Pema Modernisiert Das Komplette Berichtswesen

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Die Lösung Die PEMA GmbH ist der führende herstellerunabhängige Full-Service Nutzfahrzeugvermieter von Komplettzügen der schweren Klasse in Europa und stellt ihren Kunden moderne, energie- und umweltschonende Fahrzeuge zur Verfügung. Die moderne PEMA-Flotte bietet dank einer breiten Produktpalette vielseitige Transportlösungen sowie modulare Service-Dienstleistungen mit Komponenten wie Wartung, Reparatur und Mautabrechnung im europaweiten Werkstattnetz. PEMA benötigte für die Berichterstattung an die französische Muttergesellschaft eine professionelle Konsolidierungslösung. Da zugleich eine Umstellung des ERP-Systems anstand, hat das Unternehmen die Chance genutzt, eine komplett integrierte Systemlandschaft mit konzernweit einheitlichen Buchungs- und Berichtsstrukturen zu implementieren. Für das externe und interne Berichtswesen wurde eine durchgängige IDL-Lösung eingeführt, die von der Abschlusserstellung über das Vertriebscontrolling und ein Management-Dashboard bis zur Finanzplanung alle Aufgaben zentral unterstützt. Durch automatisierte Datenströme und valide Daten ist das Berichtswesen nun effizient und absolut zuverlässig. PEMA wurde 1976 gegründet und hat heute rund 600 Mitarbeiter. Neben dem Stammsitz in Herzberg und weiteren Niederlassungen in Deutschland verfügt PEMA über Standorte in ganz Europa. Als Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört PEMA seit 2008 zum Geschäftsbereich Societe Generale Equipment Finance des französischen Bankenkonzerns Societe Generale. www.pema.eu PEMA modernisiert das komplette Berichtswesen Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss Die Technologie IDL.KONSIS IDL.FORECAST IDL.COCKPIT IDL.XLSLINK (Connector) IDL.IMPORTER Microsoft SQL Server www.idl.eu Standorte der IDL-Unternehmensgruppe: Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich Zentrale: IDL GmbH Mitte • Tannenwaldstraße 14 • 61389 Schmitten • +49 (0)6082 9214-0 IDL-01-09-15 Datenquellen: Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Excel Car_O, FleetboardSAP-System BEST PRACTICE Das Unternehmen Integrierte Systeme von der Buchung bis zum Reporting BEST PRACTICE Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss PEMA bietet mit seiner modernen Flotte von über 18.000 Nutzfahrzeugen vielseitige Transportlösungen und dazu umfangreiche Serviceleistungen im europaweiten Werkstattnetz. Eine IDL-Komplettlösung für das Accounting und Controlling unterstützt das stimmige Reporting an die französische Muttergesellschaft und das interne Management. Anspruchsvolles Banken-Reporting Als Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört die PEMA Gruppe seit 2008 zum Geschäftsbereich Societe Generale Equipment Finance des französischen Bankenkonzerns Societe Generale. Mit der Eingliederung in den Bankenkonzern kamen auf das eigentümergeführte Unternehmen völlig neue Berichts-Anforderungen zu. Wurde zuvor nur einmal im Jahr ein Konzernabschluss nach HGB erstellt, so sind nun zehn konsolidierte Monatsabschlüsse nach IFRS inklusive Kommentierung am 10. Arbeitstag an die Konzernzentrale zu liefern. Mit den bestehenden Lösungen auf Basis von Microsoft Excel und Access war das anspruchsvolle Banken-Reporting auch durch das wachsende Datenvolumen kaum noch zu bewältigen. PEMA wollte daher eine durchgängige Lösung für Konsolidierung und Reporting einführen. Da auch ein Releasewechsel des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV anstand, entschloss man sich, den Systemwechsel gleichzeitig anzugehen und damit die Chance auf unternehmensweit konsistente Buchungs- und Berichtsstrukturen in einer integrierten Systemlandschaft zu nutzen. Konsistente Berichtsstrukturen IDL.KONSIS ist heute das Kernmodul für die Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die damit erstellte IFRS-Konzernbilanz und -GuV wird per Upload in den vorgegebenen Berichtsstrukturen an den Bankenkonzern geliefert. Die Konsolidierungslösung ist zudem führend für die Module des internen Reportings, d.h. auch die Berichtsstrukturen für das Controlling werden zentral in IDL.KONSIS gepflegt. Die Datenflüsse verlaufen in der integrierten Plattform automatisiert gemäß der zyklischen Berichtsprozesse. Für die Planung beispielsweise stellt das Controlling die Plan-GuV für mehrere Perioden über das BI-Frontend IDL.COCKPIT in IDL.KONSIS als kumulierte Kontensalden bereit. In IDL.FORECAST wird damit ein Plan-Szenario gemäß der individuellen Planstrukturen der Gesellschaften angelegt. Die Kontensalden für Plan-GuV und ermittelte Plan-Bilanz werden an IDL.KONSIS zurückgegeben. Die PlanDaten werden dann wieder für das Controlling in das IDL.COCKPIT für Soll/IstVergleiche übergeben. Effektiver Projektplan Implementierung in 6 Monaten Nach Produktvergleichen entschied sich PEMA für die Umsetzung der Berichtsumgebung mit IDL. Das Gesamtpaket der bewährten Konsolidierungslösung IDL.KONSIS mit den IDL-Modulen für Reporting, Planung und das Datenmanagement war für die Projektverantwortlichen die beste Lösung, auch im Preis-LeistungsVerhältnis. In einem Konzeptions-Workshop konnten zudem die kompetenten IDL-Berater überzeugen. Die komplexen Ziele konnten mit den Fachabteilungen Group Reporting und Controlling dann auch gemeinsam umgesetzt werden. Das Tiefenverständnis zur PEMA bei den Fachbereichen hat sich dabei optimal mit dem technisch fokussierten Team der IDL ergänzt. Im Frühjahr 2013 wurde die IDL-Implementierung gestartet und in zwei Teilprojekten für die Bereiche Rechnungswesen und Controlling zeitgleich vorangetrieben. Die eng gesetzte Deadline für die Umsetzung von Konsolidierung, Reporting und Planung war dabei durch die terminierte ERP-Umstellung im Oktober 2013 vorgegeben. In nur sechs Monaten wurden zum einen IDL.KONSIS und IDL.COCKPIT für das Accounting und die Finanzplanung eingeführt, was auch mit der Neu-Definition des Konzernkontenrahmens einherging. Für das Managementreporting und Vertriebscontrolling wurde außerdem eine BI-Architektur aufgesetzt, mit automatisiertem Datenload aus dem ERP-System, einer Stage Area sowie diversen Datencubes auf Basis des Microsoft SQL Servers. Die parallele Einführung aller Berichtsmodule hat tragfähige Strukturen für die konzernweit einheitliche Berichterstattung geschaffen. Um den engen Projektzeitplan einzuhalten, war allerdings ein entsprechender Einsatz von Manpower aus beiden Fachbereichen erfolgsentscheidend. Diese Anfangsinvestition hat sich für PEMA jedoch gelohnt: Abgesehen davon, dass die lauffähige Berichtsumgebung Voraussetzung für die ERP-Implementierung war, hat das IDL-Projekt die anschließende ERP-Umstellung erleichtert sowie die Zusammenarbeit von Controlling und Konzernberichtswesen weiter verbessert, z.B. durch Nutzung des zuvor ausgearbeiteten Kontenrahmens, Drilldown und Drill-through und gemeinsam definierte Berichtsstrukturen. »Durch die eigenständige Weiterentwicklung können wir die Wertschöpfung der IDL-Lösung kontinuierlich weiter steigern.« Die Finanzexperten von PEMA konnten sich außerdem schon während des Projekts so gut einarbeiten, dass sie die Systemlösung nun selbstständig nach Bedarf weiter ausbauen können. So enthielt die BI-Komponente für das interne Reporting beim ersten Rollout ein webbasiertes Management-Dashboard für die Geschäftsleitung, an das nun weitere EntscheiderEbenen angebunden werden. Außerdem wird die dargestellte GuV weiter in die Tiefe aufgesplittet. Inzwischen sind u.a. ABC-Analysen auf Kunden- und Produktgruppen-Ebene oder Analysen der Mietverträge, der Services zur Werkstattsteuerung oder wichtige KPI wie die Auslastungsquote der Truck- und TrailerFlotte dazugekommen. Hohe Reporting-Qualität Die »Industrie-Sicht«, die das Management bei der Steuerung der Geschäftsbereiche unterstützt, steht damit in immer höherer Granularität parallel neben der Finanzsicht des Bankenreportings. Beide Perspektiven sind im Ergebnis der GuV deckungsgleich, und die verdichteten Informationen können durch Drillthrough bis auf die Belegebene im ERPSystem zurückverfolgt werden. »In der integrierten Lösung führen wir das Bankenreporting für unsere Muttergesellschaft und das interne ManagementReporting stimmig parallel.« Die Vorteile der modernen Berichtsplattform zeigen sich u.a. bei der Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die monatliche Abschlusserstellung und Datenlieferung funktioniert heute weitgehend automatisiert, so dass der vorgegebene Zeitrahmen von zehn Tagen für die Datenlieferung problemlos eingehalten werden kann. Durch die konsistenten Kennzahlen hat sich außerdem der Diskussionsbedarf erheblich verringert, da Abschluss- und Controllingdaten übereinstimmen und bis ins Detail transparent und nachvollziehbar sind. »Im Konzernberichtswesen haben wir auf One-Truth-Basis für unsere internen Kunden nun immer die richtigen Zahlen verfügbar.« »Viele Vertriebsreports, für deren Erstellung wir früher 3 Stunden brauchten, liegen nun auf Knopfdruck vor.« Marcel Kanngießer, Head of Group Reporting, PEMA GmbH Jörg Schwedler, Head of Controlling, PEMA GmbH Integrierte Systeme von der Buchung bis zum Reporting BEST PRACTICE Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss PEMA bietet mit seiner modernen Flotte von über 18.000 Nutzfahrzeugen vielseitige Transportlösungen und dazu umfangreiche Serviceleistungen im europaweiten Werkstattnetz. Eine IDL-Komplettlösung für das Accounting und Controlling unterstützt das stimmige Reporting an die französische Muttergesellschaft und das interne Management. Anspruchsvolles Banken-Reporting Als Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört die PEMA Gruppe seit 2008 zum Geschäftsbereich Societe Generale Equipment Finance des französischen Bankenkonzerns Societe Generale. Mit der Eingliederung in den Bankenkonzern kamen auf das eigentümergeführte Unternehmen völlig neue Berichts-Anforderungen zu. Wurde zuvor nur einmal im Jahr ein Konzernabschluss nach HGB erstellt, so sind nun zehn konsolidierte Monatsabschlüsse nach IFRS inklusive Kommentierung am 10. Arbeitstag an die Konzernzentrale zu liefern. Mit den bestehenden Lösungen auf Basis von Microsoft Excel und Access war das anspruchsvolle Banken-Reporting auch durch das wachsende Datenvolumen kaum noch zu bewältigen. PEMA wollte daher eine durchgängige Lösung für Konsolidierung und Reporting einführen. Da auch ein Releasewechsel des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV anstand, entschloss man sich, den Systemwechsel gleichzeitig anzugehen und damit die Chance auf unternehmensweit konsistente Buchungs- und Berichtsstrukturen in einer integrierten Systemlandschaft zu nutzen. Konsistente Berichtsstrukturen IDL.KONSIS ist heute das Kernmodul für die Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die damit erstellte IFRS-Konzernbilanz und -GuV wird per Upload in den vorgegebenen Berichtsstrukturen an den Bankenkonzern geliefert. Die Konsolidierungslösung ist zudem führend für die Module des internen Reportings, d.h. auch die Berichtsstrukturen für das Controlling werden zentral in IDL.KONSIS gepflegt. Die Datenflüsse verlaufen in der integrierten Plattform automatisiert gemäß der zyklischen Berichtsprozesse. Für die Planung beispielsweise stellt das Controlling die Plan-GuV für mehrere Perioden über das BI-Frontend IDL.COCKPIT in IDL.KONSIS als kumulierte Kontensalden bereit. In IDL.FORECAST wird damit ein Plan-Szenario gemäß der individuellen Planstrukturen der Gesellschaften angelegt. Die Kontensalden für Plan-GuV und ermittelte Plan-Bilanz werden an IDL.KONSIS zurückgegeben. Die PlanDaten werden dann wieder für das Controlling in das IDL.COCKPIT für Soll/IstVergleiche übergeben. Effektiver Projektplan Implementierung in 6 Monaten Nach Produktvergleichen entschied sich PEMA für die Umsetzung der Berichtsumgebung mit IDL. Das Gesamtpaket der bewährten Konsolidierungslösung IDL.KONSIS mit den IDL-Modulen für Reporting, Planung und das Datenmanagement war für die Projektverantwortlichen die beste Lösung, auch im Preis-LeistungsVerhältnis. In einem Konzeptions-Workshop konnten zudem die kompetenten IDL-Berater überzeugen. Die komplexen Ziele konnten mit den Fachabteilungen Group Reporting und Controlling dann auch gemeinsam umgesetzt werden. Das Tiefenverständnis zur PEMA bei den Fachbereichen hat sich dabei optimal mit dem technisch fokussierten Team der IDL ergänzt. Im Frühjahr 2013 wurde die IDL-Implementierung gestartet und in zwei Teilprojekten für die Bereiche Rechnungswesen und Controlling zeitgleich vorangetrieben. Die eng gesetzte Deadline für die Umsetzung von Konsolidierung, Reporting und Planung war dabei durch die terminierte ERP-Umstellung im Oktober 2013 vorgegeben. In nur sechs Monaten wurden zum einen IDL.KONSIS und IDL.COCKPIT für das Accounting und die Finanzplanung eingeführt, was auch mit der Neu-Definition des Konzernkontenrahmens einherging. Für das Managementreporting und Vertriebscontrolling wurde außerdem eine BI-Architektur aufgesetzt, mit automatisiertem Datenload aus dem ERP-System, einer Stage Area sowie diversen Datencubes auf Basis des Microsoft SQL Servers. Die parallele Einführung aller Berichtsmodule hat tragfähige Strukturen für die konzernweit einheitliche Berichterstattung geschaffen. Um den engen Projektzeitplan einzuhalten, war allerdings ein entsprechender Einsatz von Manpower aus beiden Fachbereichen erfolgsentscheidend. Diese Anfangsinvestition hat sich für PEMA jedoch gelohnt: Abgesehen davon, dass die lauffähige Berichtsumgebung Voraussetzung für die ERP-Implementierung war, hat das IDL-Projekt die anschließende ERP-Umstellung erleichtert sowie die Zusammenarbeit von Controlling und Konzernberichtswesen weiter verbessert, z.B. durch Nutzung des zuvor ausgearbeiteten Kontenrahmens, Drilldown und Drill-through und gemeinsam definierte Berichtsstrukturen. »Durch die eigenständige Weiterentwicklung können wir die Wertschöpfung der IDL-Lösung kontinuierlich weiter steigern.« Die Finanzexperten von PEMA konnten sich außerdem schon während des Projekts so gut einarbeiten, dass sie die Systemlösung nun selbstständig nach Bedarf weiter ausbauen können. So enthielt die BI-Komponente für das interne Reporting beim ersten Rollout ein webbasiertes Management-Dashboard für die Geschäftsleitung, an das nun weitere EntscheiderEbenen angebunden werden. Außerdem wird die dargestellte GuV weiter in die Tiefe aufgesplittet. Inzwischen sind u.a. ABC-Analysen auf Kunden- und Produktgruppen-Ebene oder Analysen der Mietverträge, der Services zur Werkstattsteuerung oder wichtige KPI wie die Auslastungsquote der Truck- und TrailerFlotte dazugekommen. Hohe Reporting-Qualität Die »Industrie-Sicht«, die das Management bei der Steuerung der Geschäftsbereiche unterstützt, steht damit in immer höherer Granularität parallel neben der Finanzsicht des Bankenreportings. Beide Perspektiven sind im Ergebnis der GuV deckungsgleich, und die verdichteten Informationen können durch Drillthrough bis auf die Belegebene im ERPSystem zurückverfolgt werden. »In der integrierten Lösung führen wir das Bankenreporting für unsere Muttergesellschaft und das interne ManagementReporting stimmig parallel.« Die Vorteile der modernen Berichtsplattform zeigen sich u.a. bei der Berichterstattung an die Muttergesellschaft. Die monatliche Abschlusserstellung und Datenlieferung funktioniert heute weitgehend automatisiert, so dass der vorgegebene Zeitrahmen von zehn Tagen für die Datenlieferung problemlos eingehalten werden kann. Durch die konsistenten Kennzahlen hat sich außerdem der Diskussionsbedarf erheblich verringert, da Abschluss- und Controllingdaten übereinstimmen und bis ins Detail transparent und nachvollziehbar sind. »Im Konzernberichtswesen haben wir auf One-Truth-Basis für unsere internen Kunden nun immer die richtigen Zahlen verfügbar.« »Viele Vertriebsreports, für deren Erstellung wir früher 3 Stunden brauchten, liegen nun auf Knopfdruck vor.« Marcel Kanngießer, Head of Group Reporting, PEMA GmbH Jörg Schwedler, Head of Controlling, PEMA GmbH Die Lösung Die PEMA GmbH ist der führende herstellerunabhängige Full-Service Nutzfahrzeugvermieter von Komplettzügen der schweren Klasse in Europa und stellt ihren Kunden moderne, energie- und umweltschonende Fahrzeuge zur Verfügung. Die moderne PEMA-Flotte bietet dank einer breiten Produktpalette vielseitige Transportlösungen sowie modulare Service-Dienstleistungen mit Komponenten wie Wartung, Reparatur und Mautabrechnung im europaweiten Werkstattnetz. PEMA benötigte für die Berichterstattung an die französische Muttergesellschaft eine professionelle Konsolidierungslösung. Da zugleich eine Umstellung des ERP-Systems anstand, hat das Unternehmen die Chance genutzt, eine komplett integrierte Systemlandschaft mit konzernweit einheitlichen Buchungs- und Berichtsstrukturen zu implementieren. Für das externe und interne Berichtswesen wurde eine durchgängige IDL-Lösung eingeführt, die von der Abschlusserstellung über das Vertriebscontrolling und ein Management-Dashboard bis zur Finanzplanung alle Aufgaben zentral unterstützt. Durch automatisierte Datenströme und valide Daten ist das Berichtswesen nun effizient und absolut zuverlässig. PEMA wurde 1976 gegründet und hat heute rund 600 Mitarbeiter. Neben dem Stammsitz in Herzberg und weiteren Niederlassungen in Deutschland verfügt PEMA über Standorte in ganz Europa. Als Unternehmen der GEFA-Gruppe gehört PEMA seit 2008 zum Geschäftsbereich Societe Generale Equipment Finance des französischen Bankenkonzerns Societe Generale. www.pema.eu PEMA modernisiert das komplette Berichtswesen Konsolidierung, Reporting und Dashboard aus einem Guss Die Technologie IDL.KONSIS IDL.FORECAST IDL.COCKPIT IDL.XLSLINK (Connector) IDL.IMPORTER Microsoft SQL Server www.idl.eu Standorte der IDL-Unternehmensgruppe: Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich Zentrale: IDL GmbH Mitte • Tannenwaldstraße 14 • 61389 Schmitten • +49 (0)6082 9214-0 IDL-01-09-15 Datenquellen: Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Excel Car_O, FleetboardSAP-System BEST PRACTICE Das Unternehmen