Ordnung Im Archiv

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ct.2316.108-114.qxp 24.10.16 09:30 Seite 108 Bild: Rudolf A. Blaha Test | Dokumenten-Management Ordnung im Archiv Systeme zur privaten und geschäftlichen Dokumentenverwaltung Briefe und gescannte Dokumente, die man elektronisch gespeichert hat, lassen sich nicht nur besser gegen Verlust schützen, sondern mit einem Dokumenten-Managementsystem auch jederzeit sicher wiederfinden. Für geschäftliche Unterlagen ist diese Praxis vorgeschrieben. Sechs erschwingliche Programmpakete für diese Aufgabe haben wir miteinander verglichen. Von Peter Schüler D ie jährliche Miet-Nebenkostenabrechnung kann man unter „W“ wie „Wohnung“ im Ordner abheften. Dagegen gehört die Rechnung für die InternetSteckdose im Arbeitszimmer in die Rubrik „Telekom“. Oder doch unter „Wohnung“? Oder bis zur nächsten Steuererklärung erst einmal unter „Q“ wie „Quittungen“? Solche Fragen erübrigen sich, wenn man alle Unterlagen im PC archiviert. Dokumenten-Managementsysteme für Unternehmen kosten meist weit über 1000 Euro. Hier haben wir nur diejenigen Systeme getestet, die auch für Kleinbetrie© 108 be und Privatleute erschwinglich sind: CompuDMS Free, Dr. Doc und Windream jeweils als Einzelplatzversion, ecoDMS, ELOoffice und Office Manager Pro. Papierne Dokumente digitalisiert man mit einem Scanner oder der Smartphone-Kamera, die erhaltene Datei speichert man genau wie einen Word-Brief oder ein JPG-Foto in einem DokumentenManagementsystem – kurz: DMS – und weist ihr mehrere Schlagwörter zu. Bei Bedarf findet man sie später unter jedem dieser Suchbegriffe. Mehr noch: E-Mails und selbst geschriebene Briefe kann man Copyright by Heise Medien c’t 2016, Heft 23 ct.2316.108-114.qxp 24.10.16 09:30 Seite 109 Dokumenten-Management | Test automatisch ins Archiv kopieren und mit Ablagedatum, Urheber und weiteren Metadaten kennzeichnen. Mehrere Varianten eines Word-Dokuments lassen sich so selbst dann auseinanderhalten, wenn sie denselben Dateinamen tragen. Außerdem kann der Rechner auch lange Texte ratz-fatz im Volltext durchsuchen und mit hervorgehobenen Fundstellen wiedergeben. Schlagwörter, nach denen man später suchen will, trägt man beim Erfassen eines Dokuments in eine Datenmaske ein, die je nach Art des Dokuments andere (Anwender-definierte) Felder enthalten kann. Einige Systeme kürzen diesen Prozess ab, indem sie bestimmte Daten schon von selbst anhand des anvisierten Speicherorts im Archiv oder nach einer Vorlage eintragen. Den Inhalt eines Office- oder PDFDokuments übernimmt das DMS ohne Mitwirkung des Anwenders in den indexierten Volltext-Bestand des Gesamtarchivs. Bild-Dateien, etwa aus einem Scanner oder einer Kamera, lassen sich durch eine OCR (optische Zeichenerkennung) in maschinenlesbaren Text verwandeln. Einige DMS-Pakete enthalten bereits eine OCR-Engine, bei anderen kann man diese nachrüsten. Die bloße Erkennung der Buchstaben und Wörter im Text funktioniert bei normalen fortlaufenden Texten erfahrungsgemäß gut. Probleme bereiten indes komplizierte Layouts, etwa Tabellen. Bei solchen Dokumenten kann man froh sein, wenn sich mit einem Rahmen von Hand vorgeben lässt, in welchem Bereich die Software zusammengehörenden Text zu erwarten hat. In der Checkliste auf Seite 116 haben wir diese Fähigkeit mit „sehr gut“ bewertet. Für den Fiskus Geschäftsleute müssen steuerrelevante Akten – und dazu gehören nach staatlicher Auffassung sogar Arbeitsanweisungen – im Einklang mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verwalten. Demnach muss man Dokumente, die elektronisch angefallen sind – zum Beispiel als E-Mail-Anhang oder weil man sie am Rechner selbst verfasst hat – elektronisch aufbewahren. Dabei gilt es sicherzustellen, dass die Unterlagen zeitnah erfasst werden, und dass sie sich danach nicht mehr unbemerkt verändern lassen. Die OCR lässt sich zum Beispiel bei ELOoffice auf relevante Bereiche beschränken und liefert dann verwertbare Tabellenauszüge, die man in das Anmerkungsfeld übernehmen kann. Wenn die Software revisionssicher arbeitet, lassen sich überholte Dokumente nicht spurlos löschen, sondern allenfalls in einen Papierkorb verschieben, der sich niemals ausleeren lässt. Unterlagen, die sich noch ändern lassen müssen, kann man zur Versionierung vorsehen. Dann lässt das DMS auch Schreibzugriffe auf eine gespeicherte Unterlage zu, indem es diese als Kopie zugänglich macht und nach einer Veränderung zusätzlich als neuen Versionsstand speichert. Die meisten Dokumenten-Managementsysteme sichern sich die exklusive Kontrolle über gespeicherte Dokumente, indem sie deren Inhalte gar nicht in Form der ursprünglichen Dateien verwalten, sondern als Einträge einer Datenbank. Dann kommt man auch mit Admin-Rechten auf dem Archiv-Computer nicht unkontrolliert an die Inhalte. Akten aus Akten-Konzentrat Akteninhalte nur als Datenbank-Records aufzubewahren hat zwei Nachteile: Erstens muss das DMS jeden verwaltbaren Dokumententyp ins systemeigene Record-Format und zurück in ein exportierbares Dateiformat umwandeln können. Für exotische Dokumente, etwa aus ungewöhnlichen Office- oder MultimediaProgrammen, verursacht das mitunter Probleme. Zweitens lassen sich die Originaldokumente nicht in jedem Fall bis ins letzte Detail aus der Datenbank rekonstruieren. Dann erhält man womöglich statt der JPG-Datei mitsamt Exif-Daten beim Auschecken nur eine BMP-Datei ohne Exif. Außerdem lässt sich eine monolithische Datenbank viel schwerer mit einem Backup sichern als ein Verzeichnisast aus dem Dateisystem. CompuDMS, das ohne Datenbank auskommt, sowie © c’t 2016, Heft 23 ecoDMS und Windream, bei denen man Datenbank-Auszüge in handliche Container exportieren kann, haben da einen Vorteil. Für jeden etwas Jedes der Systeme im Test hat seine speziellen Stärken. Dr. Doc ist eine mächtige Universalanwendung für Firmenbüros, aber für Privatanwender oder als Einzelplatzversion überdimensioniert. Office Manager Pro eignet sich vor allem für Geschäftsleute, die sich selbst um die Archivierung ihrer Dokumente kümmern, und die sich nicht von den Kontrollfunktionen eines DMS abhängig machen wollen. Besser als die anderen Testkandidaten ist ecoDMS auf den Einsatz in einem Unternehmens-Netzwerk mit mehreren Betriebssystemen vorbereitet. Trotzdem darf man das einsteigerfreundliche Mehrbenutzersystem im familiären Umfeld gratis einsetzen. Wer nur auf Windows baut, findet in Windream das mächtigste DMS im Testfeld. Es gliedert sich optimal in die Bedienkonzepte von Windows ein. Seine Einzelplatzversion eignet sich für private und geschäftliche Nutzer. Sie müssen allerdings etwas Zeit mitbringen, um das System auszureizen. Ganz anders CompuDMS Free: So unkompliziert wie dieses Gratis-System, das sogar auf einem USB-Stick Platz findet, verwaltet kein anderes Programm Dateien sicher. In Kombination mit gebührenpflichtigen Schwester-Anwendungen taugt es auch für den Unternehmenseinsatz. ELOoffice bewährt sich vor allem als Einzelplatz-Anwendung. Mit seiner üppigen De-luxe-Ausstattung ist sie zwar die teuerste im Testfeld, doch wer mit maximal 200 Dokumenten pro Archiv auskommt, darf sie auch gratis ([email protected]) c nutzen. Copyright by Heise Medien 109 ct.2316.108-114.qxp 24.10.16 09:30 Seite 110 Test | Dokumenten-Management CompuDMS Free 4.1.3.5 Dr. Doc 21.0 Als einziges System im Test kommt CompuDMS Free ohne eine integrierte Datenbank-Engine aus. Der CompuDMSClient legt ihm anvertraute Dokumente in DMSX-Dateien ab. Das sind Zip-Archive, welche die Dateien mit einem geheimen Passwort verschlüsselt enthalten. Zusätzlich schützt die Software das Archiv auf Wunsch mit einem Anwender-Passwort. Öffnet man ein solches Repository, gibt der Client dessen Inhaltsverzeichnis wieder. Ein Doppelklick öffnet das Dokument. Das heißt, der Client packt es aus, entschlüsselt es, ergänzt seinen Dateinamen um ein paar Zeichen, kopiert es in das Verzeichnis „Eigene Checkouts“ und öffnet es mit der unter Windows festgelegten Anwendung. Schließt man das Dokument, überträgt es der Client zurück ins Repository. Alle Arbeiten an den Dokumenten erfolgen mit den regulären Windows-Anwendungen, dadurch wird sich ein vom DMS wiedergegebenes Dokument nie vom Original unterscheiden. Der Ansatz hat außerdem den Charme, dass das DMS keinerlei Fähigkeiten als Dateibetrachter benötigt. So belegt der Client weniger als 30 MByte Speicherplatz und lässt sich bequem auch auf einem USB-Stick installieren. Andererseits kann die Software die Repositories nicht nach Volltext durchsuchen, sondern allenfalls nach Anwender-definierten Stichwörtern, die sie zusätzlich zu den Dokumenten in jedem Repository verwaltet. Hersteller CompuKöln bezeichnet das Programm nicht umsonst als Client: Es agiert nämlich nicht nur als eigenständige Dateiverwaltung, sondern auch als Frontend für das hier nicht getestete CompuDMS Professional und dessen gehostete Variante CompuDMS Cloud. Dieses für mindestens 1000 Euro erhältliche System setzt genau wie die Konkurrenz auf eine interne SQL-Datenbank und speichert den Inhalt von Dokumenten nicht in umgewandelten Windows-Dateien, sondern in Form von Datenbank-Records. Innerhalb der Datenbank beherrscht CompuDMS auch die Volltextsuche. Unternehmen können mit CompuDMS fein differenzieren, welche Dokumente sie im Interesse der besseren Zugänglichkeit in der Cloud oder je nach Nutzerkreis auf dem eigenen Server oder in Repositiories zu CompuDMS Free speichern. Mit der umfassenden Multiuser-Datenbankanwendung Dr. Doc organisiert man gleichermaßen Dokumente, E-Mails, Adressen, Termine und Arbeitsabläufe. Auch die hier getestete Einzelplatz-Ausführung agiert stets als die zentrale Kontrollinstanz: Mit Hilfe eines automatisch installierten Office-Addins öffnet man aus Dr. Doc heraus das Textprogramm, um ein Dokument zu erstellen, per E-Mail zu verschicken und ohne Umweg in der Dr.-Doc-Datenbank zu erfassen. Parallel dazu öffnet sich das Bildschirmformular für den zugehörigen Datenbankeintrag. Dieses enthält auf vier Karteikarten Felder zum Beispiel für Kontaktdaten des Adressaten, Buchungsvermerke, Projekt-Angaben und eine ganze Tabelle für die Freigabehistorie. Man kann das Schriftstück aus der Textbearbeitung heraus zusätzlich als diskrete Datei speichern, muss es aber nicht. Umgekehrt vermag Dr. Doc auch Dateien zu verwalten, die nicht in die Struktur seiner Datenbank passen. Dann speichert es zwar alle Meta-Informationen, die man eingibt, bezieht sich aber auf die unangetastete Datei auf der Festplatte. Die Anwendung beherbergt in ihrem Programmfenster zunächst einmal ihren eigenen Desktop mit großflächigen Kacheln. Einige dieser Kacheln finden sich auch in einem zweiten Programmfenster, dem sogenannten Extra-Desktop wieder. So stehen deren Funktionen elegant und intuitiv auch dann zur Verfügung, wenn das Hauptfenster gerade etwas anderes anzeigt oder minimiert ist. Erst in den weiteren Arbeitsschritten erschließt sich in stereotypen Datenmasken, wie detailliert Dr. Doc alle Zusammenhänge zwischen den Daten und Abläufen eines Unternehmens verwaltet. Allein für Recherchen gibt es diverse Vorgehensweisen: nach Volltext, Datenfeldern und Vorlagen. Die Optionen sind so vielfältig, dass man ohne Einarbeitung kaum vorankommt. Das unverzichtbare, aber hoffnungslos veraltete 600seitige Programm-Handbuch beschreibt die Programmversion von vor rund 15 Jahren mit Screenshots aus Zeiten von Windows 98. Alles, was sich seitdem getan hat, muss man gedanklich aus den gesonderten jährlichen NeuerungsDateien zusammentragen. Ä genügsam und portabel nutzbar Ä bewahrt Original-Dokumente ä keine Volltextsuche in der Gratisversion Ä extrem mächtige Universal-Anwendung ä schwierige Einarbeitung ä keine kostenlose Ausführung © 110 Copyright by Heise Medien c’t 2016, Heft 23 ct.2316.108-114.qxp 24.10.16 09:30 Seite 111 Dokumenten-Management | Test ecoDMS 16.09 ELOoffice 10.5 Das mehrbenutzertaugliche Client-Server-System ecoDMS kann man auch auf einem einzelnen Windows-PC betreiben. Dann installiert der All-in-one-Installer automatisch alle Komponenten nacheinander. Schon beim Aufspielen richtet das System wahlweise eine eher privat oder geschäftlich ausgerichtete, später noch anpassbare Ordnerstruktur für Dokumente ein. Für private Zwecke darf man ecoDMS gratis mit bis zu drei Benutzern verwenden. Alle Funktionen des ausgesprochen mächtigen Systems lassen sich über den ecoDMS-Client nutzen. Dessen Programmfenster ist in viele anpassbare Frames unterteilt, die man etwas hakelig selbst arrangieren kann. Obwohl sich manche Frames wie Karteikarten hintereinander stapeln lassen, quetschen sie zu viel Information ins Programmfenster. Die Frames lassen sich zwar ausdünnen, weil sie allesamt auch über Menüs erreichbar sind, doch der erste Eindruck des Programms suggeriert ein unübersichtliches Informations-Überangebot. Das ist schade, denn schon nach flüchtiger Handbuchlektüre erweist sich ecoDMS als sehr gut und flüssig bedienbar. Dokumente werden über Office- und E-Mail-Add-ons, Scanner- oder Druckerschnittstelle erfasst oder per Drag & Drop. Zielflächen dafür sind das Client-Programmfenster und das Side-Panel am rechten Bildschirmrand. Anschließend öffnet sich automatisch der Dialog zum Klassifizieren des Dokuments. Manche Attribute, etwa für den Bearbeitungsstatus, lassen sich einzeln vergeben, andere wie Zugriffsrechte und Mindest-Aufbewahrungsdauer sind fest mit der gewählten Dokumentenart verknüpft. Schlagwörter dienen bei ecoDMS nicht als Suchkriterien, sondern zur Klassifizierung von Dokumenten. Dabei setzt die Software Dokument-Attribute auf Wunsch gemäß einer Vorlage, wenn sie darin hinterlegte Schlagwörter im Dokument entdeckt hat. Außerdem soll ecoDMS Dokumente automatisch klassifizieren können, indem es Kopf- und Fußbereich des Dokuments mit gespeicherten Vorlagen vergleicht. Die Funktion ist allerdings nur vage dokumentiert und lieferte im Test keine brauchbaren Ergebnisse. ELOoffice ist eine Einzelplatz-Anwendung mit eingebetteter Datenbank, kann aber zwischen mehreren Benutzern mit individuellen Berechtigungen differenzieren. Sie verwaltet mehrere, auch im LAN adressierbare Dokumentenarchive, greift aber immer nur auf eines gleichzeitig zu. Die kostenlose Testversion lässt pro Archiv höchstens 200 Dokumente zu, ist ansonsten aber nicht beschränkt. Das Programmpaket ist dank guter Bildschirmeinteilung und der Dropzone, einem Bereich für anwenderdefinierte Kacheln, gut bedienbar. Sein Dokumentenbetrachter stellt gleich drei unterschiedliche Markierstifte zum Hervorheben von Details bereit. Außerdem kann man Akten zum Beispiel als „geprüft“ stempeln, mit verschiedenfarbigen Haftnotizen versehen und aus ELOoffice heraus als E-Mail-Anhang verschicken. Die Software stellt sogar ein Werkzeug bereit, um vertrauliche Passagen in der Dokumentenansicht zu schwärzen. Der Viewer zeigt wahlweise zwei Dokumente mit einstellbarer Vergrößerung nebeneinander an. Dokumente lassen sich mit individuellen Attributen charakterisieren, die in einer Verschlagwortungsmaske zusammengefasst sind. Für jedes erfasste Dokument hat man die Wahl aus einem erweiterbaren Sortiment unterschiedlicher Masken. Für Recherchen offeriert ELOoffice mehrere Suchverfahren: Man kann nach den Attributen aus einer bestimmten oder aus allen Masken suchen, nach Randnotizen oder nach Kommentaren zu einer bestimmten Version. ELOoffice kann auch den Volltext-Datenbestand durchsuchen; dieser deckt aber nur solche Dokumente ab, bei denen man das ausdrücklich festgelegt hat. Trotzdem lässt sich jedes einzelne Dokument im Volltext durchsuchen, wobei ELOoffice bei Bedarf ebenfalls die eingebaute Zeichenerkennung für markierte Bereiche bemüht. Durch die Funktion Click & Find kann man zusammenhängende Wörter auf dem Bildschirm markieren und über eine Tastenkombination eine Suchabfrage in ELO auslösen. Das Ergebnis kann man über die Zwischenablage zum Beispiel in Randnotizen kopieren und so auch abseits der Volltextsuche danach recherchieren. Ä sehr flexibel mit Profi-Features Ä umfangreiche Gratis-Lizenz ä unübersichtliches Bildschirm-Layout Ä üppiger Funktionsumfang Ä elegant zu bedienen ä kein Mehrplatz-System © c’t 2016, Heft 23 Copyright by Heise Medien 111 ct.2316.108-114.qxp 24.10.16 09:30 Seite 112 Test | Dokumenten-Management Office Manager Pro 2016 (Vorabversion) Windream solo 6.5 Office Manager Pro verwaltet Metadaten zu Dokumenten und außerdem Internet-Links und Aufgaben in Archiven mit dem Tabellenformat von Microsoft Access oder SQLite. Die für den Herbst angekündigte, hier vorab getestete Version 16 spielt laut Hersteller auch mit einer Firebird-SQL-Datenbank zusammen. Jedes Archiv ist auch übers LAN erreichbar, eine SQLite-Datenbank aber vorzugsweise nur für einen Nutzer gleichzeitig. Das Programm verzichtet auf modische Bedienelemente und gibt sich als bodenständige Datenbankanwendung. Sein Menüband ist in allen Tabs sehr überschaubar, lässt sich aber komfortabel anpassen. Alle Dokumente des aktuellen ArchivVerzeichnisses erscheinen in einer beliebig gruppierbaren und im Layout anpassbaren Tabellenansicht. Um ein Dokument für ein Archiv zu erfassen, lässt man es in dessen Tabellenansicht fallen. Dabei sowie beim Erstellen eines Dokumentes aus dem DMS heraus werden in einem Dialog alle für dieses Archiv festgelegten Metadaten erfasst. Außerdem wird das Dokument im Ablageverzeichnis auf der Festplatte abgelegt und die Software errechnet einen Hash – im Jargon des Herstellers heißt das Verschlüsselung, obwohl keine Kryptografie im Spiel ist. Da sich bei einer Veränderung am Dokument auch der Hash ändert, kann man jederzeit prüfen, ob ein Dokument seit der Erfassung manipuliert worden ist. Klickt man einen Tabelleneintrag an, wird die Datei mit der zuständigen Anwendung geöffnet. Wenn man diese nach der Erfassung mit dem Windows Explorer gelöscht hat, erhält man aber nur eine Fehlermeldung. Für eine revisionssichere Archivierung muss man daher entweder auf Office Manager Enterprise mit eingebautem Archiv aufrüsten oder die Unterlagen zusätzlich auf einem optischen Datenträger sichern. Zum Wiederfinden von Dokumenten gibt es im Office Manager eine Feldsuche, die elementare Angaben wie Dokumenttyp, Dateiname oder Buchungsnummer als Suchkriterien anbietet. Immer ist auch ein Feld „Volltext“ nutzbar, das nicht nur den Volltext der Dokumente abfragt, sondern ganz elegant auch Stichwörter, die man bei der Erfassung in dieses Feld eingetippt hat. Windream solo ist die auf einen Arbeitsplatz limitierte Version des Mehrbenutzer-DMS Windream. Gegenüber der deutlich teureren Vollversion fehlen einige Features, darunter die eingebaute Zeichenerkennung. Zur Einrichtung des DMS muss man mühevoll der Reihe nach Microsofts SQL Server (Express), den Windream Server und dann den Windream Client installieren. Bei den unzähligen Rückfragen kann man es bei den Default-Einstellungen belassen. Bei uns wurden die Installationen mehrfach unterbrochen, weil wir zum Beispiel Microsofts .NET-Framework 3.5,SP1 herunterladen, installieren und dann neu booten mussten. Im Betrieb präsentiert sich Windream als virtuelle Festplatte, die im Windows Explorer standardmäßig als Laufwerk W: auftaucht. Die neu eingeführte Windream Sidebar bietet zudem permanent sichtbaren Zugriff auf die Volltextsuche und eine Reihe weiterer wählbarer Windream-Funktionen. Um ein Dokument zu erfassen, speichert oder kopiert man es auf dem Windream-Laufwerk. Die dort angezeigten Dokumente sind in Wirklichkeit Datenbank-Einträge, lassen sich aber wie gewöhnliche Windows-Dateien ansprechen, soweit die Windream-Einstellungen das zulassen. Das Bedienkonzept ist genial eingängig. Andererseits baut Windream auf recht komplexe Datenmodelle für den Einsatz in größeren Betrieben, sodass man zum Ausreizen des Systems durchaus etwas Zeit einplanen sollte. Wie viele Begleitinformationen Windream für die Dateien auf seinem Laufwerk verwaltet, zeigt sich in deren Kontextmenüs: Die Dokument-Eigenschaften füllen bis zu zehn Karteikarten mit Angaben über dokumenteigene Details wie ExifDaten in JPG-Dateien, erfasste Dateiversionen und deren Historie, Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte, anwenderdefinierte Merkmale und den Volltext des Dokuments. Die Windream-Suche ist ein eigenständiges Programm, mit dem man Dokumente über kombinierte Vorgaben nach Volltext, Systemattributen und Benutzer-definierten Merkmalen wiederfinden kann. Letztere lassen sich in gesonderten Indizes für verschiedene Dokumenttypen verwalten. Jeder Index kann individuelle Zugriffsrechte für verschiedene Benutzer aufweisen. Ä pragmatische, einsteigerfreundliche Bedienung Ä sehr anpassungsfähig ä bloße Dateiverwaltung, trotzdem gebührenpflichtig Ä äußerst elegantes Bedienkonzept Ä sehr umfangreiche Verwaltungsfunktionen ä keine Gratis-Ausführung © 112 Copyright by Heise Medien c’t 2016, Heft 23 ct.2316.108-114.qxp 24.10.16 09:30 Seite 113 © c’t 2016, Heft 23 Copyright by Heise Medien 113 ct.2316.108-114.qxp 24.10.16 09:31 Seite 114 Test | Dokumenten-Management Dokumenten-Managementsysteme im Vergleich Produkt Compu.DMS Free Dr.Doc ecoDMS ELOoffice OfficeManager Pro Windream solo Version 4.1.3.5 21 eleanor (16.09) 10.5 2016 (vorab) 6.5 Hersteller CompuKöln Dr.Doc ecoDMS ELO Softwarebüro Krekeler Windream URL www.compukoeln.de www.drdoc.de www.ecodms.de www.elo.com www.officemanager.de www.windream.de Systemanforderung Windows 7bis 10 Windows Vista bis 10 Windows 7 bis 10, Server Windows Vista bis 10 oder 2008 bis 2012, angekündigt: Terminalserver macOS, Debian, ubuntu, Raspberry Pi, Docker-Container für QNAP und Synology Windows Vista bis 10, Windows Server 2008 bis 2012 Windows Vista bis 10, Windows Server 2008 bis 2012 Datenbanksystem keins proprietär PostgreSQL Jet MS Access, SQLite oder Firebird MS SQL Lizenzkontrolle – 2 Lizenzschlüssel per erweiterbaren Lizenzschlüssel Seriennummer + Online-/Telefon-Aktivierung Lizenzschlüssel Lizenzschlüssel Anzahl Benutzer unbegrenzt 1 3 (kostenlos) oder beliebig 1 / Lizenz 1 / Lizenz 1 Rechtevergabe – rollenbezogen, nach Dokumenten, Ordnern und Datenfeldern rollenbezogen, nach Verzeichnissen und Nutzern nach Dokumenten, Ordnern, Aktivitäten nach Dokumenttypen nach Dokumenten und Ordnern mehrere Archive anlegbar v –1 v v bis zu 4 v Markiermöglichkeiten im Dokument – Stempel, Anmerkungen, Textmarker, Rahmen-Werkzeug – mehrere Highliner, Haftnotizen, Randbemerkungen, Stempe, Text- und Audionotizen Notizen Anmerkungen Verknüpfungen zwischen Dokumenten / mit angehängten Dateien –/– –/v v/v v/v –/– v/v Merkmale zur Revisionssicherheit Versionskontrolle, festlegbare Versionskontrolle, ZugriffsMindest-Aufbewahrungsfrist protokolle, digitale Signatur Versionskontrolle und -historie, festlegbare Mindest-Aufbewahrungsfrist, PDF/A-Export Versionskontrolle und -historie, digitale Signatur, automatische Prüfsummenüberwachung, PDF/A-Export Versionskontrolle und -histo- Versionskontrolle und rie, Prüfsummenüberwachung -historie, einstellbare Aufbewahrungsdauer, Prüfsummenüberwachung, digitale Signatur, Gutachten zur Revisionssicherheit Archivierungsmethoden über das Betriebssystem oder auszugsweise in Datencontainer Auslagerung auf optische Speicher als Datenbank-Image oder aufgeteilt in Datencontainer bis 500 MByte über das Betriebssystem über das Betriebssystem Auslagerung auf optische Speicher, auch als eigenständiges, selbsttragendes Archiv Ablage auf verteilten Datenträgern – – – v v (Metadaten) v Wiedervorlage / Workflow-Gestaltung –/– v/v v/– v/v v/v v / v2 Versand von Serien-E-Mail / Serienbriefen –/– v/v –/– v/– –/– v/v2 Scanner-Schnittstellen – TWAIN, Kofax TWAIN, SANE, WIA TWAIN TWAIN, WIA – HTTP / FTP / E-Mail –/–/– v2 / – / v v/–/v –/–/v –/–/v v/v/v Drag & Drop v v v v v v Texterkennung – Transym Tesseract Finereader Tessernet v2 Strichcode-Erkennung – v v v – v2 Anwendungs-Schnittstellen MS Office MS Office, Lotus Notes, Tobit InfoCenter, dBase, dokumentiertes API MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird, dokumentiertes API MS Office, OpenOffice, LibreOffice, Thunderbird, Internet Explorer, Firebird automatische Integration der Windows Explorer, Outlook registrierten Anwendungen, dokumentiertes API, Assistenten für AutoCAD, MegaCAD und Inventor Wildcards / Verknüpfungen / SQL v/v/– v/v/v v/v/– v/v/v v/v/– v/v/– fehlertolerante Suche – v v – – v Volltextsuche in Dokumenten / Metadaten v/v v/v v/v v/v siehe Text v/v Funktionsumfang - ++ + + + ++ Bedienbarkeit + + + + + ++ Texterkennung n. a. ++ + ++ n. a. n. a. Archivierung - ± + ++ ± ++ Dokumentation ± - ++3 + + + Preis kostenlos 300 e 70 e pro gleichzeitigem Serverkontakt4 345 e4 200 e 300 e Funktionen Datenimport Suchfunktionen Bewertung 1 einfaches Einstiegsarchiv alternativ installierbar 2 gegen Aufpreis 3 bewertet anhand der Vorgängerversion 4 kostenlos bei privatem Einsatz ++ˇsehr gut +ˇgut ±ˇzufriedenstellend -ˇschlecht --ˇsehrˇschlecht vˇvorhanden –ˇnichtˇvorhanden n. a. nicht anwendbar © 114 Copyright by Heise Medien c’t 2016, Heft 23