse die Vergabeunterlagen elektronisch sowie auf Wunsch auch schriftlich anfordern. 9. Höhe und Einzelheiten der Zahlung einer Gebühr für die Übersendung der Vergabeunterlagen: Gebührenfrei 10. Ablauf der Angebotsfrist: 16. Dezember 2016, 16.30 Uhr 11. Anschrift, an die die Angebote zu richten sind: Adresse unter Ziffer 1 12. Zur Beurteilung der Eignung sind mit dem Angebot folgende Eigenerklärungen oder Nachweise gemäß § 6 Abs. 3 VOL/A vorzulegen: a) Mit dem Angebot ist eine nachprüfbare Kundenreferenzliste vorzulegen, darunter mindestens drei kurz dargestellte und visualisierte Referenzen im Bereich Veranstaltungsvorbereitung und -durchführung aus den letzten drei Geschäftsjahren. b) Bestätigung der Betriebshaftpflichtversicherung bzw. verbindliche Zusage des Versicherungsunternehmens, dass im Falle der Auftragserteilung eine Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestversicherungssummen: 3.000.000,- € für Personenschäden, 500.000,- € für Sachschäden und 25.000,- € für Vermögensschäden besteht bzw. abgeschlossen wird. c) Förmliche Erklärung, dass keiner der in § 6 Abs. 5 VOL/A genannten Ausschlussgründe vorliegt. d) Erklärung zu Arbeitnehmern, die zur Durchführung des Auftrags zur Verfügung stehen, mit Angaben zu ihrer Qualifikation und beruflichen Erfahrung. 13. Bindefrist und Termin der Auftragsvergabe: Die Bindefrist endet am 20. Januar 2017. Bis zu dieser Frist ist der Bieter an sein Angebot gebunden. Der Auftragszuschlag wird spätestens bis zum Ablauf der Bindefrist erteilt. 14. Wertungskriterien: German Films wird den Zuschlag auf das wirtschaftlichste Angebot erteilen. Die Wirtschaftlichkeit der Angebote beurteilt sich nach den folgenden Zuschlagskriterien mit der entsprechenden Gewichtung: a) Preis 50% b) Konzept zur Qualität, Ästhetik, Ausführungsart und Zweckmäßigkeit der Leistungen: 50%
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[email protected] www.german-films.de • Managing Director: Mariette Rissenbeek • Supervisory Board: Peter Herrmann (chairman), Jana Cernik, Katharina Cramer-Hadjidimos, Peter Dinges, Antonio Exacoustos, Petra Müller • Bayerische Landesbank • Bank Code: 700 500 00 • Account No.: 3289673 • IBAN: DE38 7005 0000 0003 2896 73 BIC: BYLADEMMXXX • VAT Reg No.: DE 170540472 • Tax ID No.: 143/140/50232 • Commercial Register: Munich HRB 116660
