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Mit der Commerzbank Payment Solution das Cash Management vereinheitlichen Ein Praxisbericht der Victor‘s Unternehmensgruppe
27. Finanzsymposium Victor‘s Unternehmensgruppe Cash Management Mannheim / 11.06.2015
Die Victor’s Unternehmensgruppe stellt sich vor Fakten 11.800 Mitarbeiter Über 120 Standorte, Hauptverwaltungen in Berlin, München, Mannheim und Saarbrücken Marktführer als Betreiber von Pflege- und Wohneinrichtungen (ca. 18.500 Plätze) 13 Hotels mit 1.580 Zimmern und ca. 700 Mitarbeitern
Geschäftsfelder: Betrieb von Senioreneinrichtungen, Hotels Dienstleistungen im Gesundheitswesen Catering und Gebäudemanagement Versicherungsdienstleistungen Personaldienstleistungen Verlagswesen 27. Finanzsymposium | Victor‘s Unternehmensgruppe Cash Management Mannheim / 11.06.2015
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Zentralisierungstendenzen und der technische Fortschritt bestimmten die Ausgangssituation Verlagerung der Kernprozesse Finanzbuchhaltung, Bewohnerabrechnung, Controlling von den externen Standorten in die Zentrale Saarbrücken. Sukzessive Konzentration des Electronic Banking mit dadurch stark wachsender Belastung der zentralen Mitarbeiter. Ebenfalls stark wachsende Belastungen der bis dato eingesetzten MultiCash-Software. 3 Standorte mit weiterhin eigenständigen MultiCash Installationen. Unterschriftsszenarien über Unterschriftsdiskette (Sicherheit). MultiCash Installationen trotz Netzwerkfähigkeit nicht leistungsfähiger in der Verarbeitung (Zeitaufwand durch Performance-Probleme). Nachgelagerte Prozesse zur Informationsverarbeitung und -weitergabe erforderten extremen manuellen Aufwand.
Folge: Wir benötigten eine neue Software, die wir mit der Commerzbank Payment Solution gefunden haben!
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Die Commerzbank Payment Solution: Ganzheitliche Abbildung aller ZV-Prozesse in verschiedenen Systemen und Plattformen
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Allgemeiner WorkFlow vor Einsatz der Commerzbank Payment Solution 1.
Abruf der elektronischen Kontoauszüge
2.
Weitergabe selektierter Inhalte
3.
Weiterverarbeitung der Informationen (ERP)
4.
Debitoren-Bearbeitung im ERP-System
5.
Übernahme der ZV-Datei in Bankensoftware
6.
Transportunterschrift
7.
Information an 1. Unterschriftsträger
8.
1. Unterschrift
9.
Information an 2. Unterschriftsträger …
10.
Beachtung der Cut-Off-Zeiten …
11. Information an weiteren Unterschriftträger … 12.
2. Unterschrift
13.
Start des Transfers an die Bank
14.
Abholung des Protokolls
15.
Auswertung des Protokolls
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1 3 4
13 2 11 14 15 9 10
Geschäftsführer
5 6 7
12
Sachbearbeiter 8
Personalabteilung
Gruppenleiter Rechng.wesen
Finanzprokurist
Vertrieb
4
Optimierter Workflow nach Installation der Commerzbank Payment Solution A 1. A 2.
Abruf der elektr. Kontoauszüge @
Weitergabe selektierter Inhalte
3. A
Weiterverarbeitung der Informationen (ERP)
4.
Debitoren-Bearbeitung im ERP-System
A 5.
Übernahme der ZV-Datei in Bankensoftware
A 6.
Leistung der Transportunterschrift
7. A
@
8. A 9.
4 Geschäftsführer Sachbearbeiter
Information an 1. Unterschriftsträger 1. Unterschrift
@
12
8
Personalabteilung
ggf.@
Information an 2. Unterschriftsträger …
Gruppenleiter Rechng.wesen
10. A @ Beachtung der Cut-Off-Zeiten … 11. A @ Information an weiteren Unterschriftträger … Finanzprokurist ggf.@
12.
2. Unterschrift
A 13.
Start des Transfers an die Bank
A 14.
Abholung des Protokolls
15. A @ Auswertung des Protokolls
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A
Automatisiert
Vertrieb
@ E-Mail Versand
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Funktionalitäten der Commerzbank Payment Solution (1/2) Automatisierung – Abholung / Weiterleitung Kontoauszüge – Import Zahlungsdateien – Freigabe und Versand Zahlungsdateien Internationalität – Ländermodule – Formate CGI und RFT – Diverse Kommunikationsprotokolle/Kommunikationsverfahren – Mehrsprachigkeit Zentralisierung Zahlungsverkehr – Einheitliche Zahlungsverkehrsplattform – Zentrale Rechteverwaltung – Shared Service Center/Paymentfactory möglich
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Funktionalitäten der Commerzbank Payment Solution (2/2) Flexibilität der Freigabeprozesse – Interne Unterschriften – Limitmodul – Mobile App Sicherheit und Revision – Auditmodul – (Automatischer) Hashwert Abgleich – Remote Funktion Call (SAP) – Verschlüsselung Zahlungsdateien Moderne Technologie Made in Germany – Programmiert in C++, Microsoft.Net 4.0 Framework – Standarddatenbanken MS SQL Server, Oracle – Client-Server und webbassierte Version – Entwicklung und Support in Deutschland 27. Finanzsymposium | Victor‘s Unternehmensgruppe Cash Management Mannheim / 11.06.2015
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Commerzbank Payment Solution im Einsatz bei der Victor’s Unternehmensgruppe Zentrale Installation mit Einbindung von 3 Standorten. Aktuell verwalten wir über die Commerzbank Payment Solution 130 Banken und insgesamt 280 Konten. Ebenso viele Jobs sind zum Versand von Kontoauszügen hinterlegt und werden über eine passende „Aufgabe“ regelmäßig, adressatengerecht und vollautomatisch per E-Mail versandt. Dies führte im OP-Management mit den Außenstellen und auch in der sensiblen Kommunikation mit den Kunden vor Ort zu schnelleren Rückmeldungen und Klärungen. Die Qualität unserer betrieblichen Abläufe hat sich dadurch erheblich verbessert. Mit der Commerzbank Payment Solution haben wir unsere E-Unterschriftsberechtigten durch Automatisierung spürbar entlastet. Sobald die 2. elektronische Unterschrift eines A-Unterschriftsberechtigten innerhalb der Commerzbank Payment Solution getätigt ist, werden diese gegen eine hinterlegte E-Unterschrift ausgetauscht, die auf den jeweiligen Bankrechner übertragen wird. Dies steigert die Flexibilität, löst Urlaubs- und Vertretungsprobleme und erhöht die Sicherheit. Das granulare Rollen- und Berechtigungskonzept nutzen wir zur funktionalen Trennung, aber auch zur notwendigen Zusammenarbeit innerhalb aller Standorte.
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Victor’s – Cogon – Commerzbank: ein Zusammenspiel, das passt! Die Commerzbank Payment Solution ist bei uns seit Anfang 2010 im Einsatz. Die Software erfüllt unsere Anforderungen komplett und hat uns in unseren täglichen Abläufen erheblich entlastet. Bei einem letztjährigen Vergleich mit anderen Anbietern in dieser Kategorie sind wir noch einmal in unserer Entscheidung bestärkt worden. Beim wichtigen Thema Support ist Cogon immer zeitnah zur Stelle. Bei Fehlern oder Unstimmigkeiten stehen sowohl Cogon als auch die Commerzbank mit schnellen Lösungen und Unterstützung zur Verfügung, die über das Maß eines Wartungsvertrages hinausgehen. Auch bei Entwicklungsthemen mit individuellen Anforderungen oder Lizenzen können wir uns auf die Partner Commerzbank und Cogon verlassen.
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Kontaktdaten Victor’s Consulting und Verwaltung GmbH Eric Steffen IT-Management Tel. +49 (0)681 / 3877 - 151 Mail:
[email protected]
Geschäftsräume: Malstatter Markt 11-13 66115 Saarbrücken
Cogon GmbH Matthias Löhle Business Development Director Tel. +49 (0)40 / 574808 – 321 Mail:
[email protected]
Geschäftsräume: Oldesloer Straße 63 22457 Hamburg Internet: http://www.cogon.de
Commerzbank AG Christof Adolph Fachberater Cash Services Tel. +49 (0)681 / 4001 – 106 Mail
[email protected]
Geschäftsräume: Faktoreistr. 4 66111 Saarbrücken Internet: www.commerzbank.de
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Internet: www.victors.de
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Disclaimer Abteilung Diese Präsentation wurde von der Commerzbank AG vorbereitet und erstellt. Die Veröffentlichung richtet sich an professionelle und institutionelle Kunden. Diese Präsentation wurde von der Commerzbank AG vorbereitet und erstellt. Die Commerzbank AG und/oder ihre Tochtergesellschaften und/oder Filialen (hier als Commerzbank Gruppe bezeichnet) übernehmen jedoch keine Gewährleistung oder Garantien im Hinblick auf die Genauigkeit der Daten. Die darin enthaltenen Annahmen und Bewertungen geben unsere beste Beurteilung zum Jetzigen Zeitpunkt wieder. Sie können jederzeit ohne Ankündigung geändert werden. Die Präsentation dient ausschließlich Informationszwecken. Sie zielt nicht darauf ab und ist auch nicht als Angebot oder Verpflichtung, Aktien oder Anleihen zu kaufen oder zu verkaufen, die in dieser Präsentation erwähnt sind, wahrzunehmen. Die Commerzbank Gruppe kann die Informationen aus der Präsentation auch vor Veröffentlichung gegenüber ihren Kunden benutzen. Die Commerzbank Gruppe oder ihre Mitarbeiter können ebenso Aktien, Anleihen und dementsprechende Derivate besitzen, kaufen oder jederzeit verkaufen, wenn sie es für angemessen halten. Die Commerzbank Gruppe bietet interessierten Parteien Bankdienstleistungen an. Die Commerzbank Gruppe Übernimmt keine Verantwortung oder Haftung jedweder Art für Aufwendungen, Verluste oder Schäden, die aus oder in irgendeiner Art und Weise im Zusammenhang mit der Nutzung eines Teils dieser Präsentation stehen.
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