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Systembeschreibungen
1.
Definitionen von Begriffen die im folgenden Dokument verwendet werden:
1.1
Software as a Service
Unter "Software as a Service" (kurz SaaS) verstehen wir auf Seiten des Auftragnehmers die Bereitstellung eines Kernservice und zusätzlichen Services im Zusammenhang mit butler/comp.ASS Kern-Systeme, die Sie als Auftraggeber in Ihrem SaaS Vertrag gebucht haben. Verschiedene Zusatzservices hängen u. a. von unterschiedlichen Randfaktoren ab, die prosozial GmbH nicht zu vertreten hat. Beispielhaft sind folgende Services in unserem Rechenzentrum u. a. vorhanden/buchbar: Kernservice butler/comp.ASS Inklusive ständiger Update/Upgrade Services Aktuelle Sicherheitsupdates wie auch Virenscanner im Rechenzentrum Wartungsdienste aller beteiligter Server Datensicherung E-Mail Empfang und Versand über Office 365 (empfohlen) oder einen anderen Provider EGVP (Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach) – Zertifizierung erforderlich SAM-Schnittstelle, u. a. Mein Büro in einem Internet Browser Windows Phone App mit Terminen und Eingangskorb Ständiger Update/Upgrade Services Kalenderveröffentlichung über iCal z.B. in den office 365 Kalender Telefax-Dienst mit eigener Nummer (0261201618 - xxxx) Zertifizierter Datenaustausch (em@w) mit der Bundesagentur für Arbeit LuV Signatur mit der Bundesagentur für Arbeit z. Zt. über Internet Explorer "Wissen 21" App für Windows Vertreter Dienst – Zugriff eines anderen SaaS-Nehmers auf den eigenen Hoheitsbereich Elektronischer Datenaustausch z.B. von Hilfen, Betreuungsfällen Schneller und sicherer Zugriff auf "Die-Beste-Hilfe" Plattform Online Banking zum nächtlichen automatischen Abholen von Bankauszügen Office 365 Integration zur einfachen Nutzung Skype for business als Kommunikationsplattform und Supportplattform OneNote als Schreibblock (auch ohne Online-Zugriff) Excel als Power- Listen-, Grafiken- und Kalkulations-Tool Kontakte Abgleich ab Windows Phone 8.1 kompatibel Auslesen und halbautomatisches Verarbeiten von eingescannten PDF (mit OCR) – Scanner incl. OCR Software erforderlich
1.2
Rechenzentrum
Das prosozial Rechenzentrum steht in Koblenz (Deutschland) und ist entsprechend den Vorgaben nach BDSG §9 gesichert. Die Daten werden u. a. in einer Microsoft SQL Server Datenbank betrieben. Die Dokumente im Dokumenten Management System (DMS) werden chaotisch, speicherarm, nach Möglichkeit einmalig jedoch mehrfach vernetzbar, bevorzugt im Format PDF abgelegt. Die derzeitige Bereitstellung von
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Systembeschreibungen butler/comp.ASS erfolgt über die Microsoft Remote Desktop Services (RDP) als Remote App. Wir setzen auf Technologien der Fa. Microsoft. Der volle Leistungsumfang der oben aufgeführten Services steht nur im prosozial Rechenzentrum zur Verfügung.
1.3
DMS
Unser Dokumenten Management System (DMS) verwaltet im System die eingebrachten Dateien. Diese werden versioniert, nicht änderbar und nicht löschbar gespeichert. Der Anwender verfügt über keinen Zugriff auf gelöschte Dateien, ein Papierkorb kann in manchen Fällen zur Verfügung stehen.
1.4
Hardware Compatibility Liste (kurz HCL)
In den Systemvoraussetzungen verweisen wir auf unsere HCL. Diese listet unterstützte wie auch empfohlene Geräte wie bspw. Laptops, Tablets, Drucker etc. pp. auf. Diese finden Sie stets aktuell unter www.prosozial.eu/saas/
1.5
Microsoft Konto / Microsoft Registrierung
Mit dem Microsoft Konto ist es möglich, unsere Services auf mobilen Geräten zu verwenden. Sie benötigen dieses Konto um die Windows 8/8.1 Phone App sowie auch die Windows 8.1/10 App „Wissen 21“ aus dem Windows Store zu beziehen.
2.
Systemvoraussetzungen für die Software-Produkte
Folgend werden die entsprechenden Systemvoraussetzungen an Ihre Geräte für die Nutzung der jeweiligen Software-Produkte beschrieben.
2.1
Für die Nutzung von butler/comp.ASS Kernservice "Remote App"
Zur Nutzung von (butler/comp.ASS) als "Remote App" sind derzeit folgende Mindestvoraussetzungen an dem jeweiligen Gerät zu erfüllen (aktuell verbindlich unter www.prosozial.eu/saas/)
2.1.1
Microsoft RDP 8 kompatibler Client
Unterstützt werden von uns zurzeit die RDP 8 Clients mit Windows 7 Service Pack 2 (aktueller Patch Stand), Windows 8/8.1 (jeweils aktueller Patch Stand) und Windows 10. Unsere Angaben beziehen sich auf diese Systeme und werden daraufhin optimiert. Unterstützung zu anderen Clients werden von uns grundsätzlich kostenpflichtig als Dienstleistung ohne Funktionsgarantie geleistet, von einer Expertise der Fremdsysteme unsererseits kann nicht ausgegangen werden. Die empfohlenen Internetverbindungsgeschwindigkeiten pro Anwendungsprofil finden Sie unter www.prosozial.eu/saas/
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Systembeschreibungen Die erforderliche Internetverbindungsgeschwindigkeit ist abhängig vom Nutzungsverhalten (Scannen, Drucker etc.) und muss an das jeweilige Arbeitsverhalten angepasst werden. Zugang zum Rechenzentrum Hierbei handelt es sich um den gesicherten technischen Tunnel des jeweiligen Anwenders zum Rechenzentrum Koblenz, der zur gleichen Zeit nur von einem Anwender auf einem Gerät nutzbar ist. Dieser Tunnel wird von einem Gerät beim Starten der "Remote App" auf das andere Gerät übertragen, so dass ein nahtloses Weiterarbeiten möglich ist - es entsteht kein Datenverlust. Nach einer Stunde Inaktivität kann durch prosozial die "Remote App" automatisch abgemeldet werden. Durch Service-Levels werden die Zeitintervalle zur Abmeldung konkretisiert. Eine Neuanmeldung ist jederzeit möglich. Nicht gespeicherte Tätigkeiten gehen verloren. Jeder Anwender erhält zur Nutzung der "Remote App" einen eigenen personalisierten Zugang, mit dem die Authentifizierung durchgeführt wird. Bei Verlust der Zugangsdaten oder bei Verdacht auf Missbrauch durch Dritte ist dies unverzüglich der Kundenbetreuung anzuzeigen. Benutzer Der Account besteht aus einem Benutzernamen der Ihrer E-Mail Adresse entspricht und einem sicheren Kennwort.
Zur
Gewährleistung
der
Sicherheit
ist
diese
E-Mail
Adresse
Bestandteil
des
Sicherheitssystems. Bei Verlust des Kennworts ist nur der Zugang über diese E-Mail Adresse möglich. Kennwort Es ist ein sicheres Kennwort für den Benutzer Zugang zum Rechenzentrum zu verwenden. Die Kennwortrichtlinien erfordern ein sicheres Passwort. Zurzeit mindestens 9 Zeichen Länge, und mindestens je 1 Zeichen aus 3 der 4 Kategorien Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Sonderzeichen, Zahlen. Der Auftragnehmer ist berechtigt, in eigenem Ermessen die Kennwortrichtlinien zu ändern. Benutzer können das Passwort unter folgender Adresse ändern: https://rzp.hilfeprodukte.de/RDWeb/Pages/de-DE/password.aspx Die "Remote App" arbeitet nur über eine sichere und verschlüsselte Verbindung. Der Zugriff erfolgt entweder über eine RDP-Kachel oder per Webbrowser (URL: https://rzp.hilfeprodukte.de/RDWeb), womit die Remote App gestartet wird. Aktuelle Installations-Anleitungen finden Sie unter www.prosozial.eu/saas/ Bei Zugriff per Webbrowser und URL ist ein aktueller Internet Explorer Version 11 oder höher erforderlich. Support wird nur im Rahmen der Systemspezifikationen geleistet. Zur Nutzung von z. B. Hilfefilmen sind Lautsprecher oder Kopfhörer erforderlich. Es werden keine anderen Programme zur Verfügung gestellt, außer es ist ausdrücklich erwähnt. Ein Windows-Explorer zur Datei-Auswahl innerhalb der "Remote App" wird zur Verfügung gestellt. In der Anwendung ist ein Schreibbüro und die Anzeige/Bearbeitung/Erzeugung von PDF Dateien enthalten. Im Rechenzentrum steht ein Internet Explorer mit eingeschränkter Nutzung zur Verfügung. Die aktuell erlaubten Internet Adressen finden Sie auf www.prosozial.eu/saas/ Für anderweitige Adressen ist der lokale Internet Browser auf Ihrem Endgerät zu verwenden. Das Einscannen von Dokumenten erfolgt in eine festgelegte Ordnerstruktur auf dem lokalen Endgerät hinein. Die optimale Nutzung erfordert die Ablage im PDF Format inkl. Text-Layer durch aktiviertem OCR. Kompatible und empfohlene Scanner finden Sie auf unserer www.prosozial.eu/saas/.
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Systembeschreibungen Windowskompatible Drucker sind normalerweise eingebunden und verfügbar. Ebenso der Windows Faxdrucker. Damit Sie Dateien und Dokumente in das DMS von (butler/comp.ASS) über die "Remote App" integrieren können, werden alle lokal verfügbaren Laufwerke des Endgeräts in das Rechenzentrum mit eingebunden. Die Laufwerke sind nur innerhalb der eigenen Sitzung verfügbar. Weiterhin ist die Zwischenablage aktiviert, um entsprechend Dateien und Inhalte austauschen zu können. EGVP, ein elektronisches Verfahren zum Austausch mit Gerichten befindet sich zurzeit in Entwicklung Bei Buchung des Telefax Dienstes erhalten Sie eine Rufnummer aus dem Koblenzer Ortsnetz zugeteilt, über die gesendet und empfangen wird. Zur weiteren Empfangsnutzung Ihrer vorhandenen Rufnummer können Sie in Ihrem Fax eine Rufumleitung auf diese neue Nummer einrichten. SMS Dienst zurzeit nicht vorhanden Virtuelle Kooperation Mit Beauftragung einer virtuellen Kooperation ermöglicht der Auftragnehmer nach beiderseitigem Einverständnis den Zugang per "Remote App" zur jeweiligen kompletten Installation des Auftraggebers. Der Auftraggeber ist für die gesamte Administration des Kooperationszuganges innerhalb von butler/comp.ASS zuständig. Die virtuelle Kooperation kann jederzeit durch einseitige Aufkündigung beendet werden. Bei Kündigung wird prosozial innerhalb der vereinbarten Reaktionszeiten den Zugang auf die Installation des Auftraggebers beenden. Online Banking (zum nächtlichen automatischen Abholen von Bankauszügen Testtsystem Bei Buchung des Services "Testsystem" stellen wir Ihnen eine Kopie des Echtsystems zur Verfügung. Dieses Testsystem wird nicht in die Datensicherung mit einbezogen und bei Neuerstellung jeweils überschrieben. Die Einzelheiten der Nutzung werden individuell vereinbart. Für den Support des Clients verwenden wir Skype for business. Dafür ist es erforderlich, das mindestens Skype for business Web App funktioniert. Für Einzelheiten siehe www.prosozial.eu/saas/
2.2
Für die Nutzung von SAM Diensten im Browser
ist eine Systemanmeldung erforderlich. ist ebenso ein gängiger Internet-Browser in aktueller Version und eine Internet Verbindung erforderlich ist eine stabile Verbindung für die Nutzung der Inhalte erforderlich.
2.3
Für die Nutzung der Windows App "Wissen 21"
ist ein aktuelles Microsoft Betriebssystem ab Windows 8.1 erforderlich ist eine Internetverbindung, um Inhalte zu erhalten erforderlich. Inhalte werden teilweise offline verfügbar gemacht und gehalten. Die Installation erfolgt über den Windows Store (Suchwort im Store "prosozial") URL: http://www.prosozial.eu/saas/ ist ein prosozial Konto erforderlich. ist ein Microsoft Konto erforderlich.
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Systembeschreibungen
2.4
Für die Nutzung von der "butler App" für Windows Phone
ist ein aktuelles Windows Phone ab Windows 8 erforderlich ist eine Internetverbindung erforderlich, um Inhalte zu erhalten. Inhalte werden teilweise offline verfügbar gemacht und gehalten. Die Installation erfolgt über den Windows Phone Store (Suchwort im Store "prosozial"; URL: http://www.prosozial.eu/saas/) ist eine Systemanmeldung erforderlich. ist ein Microsoft Konto erforderlich.
3.
Sicherheitsbestimmungen für den Anwender (Virenschutz und Firewall)
Der Auftragnehmer speichert derzeit Ihre Daten im prosozial Rechenzentrum in Koblenz und schützt Ihre Daten gegen Schadsoftware. Damit dies gewährleistet werden kann, müssen auch Sie Ihre Endgeräte entsprechend schützen. Somit ist es mindestens erforderlich, dass Sie einen aktuellen Virenscanner und eine entsprechende Firewall installiert haben und den Status dieser Programme überwachen. Im Windows Sicherheitscenter/Wartungscenter ist es erforderlich, dass keine sicherheitsrelevanten Warnungen ignoriert werden. Weiterhin ist es erforderlich, dass technische Sicherheitsmaßnahmen von Microsoft beibehalten werden, wie bspw. die "User Access Control" / Benuzterkontensteuerung (kurz UAC) darf nicht deaktiviert werden. Zum Schutz des Rechenzentrums setzt die prosozial GmbH Kontrollmechanismen zur Überwachung des Sicherheitsstatus der Endgeräte ein. Wir behalten uns das Recht vor, inkompatible, bzw. von Viren infizierte Endgeräte von der Nutzung unserer Anwendungen zu Ihrem und unseren Schutz auszuschließen. Aktuelle Sicherheitshinweise finden Sie unter http://www.prosozial.eu/saas/. Sollte eine allgemeine, akute Gefahr bestehen, sind die sicherheitsrelevanten Maßnahmen umzusetzen. Weiterhin können als infiziert erkannte Dateien, die in das Rechenzentrum vom Auftragnehmer (selbstständig oder von extern, bspw. per E-Mail) hinzugefügt werden sollen, automatisch und ohne Rückmeldung an den Verursacher gelöscht werden, wenn dies technisch notwendig erscheint.
4.
Datensicherung
Im Rechenzentrum Koblenz werden Ihre Daten so verarbeitet, dass von einem technischen Datenverlust nicht auszugehen ist. Zur Wiederherstellung nach Fehlern durch menschliches Versagen, hält der Auftragnehmer verschiedene Datensicherungen bereit. Die zeitliche Taktungen sind 15 minütig, täglich, wöchentlich und monatlich. Bei der Rekonstruktion der Daten fallen Kosten an. Bei einem Totalausfall des Rechenzentrums durch höhere Gewalt, beträgt der Datenverlust max. 24 Stunden. Eine monatliche, räumlich getrennte Datensicherung wird durch prosozial sichergestellt. Für eine verschlüsselte, geo-redundante Datensicherung im Hoheitsbereich des Auftraggebers, bieten wir einen Zusatz Dienst in Verbindung mit Microsoft Office 365 an. Die Datensicherung besteht aus einer
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Systembeschreibungen täglichen Datensicherung des DMS und einer monatlichen Sicherung der Datenbank. Der Auftraggeber und der Auftragnehmer halten den Schlüssel zur Entschlüsselung.
5.
Education/Non-Profit/Governement Berechtigung
Unsere Dienste unterliegen den Lizenzbestimmungen unserer Partner, deren Einhaltung wir verpflichtet sind und berechtigt sind, Änderungen an diesen weiter zu geben. Dies kann auch technische Umbauten erfordern. Der Auftragnehmer ist einer umweltschonenden Wirtschaftlichkeit verpflichtet. Sollten Sie Microsoft Education/Non-Profit/Governement berechtigt sein und über einen vergünstigten Tarif verfügen, sind Sie dafür verantwortlich, gegenüber der Firma Microsoft Ihren Status nachzuweisen. Sollten Sie gegenüber Microsoft diesen Status verlieren, ist dies umgehend bei uns anzuzeigen. Sollte dies versäumt werden, werden entsprechende zusätzlich anfallende Gebühren von Seiten des Auftragnehmers Ihnen in Rechnung gestellt. Auf Verlangen ist diese Berechtigung dem Auftragnehmer vorzulegen.
6.
Geräte zur Nutzung unserer Services
Für
aktuelle
Geräte,
die
wir
zur
Nutzung
unserer
Services
empfehlen,
besuchen
Sie
bitte
http://www.prosozial.eu/saas/.
7.
Microsoft Office 365
Bei Microsoft Office 365 unterscheiden wir zwischen den Office 365 Produkten und den Diensten. Das butler/comp.ASS System integriert sich in das Microsoft Office 365 System von Microsoft. Es enthält, entwickelt und hält instand - Datenaustausch- und Synchronisierungs-Dienste, sowie Informations- und Lernmaterialen, die ein ganzheitliches Gesamtsystem ergeben. Dazu passt der Auftragnehmer in eigenem Ermessen die eigenen Services dieser Umwelt an. Um die einzelnen Dienste nutzen zu können, ist es erforderlich, dass die entsprechenden Zugangsdaten in den Registrierungen des butler/comp.ASS hinterlegt sind. Für die ordnungsgemäße Hinterlegung ist der Auftraggeber verantwortlich. Der Auftragnehmer unterstützt hierbei durch Warnsysteme und Hinweise. Der Auftraggeber ist verantwortlich für den Abschluss des Microsoft Office 365 inkl. ADV Vertrags mit der Firma Microsoft. Die Firma prosozial GmbH wird beauftragt mit der Delegierten Administration. Dazu wird die Partner ID der Firma prosozial hinterlegt: 1047764 Die Firma prosozial GmbH kann mit der gesamten Abwicklung gegenüber Microsoft beauftragt werden und handelt dann im Namen des Auftraggebers. Die Grundfunktionalitäten von butler/comp.ASS funktionieren auch ohne Microsoft Office 365.
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Systembeschreibungen 7.1
Folgende Dienste sind buchbar:
Integration der OneDrive Business Kontakte Synchronisation Kalender Integration Einbinden der Kalender in den Office 365 Kalender aus den SAM Schnittstellen (ical) OneNote Einbinden der OneNote Mappe in den butler/comp.ASS Webseite / SharePoint Intranet Internet Skype for business Einrichten von Federation z.B. zu Skype E-Mail Integration mit eigener Domäne Email Archivierung Abholen der Mails und Löschen nach der Abholung E-Mail Migration Benutzerkontenverwaltung Verwaltung der Lizenzen in Verbindung mit der Verwaltung der Benutzerkonten Domänen Übernahme Integration in office 365 KK Antrag; Hosting bei einem Provider des Auftragnehmers Neue Domäne Bestellen einer neuen Domäne und Integration in Office 365
8.
E-Mail
Für die Integration von E-Mails in butler/comp.ASS werden folgende E-Mail Provider unterstützt: Microsoft Office 365 "Modul Exchange" Microsoft Konto (Dienst von Microsoft Outlook.com / Outlook.de) Deutsche Telekom GMX Web.DE E-Mails werden per gesicherter POP3 und SMTP Verbindung (SSL) abgeholt und versendet. Die Größe von ein- und ausgehenden E-Mails ist begrenzt, in der Regel auf 25 MB pro E-Mail. Zusätzlich gelten die jeweiligen Begrenzungen der jeweiligen E-Mail Provider. Eingehende E-Mails werden nach der Abholung beim E-Mail Provider gelöscht. Die Anzahl der Tage, die die E-Mails beim Provider verbleiben, ist konfigurierbar, maximal 100 Tage. Dies betrifft nur bereits in butler/comp.ASS empfangene E-Mails. Die in butler/comp.ASS empfangenen E-Mails sind dauerhaft gespeichert und dort einsehbar.
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9.
Wartung / Verfügbarkeit
Unser Rechenzentrum in Koblenz steht Ihnen grundsätzlich 365 Tage à 24 Stunden im Jahr zur Verfügung. Ökologisch effizient werden z. B. nachts und am Wochenende Wartungsaufträge sowie Datensicherungen und weitere Aktualisierungen durchgeführt. Dabei erreichen wir bei ständiger Verfügbarkeit eine hervorragende Energieeffizienz.
10. Wartung Der Auftragnehmer stellt sicher, dass die Systemumgebung der angebotenen Services, die im Rechenzentrum des Auftragnehmers zur Verfügung stehen, ständig überwacht wird. Bei Aktualisierungen orientieren wir uns hier an Microsoft und dem sogenannten Patch Day. Derzeit werden von Seiten Microsoft alle sicherheitskritischen Updates an jedem 2. Dienstag eines Monats zur Verfügung gestellt. Nach abschließenden Tests hier im Hause werden diese freigegeben. Die Installation erfolgt somit am darauffolgenden Samstag. An diesen Samstagen kann es zu Einschränkungen bei der Verfügbarkeit kommen. Sollten Aktualisierungen durchgeführt werden oder ungeplante Ausfälle auftreten, werden diese unter http://www.prosozial.eu/saas/ publiziert.
11. Verfügbarkeit Unser Rechenzentrum, über das wir unsere Services zur Verfügung stellen, ist hochverfügbar. D. h. wir garantieren Ihnen hier eine 98%ige Verfügbarkeit.
12. Ständiger Update/Upgrade Services Der Auftragnehmer hält die eingesetzte Software auf dem Stand der Technik.
13. Speicherverhalten Die Daten des Auftraggebers werden einerseits in einer Microsoft SQL Server Datenbank sowie im Dokumenten Management System gespeichert. Wir berechnen pro genutztes Gigabyte (GB) (im DMS) z. Zt. 0,20 EUR pro Monat. Beachten Sie, dass Dateien, die ein- und ausgecheckt werden, versioniert gespeichert werden. Somit entsteht Ihnen hier evtl. Mehrbedarf an Speicher. Bei einer Datenübernahme Ihrer Daten werden diese als Dateien in das Verzeichnis "Alte_Texte" gespeichert und nicht gesichert. Durch Zuordnung dieser Alt-Texte in das DMS leeren Sie dieses Verzeichnis. Nach 3 Monaten berechnen wir pro genutztes GB 1 EUR pro Monat.
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Systembeschreibungen
14. Kündigung Nach erfolgter und bestätigter Kündigung stellen wir Ihnen nach Beauftragung die letzte Datensicherung der Datenbank und des DMS zur Verfügung. Die Daten werden auf einem Speichermedium verschlüsselt ausgeliefert. Das Kennwort zur Entschlüsselung wird Ihnen separat zur Verfügung gestellt. Die Daten auf dem
Rechenzentrum
können
3
Monate
nach
Ende
des
Vertrages
gelöscht
werden.
Eine
Aufbewahrungspflicht der Kundendaten durch den Auftragnehmer nach Kündigung besteht nur nach ausdrücklicher schriftlicher Vereinbarung. Nach Entlastung durch den Auftraggeber kann eine Löschung jederzeit schriftlich beauftragt werden.
15. Fair Use! Wir gehen von einer üblichen Verwendung unserer Services im vereinbarten Bereich aus. Grobe Überschreitungen des Üblichen sind zu verhandeln, bzw. werden nach Ankündigung in Rechnung gestellt. Z. B.: Ein Betreuer, der einen externen Faxdienst über unsere Plattform anbietet entspricht nicht dem üblichen Gebrauch.
16. Anpassungen an Systemvoraussetzungen / Systembeschreibung Unsere Services sollen den aktuellen Anforderungen, dem aktuellen Stand der Technik und Wissenschaft ständig genügen. Daher sind wir gezwungen im Fluss zu bleiben. Unsere Systemvoraussetzungen werden sich entsprechend, z. B. wegen neuer Technologien, Entwicklung neuer Services etc. verändern. Hierfür bedarf es keiner Aktualisierung des Vertrages. Sofern sich Änderungen ergeben, werden Sie möglichst frühzeitig informiert. Aktuelle Informationen rund um das Rechenzentrum erhalten Sie jederzeit auf http://www.prosozial.eu/saas/.
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