Business Intelligence Reporting Mit Oracle Jd Edwards

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Business Intelligence Reporting mit ORACLE JD Edwards Alexander Klauss Oberhausen Business Intelligence BI Publisher Reporting JDE JD Edwards Embedded Analytics Output Adapter Abstract: Die Buisness Intelligence Lösung von Oracle bietet JD Edwards Anwendern umfassende Möglichkeiten vom flexiblen „ad hoc“ Reporting bis zur multidimensionalen vorgefertigten (und konfigurierbaren) Kennzahlenanalyse. Der BI Publisher ermöglicht dem Anwender einen sicheren Zugriff auf JD Edwards Daten, die graphisch oder z.B. mittels der integrierten Pivot Funktionalität dargestellt und komfortabel sowie einfach an beliebige Adressaten weiter gegeben werden können. Mit den Oracle Business Intelligence Applications stehen den JD Edwards Anwendern eine Vielzahl von vorgefertigten Auswertungen und deren graphische Darstellung in Dashboards für den Bereich Finanzen und Supply Chain Management zur Verfügung. Die für eine Business Intelligence Lösung üblicherweise notwendige Basisarbeit zur Definition von Datenstrukturen und der komplexe ETL (Extract – Transform – Load) Prozess sind bereits komplett und können unmittelbar verwendet werden. Selbstverständlich können alle vorgefertigten Elemente geändert oder ergänzt werden. Durch kundenspezifische Auswertungen und Kennzahlen kann das System stets flexibel an sich ändernde Anforderungen angepasst werden. Live am System wird an einigen Beispielen gezeigt, welche Möglichkeiten das Business Intelligence Reporting mit ORACLE JD Edwards bietet. Manuscript: BI Publisher Der BI Publisher besteht aus zwei Modulen, dem BI Publisher „Embedded“ und dem BI Publisher „Interactive Reporting“. Embedded Reporting mit dem BI Publisher Mit Hilfe des BI Publisher „Embedded“ kann basierend auf JD Edwards Standardberichten ein ansprechendes und professionelles Layout mit einfachen Werkzeugen wie vor allem Microsoft Word erstellt werden. Dies ist insbesondere für externe Dokumente wie Auftragsbestätigung, Rechnung oder Mahnung von Vorteil, wo ohne den BI Publisher entweder aufwändige Drittlösungen für die Dokumenterstellung oder eine ebenfalls aufwändige Kombination aus Berichtsdesign mit dem in JD Edwards integrierten Berichtsgenerator und vorgedrucktem Briefpapier (z.B. inklusive Logo) zum Einsatz kommen. Standardberichte können ohne Einsatz der üblichen Developmentpfades und ohne Änderung des Standardobjekts angepasst werden. Über den XML – Datenstrom, der mit Hilfe eines RTF Templates in eine Art Serienbrief umgewandelt wird, kann dann sowohl das Original PDF Dokument als auch das im Layout überarbeitete Dokument (ebenfalls in PDF Format) aus JD Edwards abgerufen werden. Zusätzlich können natürlich alle kundenindividuell programmierten Berichte, die ihren Datenursprung in JD Edwards oder auch in anderen Systemen haben, ebenso im Layout überarbeitet werden. Einzige Voraussetzung ist die Generierung eines entsprechenden XML – Datenstromes, der in JD Edwards mit jedem Bericht vom Typ (UBE = Universal Batch Engine) erzeugt wird. Weiterhin besteht auch die Möglichkeit mit so genannten Templates zu arbeiten, um beispielsweise das Ausfüllen von amtlichen Formularen zu automatisieren. Hier stehen jedoch bisher (soweit bekannt) keine fertigen Formulare für den deutschsprachigen Raum zur Verfügung. Die Übersetzung der Dokumente in die Sprache des Dokumentempfängers, kann in JD Edwards oder im BI Publisher erfolgen, je nachdem wo der geringere Aufwand anfällt bzw. ohnehin eine Übersetzung erfolgen soll. Je nach Anwender wird das ERP System in einer globalen Sprache gehalten, so dass die Übersetzung von Dokumenten ohnehin ein zusätzlicher Schritt ist. Der Ausgabeort eines Dokumentes kann gewählt werden, so dass das Dokument nicht nur gedruckt, sondern auch per Mail oder Fax versandt werden kann, oder an eine definierte Web Seite geschickt werden kann. In 6 einfachen Schritten erfolgt die Berichtsdefinition: 1. In Microsoft Word ein leeres Template erstellen 2. Report Definition in EnterpriseOne erstellen und leeres Template in EnterpriseOne hochladen (P95600) 3. UBE mit Report Definition aufrufen (P95620) um XML Daten zu extrahieren (P95630) 4. XML Daten in Microsoft Word mit dem BI Publisher Desktop laden 5. Template mit dem BI Publisher Desktop gestalten 6. Fertiges Template in EnterpriseOne hochladen (P95600) Interactive Reporting mit dem BI Publisher Die Organisation eines sicheren und korrekten Zugriffs von Anwendern auf JD Edwards Daten ist stets eine Herausforderung. In Projekten wurden folgende Zugriffsmöglichkeiten eingesetzt und wie folgt beurteilt: - Der Data Browser Dieses Tool kann auf beliebige Tabellen in JD Edwards zugreifen, berücksichtigt die Security Einstellungen (Zugriff nur auf die zugeordneten Mandanten) und JD Edwards Formate. Hier bedarf es jedoch eines umfangreichen zusätzlichen Sicherheitskonzepts, um den Zugriff auf sinnvolle und erwünschte Tabellen zu beschränken. Es gibt keine Möglichkeit der Summierung oder Berechnung, der Databrowser ist für Analysezwecke also alleine als Exportmöglichkeit nach Excel zu gebrauchen und für Massendaten so ungeeignet. - Drittsoftware mit direktem Datenzugriff wie z.B. Show Case Strategy Einige dieser Tools weisen Nachteile im Bereich Sicherheit und Formatierung auf. Auch die Beschränkung auf bestimmte Tabellen muss administriert werden. Es entstehen zusätzliche Kosten und der Anwender (oder die IT) muss ein weiteres Tool erlernen. Aufgrund bestehender Möglichkeiten der Summierung und Berechnung sind diese Tools in der Regel jedoch weitaus geeigneter als der Data Browser - BI Lösung Wird eine BI Lösung eingesetzt, kann diese natürlich auch für ad hoc Reporting eingesetzt werden. Jedoch müssen alle Berichte in einer Grundform einmal definiert werden und der Zugriff erfolgt auf das Data Warehouse – also mit einem Zeitverzug. Dies kann jedoch bei einer intensiven Nutzung ein großer Vorteil sein, da die Datenbank des Produktivsystems nicht mit den Analyseabfragen belastet wird. So stellt der BI Publisher eine sinnvolle Ergänzung der Zugriffsmöglichkeiten dar. Er erlaubt sowohl den Zugriff auf das Produktivsystem als auch auf ein Data Warehouse. Im BI Publisher sind alle Elemente übersichtlich in Explorer Form (Ordner) dargestellt. Den Benutzern können individuelle oder globale Zugriffsrechte auf diese Ordner gegeben werden. Die Anwender werden in Berichtskonsumenten, Berichtsersteller (Developer) und Administratoren unterschieden. Bei der Berichtserstellung sind die Datenabfrage, die Datenaufbereitung, die Datenpräsentation und Datenlieferung sind getrennt voneinander steuerbar. - Datenabfrage o Möglichkeiten auf JD Edwards Daten direkt zuzugreifen Schreiben eines eigenen SQL Befehls Generierung eines SQL Befehls mit Hilfe des „Query Builder“ Übernahme aus ODA (Open Data Access = Zugriff auf JD Edwards Daten von einem Fat Client) Abfragen o Zugriff auf andere Datenquellen (externe Datenbanken, Oracle Answers etc.) - Datenaufbereitung o o o o - Daten können in Listenform oder Pivot Format aufbereitet werden. Berechnete Felder können eingefügt werden Spalten können im Format beeinfluss werden (z.B. Datum) Eine Vor-Auswahl kann vorgenommen werden oder die Auswahl durch den Anwender benutzerfreundlich vorbereitet werden Datenpräsentation o Datentabelle o Pivot Tabelle o Diagramme in verschiedenster Form (Balken, Kuchen, 2 dimensional oder 3 dimensional etc.) o Tachometerdarstellung o Kombinationen aus mehreren Darstellungsformen o Einarbeitung von Freitext und Bildern (z.B. Logo) o Einfügen von Kopf und Fußzeilen auf mehreren Ebenen o Wertabhängige Formatierung (z.B. rote große Schrift ab einem bestimmten Wert) - Datenlieferung o Interaktiv (BI Publisher Ansicht) o HTML o PDF o o o o RTF Excel Powerpoint etc. o jeweils direkt, per Mail oder Fax oder auf eine Web Seite, bei Ausführung oder nach Zeitplan Business Intelligence und JD Edwards Die Enterprise Performance Management Welt von Oracle vereint in der 11g Version (Start Juli 2010) Enterprise Performance Management Applikationen (ehemalige Hyperion Welt) und Business Intelligence Applikationen auf einer gemeinsamen technischen Basis, die Business Intelligence Foundation. Darunter bildet die Fusion Middleware die verbindende Mittelschicht zu den unterschiedlichen Datenquellen. Die Performance Management Applikationen gliedern sich in „Strategy Management“ (Zur strategischen Geschäftsplanung und -steuerung), „Financial Close and Reporting“ (zur Unterstützung der unterschiedlichen Abschlussarbeiten für interne und externe Adressaten inklusive einer weit Konsolidierungslösung), „Planning and Forecasting“ (Zur Planung und Budgetierung von Geschäftsbereichen und Analyse deren möglicher zukünftiger Entwicklung) sowie „Profitabilty Management“ (Für ein effektives Kostenmanagement – Analyse und Umlage). Die hier näher zu betrachtenden Business Intelligence Applikationen folgen in einem späteren Kapitel. Die logischen Komponenten des gemeinsamen Unternehmens Modells für die EPM/ BI Welt gliedern sich in drei Schichten: - - - Informations-Präsentation (Präsentationsschicht): Rollenbasierende Sicht mit beispielsweise Dashboards, Scorecards, in Microsoft Office integrierte Komponenten sowie in die ERP Lösungen direkt integrierte Abfragen (das so genannte „Embedded BI“ Konsistente Informations-Definition (Semantische Schicht): Die EPM und BI Applikationen definieren übergreifend Daten, Metriken und Berechnungen. So werden widersprüchliche Auswertungen vermieden Daten-Modellierung (Physische Schicht): Effizienz und Konsistenz durch einmalige Modellierung von Daten für alle Bereiche Diese drei Ebenen sind in der Oracle Business Intelligence Enterprise Edition einzeln steuerbar. Im Allgemeinen gibt es zahlreiche Gründe, die für den Einsatz einer BI Lösung sprechen, da ein umfängliches Berichtswesen aus dem ERP System direkt viel zu zeitaufwändig und unflexibel ist. Meist werden für Ad hoc Abfragen oder jegliche Änderungen von Standardreports die IT Abteilung belastet oder es werden massenhaft nicht aufbereitete Original-Daten z.B. nach Microsoft Excel exportiert und dort analysiert. Dennoch gibt es natürlich eine Daseins-Berechtigung für das Standard Berichtswesen aus JD Edwards heraus, das mittels der Universal Batch Engine (UBE) und zahlreichen Standard OnLine Abfragen zusammen mit der QBE (Query by Example) Daten liefert. Ergänzt um den BI Publisher (Ad hoc Reporting) stellt dies die erste Stufe in dem Continuum dar, wenn man eine Skala von operational zu strategisch und von vergangenheits- zu zukunftsorientiert bildet. Auf der zweiten Stufe finden sich hier die operationalen Konsolen („Financial Management and Compliance Console“ und „Plant Manager Dashboard“), wo bereits Datenaufbereitung und Kennzahlenermittlung stattfindet, jedoch nur sehr beschränkt konfigurierbar ist. Die Oracle BI Applications bilden die dritte Stufe und werden durch die Oracle Performance Management Applications und Predictive Modelling Tools in Richtung strategisch und zukunftsorientiert ergänzt. Die Oracle Business Intelligence Applications bieten im Gegensatz zu einer reinen BI Lösung (also z.B. nur Oracle Business Intelligence Enterprise Edition, ohne den Adapter zu JD Edwards) den großen Vorteil, dass in allen drei beschriebenen Schichten der logischen Komponenten eine fertige Definition für eine Vielzahl von Bereichen bereits durch den Hersteller Oracle erfolgt ist. Das hat einen signifikanten Einfluss auf den nicht unerheblichen Zeitbedarf eine BI Einführung. Voraussetzung für den Einsatz der BI Applications ist die Version 8.11 SP1 und das Tools Release 8.98 Update 1 bzw. für die World Lösung von JD Edwards die Version 9.2. Dashboards, Navigationshilfen (vorgefertigte Zusammenstellungen von Kennzahlen und Berichten in strukturierter Form), Metriken und Kalkulationen sowie ein fertiges Datenmodell, dass die Besonderheiten der Oracle JD Edwards EPR Lösung berücksichtigt, sind unmittelbar einsatzbereit vorhanden. Selbstverständlich sind alle Bereiche frei konfigurierbar und erweiterbar, so dass auch individuelle Anforderungen erfüllt werden können, aber eben nicht von Grund auf neu erstellt werden müssen. Hier beispielhaft einige Besonderheiten von JD Edwards, die ohne die BI Applications in einem reinen BI Projekt regelmäßig viel Zeit in Anspruch nehmen: - Konvertierung der Daten-Dezimalstellen Datumskonvertierung Fremdwährung on/off Ausgewählte User Defined Codes Category Codes Datumsstruktur pro Firma Konten- / Kontenrahmenstruktur (MCU.OBJ.SUB) - Kontendetail-Ebenen Bucharten Subledger und Subledger Typen Auch im ERP fehlende Elemente wie im Falle vom JD Edwards ERP Datenmodell fehlende Definition von Quartalen sind bereits berücksichtigt. Bereits heute sind die Bereiche Finanzen (Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren, Cash Flow, Rentabilitätsanalysen und Kostenanalyse) und Supply Chain (Umsatzanalyse, Vertriebsstatistik, Kunden-Scorecards, Auftragserfüllung, Bestandswesen sowie Rücklieferungen) sowie CRM abgedeckt. Die Analyse in diesen Bereichen ist grundsätzlich auf zwei verschiedenen Wegen Möglich: - Outside – In Inside – Out Bei der Outside – In Methode beginnt die Analyse auf der Präsentationsebene der BI Lösung z.B. auf einem hoch aggregierten Dashboard. Von dort bewegt man sich in Richtung der Details per Drill Down bis hin zur individuellen Beleganzeige, die wiederum per Mausklick zum Ursprungsbeleg im ERP System selber führt. So kann schnell die Ursache einer Abweichung (z.B. gemeldet durch einen vordefinierten Workflow) lokalisiert werden. Die Methode Inside Out erlaubt es über mehrere technische Wege eine BI Sicht der Daten im ERP System direkt einzubetten und zu analysieren.