Juhu, Ein Fest Steht An!

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Seminararbeit zum ÖBV – Führungskräfteseminar 2014/2015 Zyklus Nord/West Juhu, ein Fest steht an! Gut geplant – ist halb gewonnen von Andreas Pucher Salzlecker Trachtenmusikkapelle Schwarzach im Pongau 22.03.2015 Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 Inhaltsverzeichnis 1.) Vorwort 3 2.) Von der Idee bis zur Organisation a. Idee und Zielsetzung b. Wie teilt man die Organisation auf? 4 4 4 3.) Die wichtigsten organisatorischen Punkte a. Zeitpunkt b. Örtlichkeit c. Musik und Unterhaltung d. Viele helfende Hände sind nötig! e. Werbung, Sponsoring und Einladungen f. Sicherheit und gesetzl. Voraussetzungen g. Was wird noch für ein Fest benötigt ? 5 5 6 6 7 8 9 11 4.) Ein Jubiläumsfest steht an 12 5.) Schlusswort 13 ~2~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 1 Vorwort Zu meiner Person: Ich bin 32 Jahre alt und seit 1996 aktiver Musiker der Salzlecker TMK Schwarzach im Pongau. Da mein Vater Musikant war, bin ich von klein auf mit der Salzlecker TMK verbunden. Im Jahr 2004 wurde ich als Jugendreferent in den Vereinsvorstand aufgenommen und im Jänner 2013 zum Obmann gewählt. Meine Motivation zu dieser Arbeit: Da ich seit jungen Jahren bei vielen kleineren und größeren Festen der Musikkapelle dabei war und als Jugendlicher in die Organisation eingebunden worden bin, konnte ich in den letzten 20 Jahren viel Erfahrung sammeln. Das hat mich dazu bewogen, dies als kleinen Leitfaden und Gedankenhilfe für zukünftige Veranstaltungen nieder zu schreiben. Es spiegelt auch einen Teil des Erlernten vom Seminar wieder. ~3~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 2 Von der Idee bis zur Organisation 2a) Idee und Zielsetzung Da es viele verschiedene Möglichkeiten und Hintergründe gibt, eine Festlichkeit zu veranstalten, sollte man sich als Erstes über folgende Punkte Gedanken machen:  Welche Art von Fest will man (mit)veranstalten? Ein Ball, eine Faschingsfeier, eine kulturelle oder traditionelle Veranstaltung, ein Bierzelt, eine größere Jubiläumsfeier oder Ähnliches.  Über welchen zeitlichen Rahmen sollte die Feierlichkeit gehen? Ist sie für einen Abend, mehrere Tage oder bei Jubiläen sogar über das ganze Jahr verteilt?  Welche Größenordnung soll die Festlichkeit umfassen? Dies ist wichtig um die geeignete Örtlichkeit wie zum Beispiel ein Festsaal, eine Halle, ein Zelt, verschiedene Plätze oder weiteres zu finden.  Einer der wichtigsten Punkte: Welches Publikum will man ansprechen? Um ein gut besuchtes Fest abhalten zu können, sollte man sich überlegen, wie man die Festbesucher unterhalten will. Welche Musikrichtung ankommt, ob es spezielle Attraktionen und Events gibt oder ob man neue Ideen versucht, die die Bevölkerung neugierig machen. 2b) Wie teilt man die Organisation auf? Je nach Größe und Dauer des Events ist es von Vorteil die organisatorischen Aufgaben an mehre Personen zu verteilen, um mehrere Punkte gleichzeitig und !!zeitnah!! abarbeiten zu können. ~4~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 Nichts desto trotz sollte eine Person auserkoren werden, die die Koordination übernimmt und die Abarbeitungsliste und den Zeitplan im Auge behält. Bei kleineren Veranstaltungen wird diese Aufgabe meist der Vereinsvorstand übernehmen. Bei größeren Feierlichkeiten ist es besser, ein eigenes Festkomitee aufgrund längerer andauernder Planungsphasen einzuberufen. Dort können weitere erfahrene und motivierte Personen die nicht im Vorstand tätig sind, hinzukommen. Dies entlastet den Vereinsvorstand für die nötige, alltägliche, ehrenamtliche Arbeit, die nichts mit der Festlichkeit zu tun hat. 3 Die wichtigsten organisatorischen Punkte 3a) Zeitpunkt Es ist unerlässlich früh genug einen geeigneten Zeitpunkt zu finden. Folgende Kriterien sollten beachtet werden:  Terminkollisionen: Sind im eigenen Ort und in der Umgebung bereits Veranstaltungen geplant oder sogar fixiert?  Ferien- und Urlaubszeit  Feiertage Nach Fixierung eines Termins schadet es nicht, diesen in den verschiedensten Veranstaltungskalendern (Gemeinde, Tourismusverband,…) eintragen zu lassen und per Mundpropaganda öffentlich zu machen. ~5~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 3b) Örtlichkeit Entscheidend für die Auswahl der richtigen Örtlichkeit ist die Größe der Veranstaltung. Stehen im Ort für kleinere Veranstaltungen ein entsprechender Kulturund Festsaal zur Verfügung, sollte man diesen nützen und früh genug reservieren. Dies hätte den Vorteil, dass bereits eine gute Infrastruktur vorhanden ist. Bei größeren Feiern oder Freiluftveranstaltungen benötigt man natürlich Wiesen oder Plätze. Hier ist zu klären:  Einverständnis und Zusage des Eigentümers eventuell auch des Pächters.  Sind öffentliche Flächen (evt. auch Verkehrsflächen) betroffen, benötigt man dafür diverse behördliche Genehmigungen.  Vernünftige Erreichbarkeit von Bus- und Autoparkplätzen.  Ist die Strom-und Wasserversorgung sowie die Abwasser- und Oberflächenwasserbeseitigung möglich?  Lärmbelästigung von Anrainern: Da sich Lärm nicht immer vermeiden lässt, schadet es nicht die umliegenden Bewohner früh genug zu informieren und sie mit „nachbarschaftlichen Vorteilen“ ins eigene Boot zu holen. 3c) Musik und Unterhaltung Musik: Eine entscheidende Rolle wird mit Sicherheit auf die Auswahl der musikalischen Unterhaltung fallen. Hier wird man mit der Frage konfrontiert, welches Publikum man ansprechen will . Dementsprechend muss man sich für eine Musikrichtung (Livemusik oder DJ) entscheiden. Es ist gut zu überlegen wieviel Geld man dafür ausgeben will. Bei höheren Ausgaben für die Musik wird man nicht darüber hinwegkommen Eintritt zu verlangen. Bei zu hohen Eintrittspreisen wird man das Risiko nicht ~6~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 ausschließen können, dass aus diesem Grund der ein oder andere Besucher ausbleiben wird. Nach Fixierung der musikalischen Unterhaltung ist abzuklären welche Voraussetzungen man als Veranstalter zu erfüllen hat: zum Beispiel die Bühnengröße, die technische Ausrüstung und Personal für Beschallung, einen Moderator und so weiter. Achtung: AKM anmelden nicht vergessen! Das Fassungsvermögen, der Eintritt, die Musikkosten, Publikumstanz usw. sind für die Beitragshöhe maßgebend. Sonstige Unterhaltung: Bei einem Fest sollte sich aber nicht nur alles um die Musik und um den Konsum von Speisen und Getränken drehen. Die meisten Besucher und vor allem Familien werden dankbar sein, wenn auch andere Unterhaltungsmöglichkeiten vorhanden sind. Hierzu kann man sich auch kostengünstig viel einfallen lassen: Spiele, Bummelzug, Kletterwand, Vergnügungspark, lustige sportliche Bewerbe usw. 3d) Viele helfende Hände sind nötig! Da man bei einer ordentlichen Bewirtung hinterher positiv in Erinnerung bleibt, ist dafür ein reibungsloser Ablauf zu organisieren. Bei Großveranstaltungen: Für Vereine mit kleineren Mitgliederzahlen und die dadurch weniger Zugang zu freiwilligen Helfern aus dem Familien- und Freundeskreis haben, gibt es noch weitere Möglichkeiten dies zu bewerkstelligen. Entweder sucht man sich im Vorfeld für dieses Fest einen Partnerverein, oder es wird der eine oder andere Teilbereich an professionelle Firmen (KellnerInnen, Küche, Ausschank,…) vergeben. Zu beachten ist, wenn Firmen herangezogen werden, hat dies bestimmte Auswirkungen: Die Preisgestaltung wird sich nach oben orientieren und der Reinerlös wird kleiner. Achtung! Die steuerrechtlichen Voraussetzungen ändern sich! ~7~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 Es werden natürlich auch für weitere Aufgaben helfende Hände gebraucht: Personal für Auf- und Abbau, Eintritt, Garderobe, Festkassier, Bonkassa, Bar, Nachschub, Müll und Ordnung, Einweisungspersonal für Parkplätze, Dekoration, Reinigung, WC-Anlagen … 3e) Werbung, Sponsoring und Einladungen Werbung Damit eine Festlichkeit gut besucht wird, muss diese in der Bevölkerung weit verbreitet angekündigt und angepriesen werden. Dazu sollte man ein Werbekonzept erstellen. Denn es ist wichtig früh genug mit der Werbung zu beginnen und die Veranstaltung immer wieder in Erinnerung zu rufen. Zur Verbreitung der Werbung gibt es sehr viele Möglichkeiten:  Postwurf  Artikel und Werbeeinschaltungen in den verschiedensten Printmedien ( Orts- und Bezirksblätter, überregionale Zeitungen)  Bekanntgabe in allen möglichen Veranstaltungskalendern  Ankündigungen im Rundfunk und Fernsehen  Homepage, Social Media wie Facebook usw.  Plakate in Geschäften und Schaukästen  Werbebanner auf Brücken und dergleichen Achtung! Teilweise sind behördliche Genehmigung erforderlich.  Zusätzliche Werbetafeln im Ort  Einschubtafeln bei zusätzlichen Ortstafel  Einladungen per Email oder Postweg an Vereine und Firmen. Aber eine der wirksamsten Werbemöglichkeiten in ländlicheren Gegenden ist nach wie vor die Mundpropaganda. ~8~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 Sponsoring Da bei einem Fest große Kosten, speziell für die Werbung, anfallen, hilft es mit Sicherheit sich Sponsoren und Werbepartner zu suchen, die den Verein unterstützen. Ein Konzept wo auch den Sponsoren etwas geboten wird, erleichtert diese Arbeit. Wenn man tolle Preise für eine Tombola oder dergleichen sammelt, kann zusätzlich Geld für die Festkassa lukriert werden. Einladungen Je nach Größe und Anlass ist es ein Muss Ehrengäste aus Kirche, Politik, Wirtschaft und Vereinsverbänden schriftlich einzuladen! 3f) Sicherheit und gesetzliche Voraussetzungen Sicherheit: Damit jeder Gast auch wieder gut nach Hause kommt, sollte man sich über verschiedenste Sicherheitsvorkehrungen Gedanken machen:  Wie ist die örtliche, nähere Umgebung des Festortes? Absperrungen können sehr hilfreich sein. Hier einige Beispiele: Lagerflächen mit sperrigen Gütern, Natürliche steile Abhänge ( Bäche, Flüsse,…), usw.  Heimfahrdienst stellen oder diesbezüglich diverse Taxiunternehmen aus der Umgebung infomieren und ein Abkommen treffen.  Wenn viele Besucher erwartet werden, könnte man eine Securityfirma engagieren um die Sicherheit und Ordnung im Auge zu behalten, um zum Beispiel den Jugendschutz zu kontrollieren, ~9~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 oder damit keine Gläser und Flaschen ins Freie kommen. Da es leider ab und zu auch einmal zu Raufereien kommen kann, ist es von Vorteil wenn Sicherheitsleute vor Ort sind, da diese Personen für solche Situationen eine spezielle Ausbildung haben.  Ebenso gut vorgesorgt ist, wenn ein Wagen vom Roten Kreuz und der Feuerwehr vor Ort sind, um bei Notfällen schnell reagieren zu können.  Eine Versicherung speziell für vor und bis nach dem Fest abzuschließen, kann viele unangenehme, nicht vorgesehene Probleme lösen. Gesetzliche Vorrausetzungen Da sich Gesetze ständig ändern und teilweise in der Verantwortung der Bundesländer steht, ist es absolut wichtig sich selber gut zu informieren und auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die wichtigsten rechtlichen Punkte und Gesetze für eine Veranstaltung: Jugendschutzgesetz:  Alkoholmissbrauch (verschiedene Farbbänder nach Alter sind sehr hilfreich)  Ausgehzeiten sollten auch vom Veranstalter berücksichtigt werden. Sperrstunde:  Diese kann über die Gemeinde per Veranstaltungsmeldung eingereicht werden. Gesundheitliche Vorschriften:  Für Lebensmittel gibt es zahlreiche Bestimmungen und Gesetze, die einzuhalten sind. Beispielsweise muss das auf Festen beliebte Brathendl in einem separat abgetrennten Kühlbereich aufbewahrt werden und darf nicht mit anderen Lebensmitteln vermischt werden. ~ 10 ~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 Weitere wichtige Punkte sind die Allergen- und die Raucherbestimmungen. Straßenverkehrsordnung:  Straßensperren müssen behördlich genehmigt werden. Steuerrecht: Für Vereine gibt es einige Sonderbestimmungen. Es kann nie schaden bei einem Steuerberater Informationen diesbezüglich einzuholen. 3g) Was wird noch für ein Fest benötigt Es erleichtert die Organisation enorm verschiedenste Listen anzufertigen. Beispiele:  Arbeitseinteilung: So sieht man auf einen Blick wo noch ein „Helferlein“ gebraucht wird.  Beschaffungslisten mit Verantwortlichen Was? Wer? Zelte + Überdachungen Toni B. Tische + Bänke Andi E. Bar + Stehtische Peter A. Dekoration Sandra R. Erledigt? Ja Ja Hier noch eine kleine Aufstellung worauf man nicht vergessen sollte: Zelte + Überdachungen +Böden Kühlschränke + -wagen Absperrungen und Wegweiser Sitzmöglichkeiten + Stehtische Bar + Bühnenteile Tontechnik Beleuchtung + Notbeleuchtung Ausschankhilfen (Spender,…) Griller und Küchengeräte Spülmaschinen ~ 11 ~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 Geschirr + Gläser + Becher Servietten + Besteck WC-Anlagen ... Mit Lebensmittel- und Getränkelieferanten ist es üblich zu vereinbaren, dass nicht gebrauchte, originalverpackte Gebinde zurückgegeben werden können. 4 Ein Jubiläumsfest steht an Organisatorisch fällt bei einem Jubiläumsfest noch mehr Arbeit an. Es bieten sich aber noch mehr Möglichkeiten zur Gestaltung an. Man könnte sich für ein Bezirksblasmusikfest, einen Marschmusikwettbewerb oder dergleichen bewerben. Ein Umzug, Sternmärsche, Standkonzerte Feldmesse mit Festakt können die Attraktion bei einem Jubiläumsfest sein. Die Mitwirkung der örtlichen und auswärtigen Vereine lässt dies zu einem wirklich schönen Fest werden. Für dieses Rahmenprogramm müssen selbstverständlich die richtigen Örtlichkeiten ausgewählt werden. Die wichtigste Grundlage für einen reibungslosen Ablauf ist ein gut durchdachter Organisationsplan. Dieser sollte beinhalten: Aufstellung Marschroute Ehrentribüne Festreden Ordner- und Absperrdienste Ehrendamen mit Geschenken Quartiere für Gastvereine Versorgungstationen und Rotes Kreuz Über eine kurze, prägnante, gut vorbereitete Ansprache des Jubilars werden alle Mitwirkenden dankbar sein! ~ 12 ~ Juhu ein Fest steht an Andreas Pucher/2015 5 Schlußwort Eine gute Kameradschaft und die Bereitschaft Aller mitzuhelfen, erleichtert die Organisation und lassen schon im Vorfeld eine Feststimmung aufkommen. Wiederum stärkt ein gut gelungenes Fest die Gemeinschaft im Verein. Der rechtzeitige Beginn der Planung vermeidet Stress und Unstimmigkeiten bei den Mitwirkenden im Organisationsteam. Veröffentlichung: Der Verfasser erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, dass die vorgelegte Seminararbeit auf der Homepage des ÖBV und des jeweiligen Landesverbandes veröffentlicht wird. ~ 13 ~