Time Management

Transcript

Zefektivnění přechodu absolventů UPOL do praxe, reg. č. CZ.1.07/2.2.00/28.0049 Ing. Zlatko Tvrdoň - Time management Úvod S rostoucím množstvím povinností může být těžké si zorganizovat čas tak, aby bylo vše hotovo v termínu a aby práce byla vyvážena také dostatečným odpočinkem. Nedostatek času trápí většinu populace. Avšak hlavním problémem není jeho nedostatečné množství, ale špatné uspořádaní jednotlivých aktivit. Time management lze přeložit jako management času. Jedná se o shrnutí postupů, doporučení a nástrojů pro efektivní plánování. Mezi aktivity, jež spadají do time managementu se řadí např. plánování, stanovení cílů, vymezení priorit nebo delegování. Efektivní trávení času bývalo spojováno pouze s pracovní činností, ale v dnešní době se tento obor rozšířil také do osobních aktivit. Přesto je time management stále jednou ze základních oblastí vzdělávání v rámci leadershipu. Jedním z nejznámějších autorů publikací souvisejících s time managementem byl Stephen Covey. Tento americký autor, lektor a řečník se zabýval především plánováním. Dle jeho studií lze plánování rozdělit do čtyř generací. Plánování času se během těchto generací vyvíjí od používání budíku či alarmu, jako upozornění na určitý úkol, až po zavádění cílů a rolí jako řídících prvků systému. Time management byl měl vždy začít stanovením cílů a priorit. Seznam úkolů a jejich rozdělení podle důležitosti pomáhá zefektivnit práci, hlavně v situaci, kdy se nahromadí více úloh najednou. Pečlivé vytvoření plánu pomáhá předcházet zbytečnému stresu. Ne každý dokáže pracovat pod tlakem, to může vést ke snížení pracovního nasazení a neschopnosti soustředit se. Efektivní řízení času je spojeno také s osobním leadershipem. Jedním z mnoha důvodů neefektivního využívání času může být prokrastinace. Pojem Zefektivnění přechodu absolventů UPOL do praxe, reg. č. CZ.1.07/2.2.00/28.0049 prokrastice označuje odkládání nepříjemného úkolu. Příčinou může být např. strach z osobního selhání. Zlatko Tvrdoň se ve své prezentaci zabývá především problémy, které jsou spojeny se soustředěním, zvládnutím stresu a vyvážení pracovní činnosti a relaxace. Každý si občas stěžuje na nedostatek času. Měli bychom si však uvědomit, že pokud bychom dostali více času, také bychom ho využili a nebylo by to dost. Důležité je s časem správně hospodařit. Time management Time management je efektivní řízení vlastního času. Time management se zabývá především časem v souvislosti s pracovními povinnostmi. Pokud se lidé snaží šetřit čas na nesprávném místě, dochází velmi často k nedorozuměním. Jestliže někomu něco vysvětlujeme a v rámci úspory času nepoužíváme popisná slova, může dojit ke zmatkům, druhá strana nepochopí to, co je vysvětlováno a naopak časem plýtváme. V případě, že nedostaneme úplnou informaci tak si zbytek začneme domýšlet, a taktéž dochází k nedorozumění. Pokud nám člověk napoprvé neporozumí, neznamená to, že jsme věc špatně vysvětlili. Může to znamenat, že druhá strana neposlouchala. Někdy stačí věc pouze zopakovat. Není potřeba ztrácet čas vymýšlením jiných způsobů vysvětlení. Uspořádání času Nejprve je potřeba zjistit, jak efektivně využíváme čas. Musíme zpětně zhodnotit, jak hospodaříme s pracovním časem. Jedním se způsobů může být vytvoření tzv. snímku dne. Nejčastější problémem bývá narušování soustředění. Přestože nás někdo vyruší jen na několik minut, může to trvat až půl hodiny, než se opět začneme plně soustředit. Důležité je soustředit se na konkrétní úkol a plnit zadání postupně, jedno za druhým. Situace kdy probíhá práce na několika úlohách a nic není dokončeno, navozuje pocit stresu a může vézt až k syndromu vyhoření. Plnit pracovní úkoly bez stresu je možné pouze po zavedení konkrétních pravidel. Čtyři stupně vědomosti a) nevědomá nevědomost - Doslova nevím, že něco nevím. b) vědomá nevědomost - Získání informací, v tomto konkrétním případě o hospodaření s časem. c) vědomá vědomost - Rozhodnutí udělat změnu. Zefektivnění přechodu absolventů UPOL do praxe, reg. č. CZ.1.07/2.2.00/28.0049 d) nevědomá zautomatizování. vědomost - Zavedení si určitých pravidel a jejich Pokud je před námi nepříjemný úkol je dobré naladit se na pozitivní vlnu. Pozitivní přístup práci usnadní a také ušetří čas. ABC analýza Analýza, která se zabývá prioritním řešením úkolů. Někdy se stává, že před sebou máme několik důležitých povinností, nevíme do které se dříve pustit a dostáváme se do časového presu. Je důležité zamyslet se a rozhodnout, na která zadání se v takové situaci budeme soustředit. ABC analýza určuje pořadí úloh podle jejich důležitosti. Proaktivita Schopnost nenechat se ničím vyrušovat a plně se soustředit na úlohu. Existuje pouze a jen zadání, dokud není dokončeno. Prokrastinace Odkládání nepříjemných povinností. Problémem je, že přestože úkol neplníme, stále na něj myslíme a dostáváme se do stresu. Zloději času Vymezením tzv. zlodějů času nalezneme příčiny toho, proč čas nevyužíváme efektivně. Tyto příčiny je vhodné pojmenovat a sepsat na papír. Stres Existují dva druhy stresu, pozitivní a negativní. a) Pozitivní stres neboli eustres – Odvozeno od slova euforie. Jedná se o pozitivní hormony v důležité situaci (např. pocit po zkoušce, svatba apod.). b) Negativní stres neboli distres – K distresu dochází během přípravy např. na zkoušku nebo pracovní pohovor, úměrně se zvyšuje s nedostatkem času. Únava a relaxace Proti stresu a únavě se dá bojovat správný dýcháním. Vhodným dechovým cvičením je, když se čtyřikrát zhluboka nadechneme a poté se vrátíme zpět do klidného, pomalého dýchání. Relaxace je důležitou součástí pracovního procesu a je nezbytné dělat malé přestávky i během plnění úkolu. TEST Zefektivnění přechodu absolventů UPOL do praxe, reg. č. CZ.1.07/2.2.00/28.0049 1. Time management je: a) zaobírání se vlastním časem b) řízení času c) hospodaření s časem d) efektivní řízení vlastního času 2. Jedním ze způsobů zpětného hodnocení našeho hospodaření s časem je: a) záznam dne b) snímek dne c) denní záznam d) denní rutina 3. Definice nevědomé vědomosti může být: a) Vím, že něco nevím. b) Vím, že něco vím. c) Nevím, že něco nevím. d) Nevím, že něco vím. 4. Vědomá vědomost může být definována jako: a) Zautomatizování pravidel. b) Rozhodnutí udělat změnu. c) Získání informací o dané problematice. d) Žádná z odpovědí není správná. 5. ABC analýza určuje: a) pořadí úkolů podle jejich důležitosti. b) důležitost úkolů. c) pořadí úkolů podle délky jejich zpracování. d) důležitost úkolů z pohledu zaměstnavatele. Zefektivnění přechodu absolventů UPOL do praxe, reg. č. CZ.1.07/2.2.00/28.0049 6. Proaktivita je založená na: a) schopnosti říct ne. b) umění komunikace. c) schopnosti soustředění se na daný úkol. d) trpělivosti. 7. Prokrastinací rozumíme: a) stresující situaci. b) schopnost vyhnout se problému. c) řešení nepříjemných povinností. d) odkládání nepříjemných povinností. 8. Slovo eustres je odvozeno od slov: a) eufemismus a stres b) euforie a stres c) euro a stres d) Žádná z odpovědní není správná. 9. Distres je charakterizován jako: a) negativní stres b) pozitivní stres c) stres obecně d) uvědomělý stres 10. Relaxace je: a) důležitou součástí pracovního procesu. b) narušování pracovního procesu. c) ztrátou času. d) ukázkou nedostatku disciplíny. 1-d, 2-b, 3-a, 4-b, 5-a, 6-c, 7-d, 8-c, 9-a, 10-a