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Kunden Datenbank erstellen mit Excel – so einfach geht´s Es gibt zahlreiche Möglichkeiten für Unternehmen, Firmen, Restaurants, Geschäfte und viele andere Branchen sich eine eigene Kunden Datenbank aufzubauen. Neben speziellen Software Programmen eignen sich beispielsweise Word Programme wie Access und Excel sehr gut, um Kundendaten auf einfache Weise zu erfassen. Gerne geben wir Ihnen an dieser Stelle ein paar kleine Tipps für die Erstellung einer Datenbank mit Excel: Bevor Sie damit beginnen, die Datenbank einzupflegen, überlegen Sie zuerst genau, welche Daten für Ihre Mailings interessant sind. Wenn Sie eine Firmendatenbank anlegen sind zum Beispiel die Spalten: Name der Firma, Ansprechpartner, Straße inkl. Hausnummer, Postleitzahl, Ort, E-Mail Adresse, Webseite, eventuell noch Telefon und Faxnummer empfehlenswert. Eine Kunden Datenbank kann schon etwas umfangreicher sein, um sie vielfältig nutzen und bestimmte Daten selektieren zu können. Beispielsweise für Geburtstagsmailings, Wünsche zum Hochzeitstag, Newsletter Versand per Post und per E-Mail, Mailings an Haushalte in einem bestimmten Postleitzahlen Bereich, eines bestimmten Geschlechts oder an Familien. Hier empfehlen sich als Basis die Spaltenüberschriften: Name, Vorname, Anrede Herr, Anrede Frau, Anrede Familie, Straße inkl. Hausnummer, Postleitzahl, Postleitzahl-Ziffer (z.B. 7, 8), Ort, Land, E-Mail Adresse, Geburtstag, Geburtsmonat, Geburtsjahr, Hochzeitstag, Hochzeitsmonat, Hochzeitsjahr. Natürlich kann die Datenbank jederzeit mit weiteren Spalten ergänzt werden. Ist die Maske für die Datenbank in Excel angelegt, können Sie damit beginnen, Zeile für Zeile mit den Daten Ihrer Kunden auszufüllen Wichtiger Hinweis: Verwenden Sie bei einem persönlich adressierten Mailing ausschließlich Daten, die Ihnen die Kunden freiwillig zur Verfügung stellen z.B. wenn Sie bei Ihnen einen Frage- oder Bewertungsbogen ausfüllen oder an einer Gewinnaktion teilnehmen! Nach der Erfassung stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, um mit der Datenbank zu arbeiten. Aber Achtung: Besonders beim Selektieren und Löschen, aber auch bei der Bearbeitung von Adressen können viele Fehler passieren mit fatalen, zum Teil kostenintensiven Folgen. Achten Sie daher immer darauf, eine Sicherungskopie der letzten Version zu behalten. Tipp: Eine auf diese Weise erstellte Datenbank kann man auch verwenden, um Serienbriefe automatisch zu generieren und ausdrucken zu lassen. Gerne übernimmt das Team vom Bögl Lettershop den Mailing Versand für Sie. Senden Sie dazu Ihre Excel-Datei mit einer Datenbank der Adressen, die angeschrieben werden sollen per E-Mail an
[email protected] oder übergeben Sie uns die Adressen auf CD, DVD oder USB-Stick zusammen mit Ihren Drucksachen wie beispielsweise eine DruckPDF des Briefbogens, entweder bereits inklusive Brieftext oder den Text separat auf einem Word Dokument.
