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Langzeitarchiv.kiv
Bei der digitalen Langzeitarchivierung werden digital gespeicherte Informationen „für immer“ erhalten. Wie beim archivierten Pergament und Papier ist der Anspruch, eine Archivierung über mehrere Jahrhunderte zu gewährleisten – also über die Lebensdauer von Hardwareund Softwaresystemen hinaus. Hierzu müssen entsprechende Standards eingehalten werden. Die Authentizität der digitalen Archivalien muss gemäß DIN 31644 gewahrt werden – Migrationen auf neue Dateiformate sind gemäß den Vorgaben von ISO 14721 zu unterstützen. Logische Informationen und physische Daten sind entsprechend den Vorgaben des PREMIS-Standards zu beschreiben. Ein Langzeitarchiv muss in der Lage sein, jegliche Informationen aus Fachverfahren, Dateisystemen, Dokumentenmanagementsystemen, Webseiten, aber auch Retrodigitalisate, Karteien, Karten, Pläne, Bild-, Film- und Tonmaterialien dauerhaft zu verwalten. Archivierungssysteme unterscheiden sich daher in vielfacher Hinsicht erheblich von reinen Dokumentenmanagementsystemen.
Archive werden digital Durch die zunehmende Digitalisierung werden vertraute Unterlagen durch neue ersetzt. Digitale Fotos, digitale Akten, Datenbanken, CAD, Geoinformationssysteme und Webseiten halten Einzug in die Verwaltungen.Die dauerhafte Erhaltung dieser ausschließlich digitalen Informationen stellt eine neue Herausforderung für jede Verwaltung dar.
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Ob Einwohnermeldedaten, Gewerberegister, Geoinformationen oder Fotos: Wesentliche Unterlagen der Kommunen existieren heute oft nur noch in digitaler Form. Diese unterliegen rechtlichen Vorgaben des Datenschutzes sowie festgelegten Aufbewahrungsfristen. Zudem sind Gemeinden gesetzlich verpflichtet, Daten über diese Fristen hinaus dauerhaft zu archivieren, wenn sie von bleibendem Wert sind. Die Feststellung, welche Daten dies sind, trifft das zuständige Archiv. Nur wenn diese Feststellung erfolgt ist, ist eine Löschung der übrigen Daten rechtmäßig. Mit Langzeitarchiv.kiv stellt die KIVBF eine neue Lösung zur Verfügung.
Um die beschriebenen Anforderungen zu erfüllen, bedarf es spezieller Software sowie einer passenden Infrastruktur. Als kommunales Rechenzentrum im DV-Verbund BadenWürttemberg betreibt die KIVBF für ihre Kunden seit über 40 Jahren zahlreiche Fachanwendungen und bietet ergänzenden technischen und fachlichen Support. Diese bestehende Struktur soll zum Betrieb einer kommunalen Langzeitarchivierung genutzt werden. Gemeinsam mit Vertretern der Kommunal- und Kreisarchive wurde die Software DIMAG (Digitales Magazin) des Landesarchivs Baden-Württemberg als die geeignetste Lösung befunden. Der Betrieb läuft in einer BSIzertifizierten Umgebung. Die Archive sind im geschlossenen kommunalen Verwaltungsnetz (KVN) über eine bedarfsgerechte Leitungsbandbreite mit ihrem Rechenzentrum verbunden. Die Datenübergabe an ein Archivsystem erfolgt durch Archivschnittstellen und stellt sicher, dass zusammen mit den eigentlichen Inhalten auch sämtliche notwendige Metadaten erstellt und übergeben werden. Die Rechenzentren gewährleisten somit eine datenschutzgerechte, sichere und dauerhafte Speicherung und Nutzung der vorhandenen Archivdaten über verteilte Standorte.
Diese Vorteile haben Sie: • Überführung und Erhaltung der Inhalte und Eigenschaften jeglicher Informationsobjekte aus Fachverfahren, Dateisystemen, Dokumentenmanagementsystemen, Webseiten sowie Pläne, Film- und Tonmaterialien • Wirtschaftlicher und sicherer Betrieb über verteilte Standorte in einer BSI-zertifizierten Umgebung innerhalb des geschlossenen kommunalen Verwaltungsnetzes (KVN) • Datenschutzgerechte und dauerhafte Speicherung und Nutzung der vorhandenen Archivdaten • Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen aus dem Landesarchivgesetz • Berücksichtigung nationaler und internationaler Standards • Erhöhung der Effektivität der Produktivsysteme durch Übergabe nicht mehr benötigter Daten an das Archiv
Detaillierte Informationen erhalten Sie bei: Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken Marketing und Vertrieb Kundenmanagement Fon 06221 841-500
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