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DMSFACTORY begleitet WASGAU beim Technologiewechsel von Capture und Archiv
Dienstleistung macht den Unterschied im DMS-Projekt Beim Einsatz von Dokumentenmanagement-Software kommt es vor allem auf guten Service und zuverlässige Dienstleistung an, diese Erfahrung hat die WASGAU Dienstleistungs- & Logistik GmbH gemacht. Der Lebensmitteleinzelhändler mit Hauptsitz in Pirmasens entschied sich deshalb in den Jahren 2013/2104, seine bisherigen Systeme für Scannen und Erfassen eingehender Belege sowie elektronische Archivierung abzulösen und künftig mit der DMSFACTORY GmbH als Dienstleister zusammenzuarbeiten. Die DMSFACTORY wurde mit Implementierung und Betreuung der von ihr vertriebenen Lösungen Abbyy FlexiCapture und SAPERION ECM beauftragt. Was Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit bei der Problemlösung angeht, hat WASGAU seitdem ein neues Niveau in Sachen Serviceorientierung kennengelernt. Vom Kassenbon bis zur Lieferantenrechnung – sämtliche kaufmännische Belege aus allen Geschäftsbereichen archiviert die WASGAU Dienstleistungs- & Logistik GmbH seit vielen Jahren digital in einem elektronischen Archivsystem. Dabei gibt es zwei Grundarten von Belegen: Ausgangsdokumente werden in den Filialen elektronisch erzeugt und automatisch in das Archiv importiert. Hierfür kommt ein Java-basiertes Tool zum Einsatz, das der bisherige IT-Dienstleister von WASGAU erstellt hatte. Auf der anderen Seite stehen die eingehenden Belege wie etwa Eingangsrechnungen. Sie werden am zentralen Standort in Pirmasens gescannt. Ein OCR-System liest die darin enthaltenen Daten aus, damit sie von nachfolgenden Systemen weiterverarbeitet werden können. Die gescannten Images leitet die OCR-Software automatisiert an das Archiv weiter.
Erreichbarkeit, Zuverlässigkeit, schnelle Problemlösung „Das Scannen und Capturing von Eingangsbelegen war bei uns stets die Achillesferse“, erklärt Gerhard Büchner, Leiter EDV bei WASGAU, „zwar verfügten wir mit unserer bisherigen Capture-Software über ein gutes Produkt, waren aber mit dem Dienstleister unzufrieden. Traten Probleme auf, reagierte der Service einfach nicht in der von uns erwarteten Geschwindigkeit und auch Qualität.“ Weil ein Austausch nicht so einfach möglich war, wechselte WASGAU gleich von Kofax auf Abbyy FlexiCapture als künftige Capture-Lösung. Als Dienstleister übernahm die DMSFACTORY Einführung und Customizing des Systems. Gerhard Büchner: „Die Softwarelösungen als solches sind sich ähnlich, deshalb kommt es umso mehr auf eine gute Betreuung an. Was Erreichbarkeit, richtige Ansprechpartner, Zuverlässigkeit und Fähigkeit zur Problemlösung angeht, merkten wir bei der DMSFACTORY schnell: Hier steckt ein ganz anderer Dienstleistungsgedanke dahinter.“ Nach erfolgreicher Implementierung der neuen OCR-Software stand die Ablösung des bisherigen Archivsystems (IBM ContentManager als Datenbank mit Tivoli Storage Manager als zentralem Speicher) an. „Aufgrund seiner Komplexität waren ein kostengünstiger Betrieb, die Wartung und Weiterentwicklung unseres Altarchivs mit hauseigenen Kräften nicht mehr darstellbar“, so Gerhard Büchner. Das IT-Team hatte bis dahin auch keinen Zugriff auf die Java-Applikation des bisherigen Implementierungspartners für den Archivimport selbst erzeugter Dokumente – ein weiterer Minuspunkt. Aufgrund der guten Erfahrungen im OCR-Projekt fiel deshalb die Entscheidung, das Altarchiv durch ein System aus dem Produktportfolio der DMSFACTORY zu ersetzen: die technisch führende Lösung SAPERION der Perceptive Software Deutschland GmbH. Als Speicherkomponente sollten SilentCubes der Fast LTA eingesetzt werden. In dieser Landschaft sollten künftig alle ein- und ausgehenden Belege tagesaktuell gespeichert werden.
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Transfer der Bestandsdaten als erster Schritt Zunächst galt es, die Bestandsdaten von A nach B zu transportieren. Die Migration fand im Jahr 2014 statt – bei 16 Millionen Belegen und über 800 GigaByte Datenvolumen kein trivialer Übergang. Umso wichtiger deshalb, dass WASGAU mit der DMSFACTORY einen Partner zur Seite hatte, der bereits zahlreiche Datenmigration nach SAPERION durchgeführt und hierfür ein bewährtes Migrationskonzept entwickelt hat. Eine solche Migration unterscheidet grundsätzlich zwei Stufen: 1. Übernahme der Bestandsdaten und 2. schrittweiser Übergang vom Alt- zum Neu-Archiv für alle tagesaktuell selbst erzeugten bzw. gescannten Belege. Für das Gesamtvorhaben erstellte die DMSFACTORY auf Basis eines Pflichtenheftes zunächst ein Feinkonzept. Im ersten Schritt wurde das SAPERION-System installiert und mit den SilentCubes für die Aufnahme der Dokumente vorbereitet. Für die Extraktion der Bestandsdokumente aus IBM und deren Überführung nach SAPERION entwickelte die DMSFACTORY ein Migrationstool. Dieses wurde auf insgesamt drei Servern betrieben, um den Vorgang zu beschleunigen. Im 24/7-Betrieb wurde anschließend damit begonnen, die Dokumente nach SAPERION zu transferieren, angefangen mit den aktuellsten. Täglich überwachte das Projektteam der DMSFACTORY den Vorgang und konnte so stets die voraussichtliche Gesamtdauer hochrechnen. Innerhalb eines halben Jahres waren alle 16 Millionen Dokumente übertragen. Während der Migration nutzen die Anwender weiterhin das Alt-Archiv, d.h. täglich wurden Daten dorthin produziert und dort auch recherchiert. So waren die Anwender durch die Migration in keiner Weise in ihrem täglichen Arbeitsablauf beeinträchtigt.
Einfache Archivnutzung für alle Beschäftigten dank Webzugriff Nach Übertragen des letzten Dokuments aus dem Alt-Archiv konnte WASGAU dieses abschalten und SAPERION zur Nutzung freigeben. In einer sogenannten Restdatenmigration wurden zuvor noch die täglich anfallenden Belege übertragen. Das Unternehmen verfügt nun über ein modernes, zukunftsfähiges DMS- und Archivsystem zur sicheren Speicherung seiner Daten und Dokumente. Gerhard Büchner verspricht sich vom neuen Archiv vor allem einen wesentlich niedrigeren Aufwand für Betrieb, Pflege und Administration. Der Grund: SAPERION wird rein webbasiert im Browser zur Verfügung gestellt, es muss auf den einzelnen Arbeitsplätzen daher nichts installiert werden. Rund 100 Anwender aus allen Unternehmensbereichen haben künftig Zugriff auf elektronisch archivierte Dokumente, ob aus Metzgerei, Bäckerei, Administration, Lager oder Buchhaltung. Es werden damit deutlich mehr Anwender sein als beim bisherigen Archiv. Denn dieses benötigte stets einen lokalen Client auf dem PC des Anwenders, der installiert sowie gewartet werden musste und damit Kosten verursachte. Der webbasierte Zugriff auf SAPERION ist wesentlich günstiger und auch komfortabler für die Anwender. Verbleibende Aufgabe für das Projektteam war es, auch die Übernahme der aus- und eingehenden Belege im laufenden Betrieb nach SAPERION zu realisieren. Der Import der Ausgangsbelege läuft statt über das Java-basierten Tool künftig nun über den DocumentsPipeliner der DMSFACTORY, ein serverbasiertes, modulares und multifunktionales Routingsystem für Dokumente. Er nimmt die bereitstehenden Belege durch den Windows Service entgegen, analysiert und verifiziert sie gegen eine Datenbank und archiviert sie anschließend in SAPERION. Auch einen Exporter für die Überführung der gescannten Dokumente von ABBYY FlexiCapture nach SAPERION hat DMSFACTORY erstellt. Mit dem DocumentsPipeliner wurden alle technischen Voraussetzungen geschaffen, um die bestehenden und die zukünftigen Dokumentenströme aus Drittanwendungen auf einfache und sichere Weise ins SAPERION ECM-System zu lenken.
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