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HANDBUCH für Ihren optimalen Messeauftritt
9. + 10. Oktober 2015 Hangar 7, Flughafen Tempelhof
Vor der Messe
Während der Messe
Auf- und Abbau Die Zufahrt über das Rollfeld gilt nur an den Aufund Abbautagen. Der Aufbau ist am Donnerstag, 08.10.2015 von 08.00 bis 20.00 Uhr möglich. Aussteller, die Standbau über den Messepartner pcma gmbh gebucht haben, können ihren Stand ab 14.00 Uhr beziehen. Der Abbau findet am Samstag, 10.10.2015 von 18.15 bis 24.00 Uhr statt. Der Abbau darf erst ab 18.15 Uhr erfolgen, da gemäß der Bestimmungen das Messegelände erst dann befahren werden darf, wenn alle Besucher das Messegelände verlassen haben. Bitte machen Sie sich vor der Ankunft mit den Anfahrtsmöglichkeiten vertraut und geben Sie diese Information auch an die Messebauer weiter!
Zufahrt auf das Gelände An den Messetagen können Anlieferungen ausschließlich von 08.00 – 09.30 Uhr über die Besucheranfahrt und nur zum Entladen erfolgen. Während der Messelaufzeit ab 09.30 Uhr ist kein Vorfahren gestattet. Bitte beachten Sie, dass unser Sicherheitspersonal vor Ort diese Regelung zur Gewährleistung der Sicherheit strikt umsetzt.
Standplanung Gehen Sie zeitnah vor Ihrem Messeauftritt noch einmal wichtige Punkte durch: • Stand --- Ausstattung, Dekoration, etc • Personal --- Einweisung, ggf. Unterbringung, Anund Abreise, Verpflegung vor Ort • Marketing --- Flyer und Prospektmaterial, ggf. Werbegeschenke B1-Zertifikat Das Zertifikat mit der Brandschutzklasse B1 zeichnet Materialien aus, die auf Schwerentflammbarkeit hin geprüft wurden. Dies gilt z.B. für eingebrachte Roll-up Banner, Teppichböden, Möbel, Ausstattung etc. Bitte senden Sie dem Messepartner pcma gmbh diese Zertifikate im Vorfeld der Messe zu, sodass sie bei der Brandabnahme der Feuerwehr stellvertretend für Sie vorgezeigt werden können. Der Brandsicherheitsprüfer vor Ort ist berechtigt, einen Stand räumen zu lassen, falls die Vorgaben in den Sicherheits- und Ausstellungsbestimmungen nicht eingehalten wurden. Für Materialien, welche über den Messepartner pcma gmbh geordert wurden, legen wir die B1-Zertifikate vor. Dekoration Platzieren Sie EyeCatcher, verwenden Sie Farben und machen Sie die Besucher durch ein besonderes Auftreten neugierig. Durch Dekoration wie Roll-up Banner oder Pflanzen können Sie Ihren Stand freundlich und ansprechend gestalten. Denken Sie daran - wo sich ein Besucher wohlfühlt verweilt er in der Regel länger für ein Beratungsund Informationsgespräch. Betrachten Sie Ihren Stand daher auch einmal während dem Aufbau oder dem Messelauf aus Sicht der Besucher. Achten Sie außerdem darauf, Ihren Stand nicht zu überladen --- weniger ist manchmal mehr.
Messeausweise Um die Zugangskontrollen für das deGUT-Team zu erleichtern bitten wir Sie, Ihren Messeausweis auszufüllen (Name + Unternehmen) und ihn bei jedem Zugang zur Messe selbstständig und unaufgefordert vorzuzeigen. Bitte beachten Sie unbedingt, dass sich die Garderobe sowie der Raucherbereich außerhalb der Einlasskontrolle befinden, sodass Sie Ihren Messeausweis bei Ihrer Rückkehr in die Halle erneut vorzeigen müssen. Die Ausweise erhalten Sie an folgenden Tagen am Ausstellercounter im Eingangsbereich der Messe: • Donnerstag, 08.10.2015, 8.00 - 20.00 Uhr • Freitag, 09.10.2015, 08.00 - 18.00 Uhr • Samstag, 10.10.2015, 08.00 - 18.00 Uhr Location Die deGUT findet in einem Flugzeughangar des ehemaligen Flughafen Tempelhof statt. Das Gebäude ist somit nicht als Veranstaltungsstätte konzipiert und gebaut, was zu einigen Besonderheiten führt. So kann es an manchen Stellen in der Halle trotz Beheizung zu Temperaturunterschieden (z.T. zugig) kommen. Bitte berücksichtigen Sie dies unbedingt bei Ihrer Kleiderwahl. Bitte beachten Sie auch die langen Wege innerhalb des Geländes. Die Entfernung zu den sanitären Anlagen bspw. ist weiter als bei anderen Veranstaltungsorten. Standbesetzung Um einen reibungslosen Messeablauf zu garantieren, bitten wir Sie, Ihren Stand bis spätestens 09.45 Uhr an beiden Messetagen zu besetzen und einsatzbereit zu sein. Der offizielle Start der Messe ist zwar erst um 10.00 Uhr, jedoch lassen wir Besucher, welche die ersten Vorträge hören möchten und sehr pünktlich erscheinen, schon eher in die Halle. Bitte beachten Sie, dass Ihr Stand oder Beratertisch bis 18.00 Uhr an beiden Messetagen besetzt sein muss. Später kommende Besucher sollen den gleichen guten Eindruck und die Möglichkeit der Kontaktaufnahme erhalten wie die Besucher, welche die Messe bereits früher besuchten.
HANDBUCH für Ihren optimalen Messeauftritt Zudem bieten wir extra ein vergünstigtes Feierabendticket an, sodass die Messe auch noch am Nachmittag gut frequentiert ist. Standpersonal Sollten Sie nicht selbst vor Ort sein, achten Sie bei Ihrem Standpersonal sowie bei Hostessen darauf, dass diese gut vorbereitet und kompetent sind, sodass beim Erstkontakt kein schlechtes Licht auf Ihr Unternehmen geworfen wird. Versuchen Sie sich im Vorfeld einige markante Kernsätze zu überlegen, die Sie in der Ansprache von Besuchern verwenden und welche als „Eisbrecher‘‘ dienen können.
9. + 10. Oktober 2015 Hangar 7, Flughafen Tempelhof
Gesprächsdokumentation Protokollieren Sie Ihre Gespräche. So geht kein Kontakt zum Nachfassen im Nachgang der Messe verloren. Zudem können Sie Ihre Messekontakte zählen und somit auch Ihren Erfolg als Aussteller oder Berater bewerten. Platzvergabe Beraterforum Die Platzvergabe für Berater des Beraterforums erfolgt nach dem Prinzip „first come, first served‘‘. Bitte beachten Sie, dass Ihr Beraterplatz an den Messetagen bis 18.00 Uhr besetzt sein muss um auch später ankommenden Besuchern noch die Möglichkeit zu geben, mit Ihnen zu sprechen. Nach der Messe
Sie vertreten Ihr Unternehmen nach Außen an die Besucher - diese freuen sich, wenn Sie offen auf sie zugehen. Eine passive Haltung, Gespräche mit dem Kollegen oder eine vom Besucher und Messegeschehen abgewandte Haltung können mitunter abweisend und desinteressiert wirken und potentielle Kunden von Ihrem Stand fernhalten. Unterhalten Sie sich besser mit Ihren potentiellen Kunden als mit Ihren Kollegen. Marketingaktionen auf Ihrem Stand Selbstverständlich überzeugt Ihr Produkt/Dienstleistung. Um die Besucher erst einmal an Ihren Stand zu locken, empfehlen wir Ihnen interessante und messbare Aktionen wie z.B. eine Gutscheinverlosung anzubieten. Flyerverteilung Bitte beachten Sie, dass Flyerverteilung auf dem Messegelände außerhalb Ihres Standes nicht erlaubt ist! Flyerverteilung auf der Messe kann beim Messepartner pcma gmbh gebucht werden und wird vor Ort vom Sicherheitspersonal kontrolliert. Ordnung an Ihrem Stand/Beratertisch Ordnung ist das halbe Leben --- denken Sie daran, dass Ihr Stand oder Beratertisch stets vorzeigbar ist damit ein gutes Erscheinungsbild bei den Besuchern entsteht. Pausen und Verpflegung Ein Messetag kann ganz schön anstrengend sein. Gönnen Sie sich und Ihrem Standpersonal daher Pausen! Es gibt diverse Cateringunternehmen vor Ort, welche während der gesamten Messe Speisen und Getränke anbieten. Wir raten Ihnen, nicht am Stand zu essen, da dies immer ein suboptimales Bild abgibt.
Abfallentsorgung Aussteller und Berater sind für die Beseitigung von Müll und Abfällen auf ihren Ständen selbst verantwortlich. Kosten für die Beseitigung von nicht entsorgten Abfällen werden dem Aussteller mit einem Zuschlag von 50,00 EUR netto in Rechnung gestellt. Nachbereitung Werten Sie Ihre Messeteilnahme aufgrund der erstellten Gesprächsdokumentation und zählbarer Marketingaktionen aus. Bleiben Sie dabei ehrlich zu sich selbst und verfälschen Sie das Resultat nicht! Befragen Sie auch Ihr Mit- und Standpersonal zu den Eindrücken der Messe, um dies für kommende Messebeteiligungen oder Außenauftritte Ihres Unternehmens einzusetzen. Dabei kann ein vorbereiteter Fragebogen sehr nützlich sein. Dieser sollte gleich nach der Messe an das Standpersonal überreicht werden. Feedback Helfen Sie uns bei der Verbesserung der Messe und füllen Sie unseren Feedbackbogen aus, der Ihnen im Nachgang der deGUT per Mail zugesandt wird. Wir freuen uns über Ihre Anregungen und Verbesserungsvorschläge.
Stand: 29.09.2015 Ihr Messepartner pcma gmbh Alle Angaben ohne Gewähr, kein Anspruch auf Vollständigkeit
