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Reparaturen im Werk SAP Best Practices
Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Einsatzmöglichkeiten Dieses Szenario deckt die Bearbeitung eines Servicefalls, bei dem die Serviceaktivitäten im Werk durchgeführt werden, ab – von der ersten Meldung des Problems durch den Kunden bis zum Zeitpunkt der Fakturierung.
Vorteile
Kundenkontraktverwaltung Kundenservice und Auftragsverwaltung Reparaturabwicklung Bestandsführung Anwendungsübergreifendes Arbeitszeitblatt Equipment-Handling Aufwandsbezogene Fakturierung
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Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Abläufe im Szenario Wichtige Abläufe im Szenario
Kundenkontrakt anlegen Servicemeldung anlegen Servicemeldung ändern Reparaturauftrag anzeigen Rücklieferung mit Bezug auf Kundenauftrag anlegen Bestandsübersicht Reparaturauftrag ändern – Reparaturen beginnen Serviceauftrag anzeigen Serviceauftrag ändern Verwendete Materialien rückmelden Warenausgänge buchen Gerätematerial anzeigen Zeiterfassung (211) Plan-/Istkosten prüfen Serviceauftrag technisch abschließen Equipment über Equipmentliste anzeigen Status des Reparaturauftrags anzeigen Fakturaanforderung anlegen Fakturabeleg anlegen
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Erforderliche SAP-Anwendungen und Benutzerrollen
Erforderlich Enhancement package 5 for SAP ERP 6.0
Benutzerrollen
Dienstleister (Service) Lagermitarbeiter Einkäufer Sachbearbeiter Vertrieb Servicemitarbeiter Sachbearbeiter Fakturierung
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Prozessbeschreibung im Detail
Reparaturen im Werk Ein Servicemitarbeiter legt im System eine Servicemeldung an. Die Servicemeldungsnummer wird im weiteren Reparaturablauf als RMA-Nummer (Return Material Authorization) verwendet. Der Servicemitarbeiter führt eine Garantieprüfung für die Servicemeldung durch und legt einen Servicevertrag an. Das Servicecenter informiert den Kunden darüber, dass er den Laptop an das zentrale Servicecenter senden muss. Die Servicemeldungsnummer (RMA) muss auf dem Lieferbeleg angegeben werden, da der Laptop andernfalls vom Servicecenter abgelehnt wird. Wenn die erforderlichen Ersatzteile nicht im Lager sind, müssen sie bestellt werden. Aus der Servicemeldung wird dann ein Reparaturauftrag erzeugt, damit der gesamte Reparaturprozess kontrolliert und abgerechnet werden kann. Im Reparaturauftrag wird der beschädigte Laptop automatisch durch die angelegten Retourenpositionen zugewiesen. Anhand eines Positionsvorschlags wird automatisch ein Serviceauftrag angelegt, damit die Reparaturen ausgeführt werden können. Nach Abschluss der Reparaturen werden die Kosten (Stundensätze und Ersatzteile) für den Serviceauftrag bestätigt. Der reparierte Laptop wird an den Kunden zurückgeliefert, und der endgültige Reparaturstatus kann angezeigt werden. Das Servicecenter legt eine Fakturaanforderung an. Diese wird im Reparaturauftrag als zusätzliche Position angezeigt und ist kein separater Beleg (im Gegensatz zu der Fakturaanforderung beim Service vor Ort). Anschließend wird der Reparaturauftrag fakturiert. Die Kosten und Erlöse, die für den Serviceauftrag anfallen, werden in regelmäßigen Abständen auf den Reparaturauftrag abgerechnet und können dort evaluiert werden.
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Ablaufdiagramm Es müssen Kunden-kontrakte angelegt werden.
Kundenkontrakt anlegen
Servicemeldung anlegen
Servicemeldung ändern
Lagermitarbeiter
Dienstleister (Service)
Ereigni s
Reparaturen im Werk
Serviceauftrag anzeigen
Einkäufer
Rücklieferung mit Bezug auf Kundenauftrag anlegen
Warenausgang buchen
Gerätematerial anzeigen
Sachbearbeite r Vertrieb
Bestandsübersicht anzeigen
Reparaturauftrag ändern – Reparaturen beginnen
Zeiterfassung (211)
Sachbearbeiter Fakturierung
Servicemitarbeiter
Reparaturauftrag anzeigen
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Serviceauftrag ändern
Verwendetes Material rückmelden
Plan-/Istkosten prüfen
Status des Reparaturauftrags anzeigen
Serviceauftrag technisch abschließen
Equipment über Equipmentliste
anzeigen
Fakturaanforderung anlegen
Fakturabeleg anlegen
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Legende
Symbol
Beschreibung
Verwendungshinweise
Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung.
Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben.
SAPextern
Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen.
Geschäftsaktivität/ -ereignis
Einheitenprozess
Prozessreferenz
Teilprozessreferenz
Prozes sentsch ei-dung
Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt.
Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet.
Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument.
Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird.
Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.
Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an.
Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.
Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an.
Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument.
Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen.
Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getroffen werden muss.
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Diagrammverbindung
Papierausdruck/ Dokument
Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen.
Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario.
Symbol
Beschreibung
Verwendungs-hinweise
Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms.
Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt.
Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular.
Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.
Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.
Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg.
Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus.
Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird.
Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager.
Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden.
Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien.
Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar.
Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systementscheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde.
Finanzielle Istdaten
Budgetplanung
Manuell er Prozess
Bestehend e Version/ Daten
Systementschei -dung: Pass/Fai l
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Anhang Verwendete Stammdaten
Servicewerk
Material/Service Material Auftraggeber Warenempfänger Zahler Werk Lagerort Buchungskreis Kostenrechnungskreis Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Mitarbeiter
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