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Sekretärin Sekretär INHALT Tätigkeitsmerkmale. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 Anforderungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Beschäftigungsmöglichkeiten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Berufsaussichten. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Ausbildung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 Berufsgruppe: Sekretariat, Büroorganisation, Office Management. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Weiterbildung. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Aufstieg und Selbstständigkeit. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Durchschnittliches Bruttoeinstiegsgehalt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Impressum. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
TÄTIGKEITSMERKMALE SekretärInnen übernehmen organisatorische und administrative Tätigkeiten zur Unterstützung der Unternehmensleitung. Dies ist daher ein vielseitiger Tätigkeitsbereich an der Schnittstelle zu allen Abteilungen und Stabstellen des Unternehmens. SekretärInnen führen allgemeine Sekretariatstätigkeiten durch wie Terminorganisation, Postbearbeitung, Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Erstellung von Excel-Listen, Reports und Präsentationen, Bestellung von Büromaterialien, Telefonbetreuung, Pflege der Klientendatenbank, Akten- und Fristenverwaltung Ablage- und Aktenverwaltung, Koordination von Terminen. SekretärInnen wirken als Kommunikationsschnittstelle zu internen Abteilungen sowie externen KundInnen und GeschäftspartnerInnen. Sie verfügen über fundierte Kenntnisse im Umgang mit Bürosoftware (z.B. MS Office, SAP) und Microsoft Dynamics NAV, das ist eine Standardsoftware für ERP-Systeme*. SekretärInnen übernehmen auch die Organisation und Vorbereitung von Meetings und Events. Bei betriebsinternen Besprechungen oder geschäftlichen Verhandlungen führen SekretärInnen das Protokoll. SekretärInnen sind auch für die Bearbeitung von Rechnungen, Mahnwesen, Vorbereitungsarbeiten der Lohnverrechnung sowie für Basis-Buchhaltungstätigkeiten verantwortlich. Das Reisemanagement sowie die Reisekosten- und Spesenabrechnung gehört ebenfalls zu ihren Aufgaben sowie die Mitwirkung beim Projektcontrolling und Vorbereitung von Honorarabrechnungen.
*ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning): Software, die unternehmerische Aufgaben abbildet und zur Unterstützung der Ressourcenplanung des gesamten Unternehmens eingesetzt wird, z.B. SAP und PeopleSoft.
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ANFORDERUNGEN hohe Kommunikationsfähigkeit, sattelfeste Rechtschreibung, Organisationsgeschick, sehr gute Englisch-Kenntnisse, strukturierter und selbstständiger Arbeitsstil, Diskretion, gepflegtes Auftreten, gute Allgemeinbildung und höfliche Umgangsformen, interkulturelle und soziale Kompetenz. Interesse - je nach Branche - an technischen oder Umwelt-Themen, Immobilien, Werkstoffen, medizinische Themen o.A.
BESCHÄFTIGUNGSMÖGLICHKEITEN Beschäftigungsbereiche finden sich in vielen Bereichen der Wirtschaft, in Büros von Gewerbe-, Industrieund Handelsunternehmen, Immobilienwirtschaft, Bauunternehmen, Hotels bzw. Tourismus- und Businesshotellerie, Banken und Versicherungen sowie verschiedenen Institutionen und Organisationen im öffentlichen Dienst bzw. Verwaltung. Häufig werden rechtsanwaltliche oder medizinische SekretärInnen gesucht (z.B. in Rehabilitationskliniken, wo u.a. auch Arztbriefe und Befunde nach Diktat, bzw. mit Spracherkennungssystem erstellt werden).
BERUFSAUSSICHTEN Mit entsprechender touristischer Grundausbildung und Berufserfahrung können HotelsekretärInnen in sämtlichen Abteilungen eines Hotelbetriebes, aber auch in anderen Bereichen der Tourismus- und Freizeitwirtschaft (z.B. Events, Messen und Kongresse, bei Fremdenverkehrsverbänden) tätig sein. Bei entsprechender Weiterbildungsbereitschaft und mit entsprechender Berufserfahrung besteht die Möglichkeit, in höhere Positionen des Hotelmanagements, wie z.B. Sales- oder Marketing ManagerIn, ChefIn der Reservierungszentrale in einem Hotel oder einer Reservierungsagentur für mehrere Hotels auf- oder umzusteigen.
AUSBILDUNG Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAS, HAK, HBLA, Lehre) oder Schule für wirtschaftliche Berufe, z.B. Handelsschule, Fachbereich Office Management und E-Business, Handelsakademie Fachrichtung Sprachen und Tourismus, HLA für Tourismus, Fachschule für wirtschaftliche Berufe Ausbildungsschwerpunkt Ernährung, Wellness und Sport, Wirtschaftsfachschule, Tourismusfachschule. Kurse und Seminare: Z.B. Praxislehrgang Büro- und DatenverarbeitungssekretärIn, Lehrgang für Büroberufe Lehrgang für Office Management WIFI: Basislehrgang und Aufbaulehrgang Office Assistent/in In Jobausschreibungen werden oft AllrounderInnen mit Detailkenntnissen, etwa aus dem Rechnungs- und Bestellwesen oder technisches Grundwissen aus dem Bauwesen gesucht.Je nach Branche werden höher qualifizierte Arbeitskräfte verstärkt nachgefragt.
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In manchen Jobausschreibungen wird der Abschluss einer bestimmten Studienrichtung (Rechtswissenschaften) oder bestimmte Kenntnisse der Terminologie (Fachbegriffe) vorausgesetzt. Eine fachliche Ausbildung – je nach Branche - eignet sich in jeden Fall meist als Berufseinstieg.
Berufsgruppe: Sekretariat, Büroorganisation, Office Management Fachschulen
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Büro- und Datenverarbeitungsschule (Dauer: 2 bis 3 Jahre; Standort: Graz). Einjähriger Lehrgang für Office Management (Dauer: 1 Jahr; Standort: 1030 Wien). Einjährige Wirtschaftsfachschule (Dauer: 1 Jahr; Standorte: Amstetten; Baden; Baumgartenberg; Bezau; Bramberg am Wildkogel; Bregenz; Dornbirn; Ebensee; Feldkirch; Hermagor; Klagenfurt; Krems; Krieglach; Lanzenkirchen; Leoben; Linz; Neumarkt am Wallersee; Pfaffenhofen; Pinkafeld; Spittal an der Drau; St. Jakob im Rosental; St. Valentin; St. Veit an der Glan; Stockerau; Villach; Vöcklabruck; 1030 Wien; 1090 Wien; 1170 Wien; 1190 Wien; 1230 Wien). Einjährige Wirtschaftsfachschule für Hörbeeinträchtigte (Dauer: 1 Jahr; Standort: 1130 Wien). Fachschule für wirtschaftliche Berufe, Ausbildungsschwerpunkt Büromanagement und Tourismus (Dauer: 3 Jahre; Standort: St. Veit an der Glan). Fachschule für wirtschaftliche Berufe, Ausbildungsschwerpunkt Creative Office Management (Dauer: 3 Jahre; Standort: Wörgl). Handelsschule, Fachbereich Anwendungsorientierte Büroorganisation (Dauer: 3 Jahre; Standort: Leibnitz). Handelsschule, Fachbereich Büroorganisation und Kommunikation (Dauer: 3 Jahre; Standort: Neunkirchen). Handelsschule, Fachbereich Digital Office und Webdesign (Dauer: 3 Jahre; Standort: 1050 Wien). Handelsschule, Fachbereich Office Management (Dauer: 3 Jahre; Standorte: Baden; Bezau; Bludenz; Braunau; Bruck an der Leitha; Bruck an der Mur; Eisenstadt; Feldbach; Feldkirch; Freistadt; Fürstenfeld; Gänserndorf; Hall in Tirol; Hartberg; Imst; Innsbruck; Judenburg; Kitzbühel; Klagenfurt; Krems; Laa an der Thaya; Landeck; Leoben; Lienz; Liezen; Linz; Linz-Auhof; Lustenau; Mattersburg; Mistelbach; Oberpullendorf; Oberwart; Ried im Innkreis; Salzburg; Schärding; Schwaz; Stegersbach; Stockerau; Telfs; Villach; Vöcklabruck; Voitsberg; Waidhofen; Weiz; Wels; 1010 Wien; 1030 Wien; 1100 Wien; 1220 Wien; Wörgl; Wiener Neustadt; Ybbs an der Donau). Handelsschule, Fachbereich Office Management und betriebliche Kommunikation (Dauer: 3 Jahre; Standort: Zell/See). Handelsschule, Fachbereich Office Management und E-Business (Dauer: 3 Jahre; Standort: 1120 Wien). Handelsschule, Fachbereich Office Management und Publishing (Dauer: 3 Jahre; Standort: Wiener Neustadt). Handelsschule, Fachbereich Office und Sales Management (Dauer: 3 Jahre; Standort: Hallein). Handelsschule, Fachbereich Sekretariatswesen, Buchführung und Kalkulation (Dauer: 3 Jahre; Standort: St. Johann im Pongau). Handelsschule, Fachbereich Verkaufs- und Büroorganisation (Dauer: 3 Jahre; Standort: Salzburg).
Weitere Ausbildungsmöglichkeiten
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Alle kaufmännischen Schulen (mit sämtlichen Fachrichtungen) Alle Schulen für wirtschaftliche Berufe (mit sämtlichen Fachrichtungen)
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WEITERBILDUNG Z.B. Kolleg für Tourismus- und Freizeitwirtschaft, zweijährige Büro- und Datenverarbeitungsschule – Abendkurs, zweijährige Wirtschaftsfachschule mit sozialintegrativem Unterricht, Bürokaufmann/frau, Kolleg an Handelsakademien - Ausbildungsschwerpunkt Human Resources and Diversity Management (Bilinguales Kolleg). Je nach Tätigkeitsfeld können auch fundierte Kenntnisse in Bereichen wie Rechnungswesen, Kommunikation, Einkauf u.a. erforderlich sein. Es gibt dafür von Seiten der verschiedenen Schulungsträger zahlreiche Weiterbildungsangebote in Bereichen wie Bürosoftware, Büroorganisation, Fremdsprachen sowie Führungs-Assistenz und insbesondere Office-Management. Weiterbildungsmöglichkeiten bieten z.B. wirtschaftsorientierte Universitätsstudien sowie einschlägige Fachhochschul-Studiengänge.
AUFSTIEG UND SELBSTSTÄNDIGKEIT Aufstiegsfunktionen in diesem Bereich sind Assistenz der Geschäftsführung, ChefsekretärIn oder BüroleiterIn. Bei entsprechender beruflicher Verwendung gibt es auch Karrieremöglichkeiten als Projectmanagers, Supervisors, Administrators oder in Senior-Funktionen. SekretärInnen können eine selbstständige Berufsausübung anstreben, z.B. im Rahmen eines sog. Freien Gewerbe, etwa zur Durchführung von büromäßigen Tätigkeiten für Dritte einschließlich Korrespondenz und Botendienste sowie Entgegennahme und Weitergabe telefonischer Nachrichten, Büroarbeiten, Schreibbüro, Evidenzbüro (Lagerung, Aktualisierung und Vernichtung von Akten), Handelsgewerbe. Die Website des Bundesministeriums stellt jährlich die aktualisierte Bundeseinheitliche Liste der freien Gewerbe zur Verfügung.
DURCHSCHNITTLICHES BRUTTOEINSTIEGSGEHALT € 1.640,00 - € 1.830,00 Die Datengrundlage bilden die entsprechenden Kollektivverträge. Diese werden um Informationen aus anderen Quellen wie zum Beispiel Microzensus-Daten (Statistik Austria) ergänzt.
IMPRESSUM Für den Inhalt verantwortlich: Arbeitsmarktservice Österreich - Bundesgeschäftsstelle Abteilung Arbeitsmarktforschung und Berufsinformation Treustraße 35-43 1200 Wien E-Mail:
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