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Checkliste Veranstaltungsplanung in der Kirchengemeinde Aufgabe Vorüberlegungen/Klärungen/Konzeption Nicht alleine loslegen, Mitstreiter/innen finden! Im Team können Aufgaben geteilt werden Mit dem Pfarrer/Pfarrerin sich beraten, den KGR/ Pfarramtssekretärin einbeziehen/informieren Kostenersatz für Auslagen/Fahrkosten fürs das eigene Ehrenamt mit dem KGR/Pfarramt klären Sich bewusst machen, dass Sie für dieses Ehrenamt beauftragt sind und damit einen Dienst für die Kirchengemeinde tun. Ihr ehrenamtliches Engagement immer wieder reflektieren: Warum tue ich es, wem nützt es, was will ich eigentlich, was nicht, wie viel Zeit möchte ich einsetzen…? Kooperationspartner? (Erleichtert vieles: mehr TN, Arbeitserleichterung, Vorteile für alle Kooperationspartner
Planung/Entscheidungen Gute Ideen für Themen, Referenten, Veranstaltungsformate, Orte… sammeln und dabei überlegen, was zum Auftrag und Anliegen der Kirchengemeinde passt. Was brauchen die Menschen, was hilft ihnen, was freut sie, was wird sie ansprechen, was beschäftigt sie, wonach sehnen sie sich? Haben wir „interessante“ Menschen in unserer Gemeinde, die als Referenten infrage kommen, weil sie vielleicht beruflich oder in ihrer Freizeit mit Themen zu tun haben, die auch andere interessieren könnten? Klären welches Veranstaltungsformat zum gewählten Thema/Zielgruppe passt: Frauenfrühstück, Abend für Männer, Angebot für Familien mit kleinen, mittleren Kindern, Senioren, Junge Senioren, Konfirmandeneltern, Familien, Urlaub ohne Koffer für Senioren … Veranstaltung mit Essen und Trinken? (siehe auch Homepage eb-ostalb.de unter Geschäftsstelle/Planung: „Entscheidungsfelder der Veranstaltungsplanung“. Zur Kenntnis nehmen, was sonst noch alles im Ort vom wem angeboten wird. Mit anderen Veranstalter/Kirchengemeinden kooperieren? Sich von Programmen anderer anregen lassen. Termine klären und mit Terminen der Kirchengemeinde etc. koordinieren soweit wie’s geht Wo finden die Veranstaltungen statt? Hausmeister/in? Schlüssel/Heizung/Raumschmuck? Werden Medien / wird Medientechnik benötigt?
Wer? erledigt?
Klären, wie geworben werden soll: Dafür Hilfe beanspruchen, Geschäftsstelle der Ev. Erwachsenenbildung im Ostalbkreis unterstützt und berät bei der Werbung (Plakate, Handzettel…) Ideen notieren, Themen formulieren Referent/in anfragen, Honorar und Fahrkosten absprechen (Honorarordnung der Landeskirche auf der Homepage: eb-ostalb.de ) Kalkulation: Teilnehmerbeiträge, Honorare, Werbung …mit der Geschäftsstelle absprechen. Bei Zusage Wegbeschreibung an Referenten schicken. Die Geschäftsstelle der EB im Ostalbkreis über das Vorhaben informieren. Ausschreibungen an die Geschäftsstelle zur Veröffentlichung auf: eb-ostalb.de und im Programmheft, mit Angaben zu den Referenten, Anschrift, Bankverbindung, E-Mail, Telefon
Durchführung Aufschließen, abschließen des Raumes klären Raum richten. Bestuhlung, Heizung, Lüftung, Schmuck… ? Begrüßungen der Referenten/Teilnehmenden… Dank in der Veranstaltung Gesprächs / Diskussionsleitung? Auswertung/Evaluation Abrechnungsformulare für die Veranstaltung (Abrechnung und Nachweis für eine Einzelveranstaltung oder einen Kurs, Formulare auf der Homepage: ebostalb.de) ausfüllen, selbst oder übers Pfarramt/ Kirchenpfeger/in an die EBGeschäftsstelle schicken, faxen, mailen. Bei mehrteiligen Kursen Teilnehmerliste führen und an die Geschäftsstelle mit der Abrechnung schicken und den TN-Beitrag über die Kirchenpfleger/in auf das KTO des Ev. Kirchenbezirks mit dem Zusatz EB (Kreissparkasse Ostalb BLZ 614 500 50 Konto-Nummer 110 004 790 IBAN: DE80 6145 0050 0110 0047 90 BIC: OASPDE6AXXX) überweisen. Geschäftsstelle kann erst die Überweisung von Honorare und Fahrkosten an die Referenten veranlassen, wenn sie erfährt, dass sie Veranstaltung stattfand und sie sie die Bankverbindung hat! Alle Referenten werden von der Geschäftsstelle angeschrieben und über die Honorarzahlung invormiert. (Referenten-Adresse!) Nachbesprechung im Team: Wie ist es gelaufen? Was sollte geändert werden? Referenten weiterempfehlen? ...
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