Wir Finden, Dass Dein Büroalltag Einfacher Sein Sollte!

Transcript

Wir finden, dass Dein Büroalltag einfacher sein sollte! Die einfachste Art mit Dokumenten zu arbeiten EFFIZIENTE I N F O R M AT I O N S L O G I S T I K Zu viele Dokumentenarten ? Wir finden, dass Ihr Büroalltag einfacher sein sollte. Der Büroalltag wird immer komplizierter ? Darüber denken wir jeden Tag nach und entwickeln seit über 25 Jahren Softwarelösungen, die Ordnung in Daten- und Dokumentenchaos bringen. Zu viele Informationen ? Zu viele Ablageorte ? Zu viele Datenformate ? Die Aufgaben werden verteilt bearbeitet ? Die Sachbearbeitung dauert immer länger ? Die Fehlerquote steigt ? Die Rentabilität sinkt ? Dabei gehen wir neue Wege: Vorhandenes nutzen, verbessern und daraus was ganz Neues machen. Kompliziertes wieder einfach machen. Das treibt uns an, das macht uns Spaß. Damit Ihr Business wieder schneller, sicherer und profitabler wird. Seite 1 DER inPoint WEG ZU MEHR EFFIZIENZ Zusammenführen, was zusammengehört und so einfach und sicher wie möglich zur Nutzung bereitstellen. Ablegen Jedes erfolgreiche Unternehmen hat einen Organisations- und Ablageplan:  Wo werden E-Mails, MS-Office und andere Dokumente abgelegt?  Wie werden diese in digitalen Akten zusammengeführt und organisiert?  Welche Aufgaben und Termine sind mit diesen Dokumenten verbunden?  Wer soll und wer muss darauf zugreifen können, - immer oder nur zeitlich begrenzt?  Wann dürfen Dokumente gelöscht werden, bzw. welche Dokumente sind rechtssicher zu archivieren? Zugreifen Eine zentrale Ablage und Zugriff über verschiedene Wege: Desktop App, MS-Outlook, MS-Office, MS-Explorer So einfach wie möglich, so sicher wie nötig. Seite 2 MEHR EFFIZIENZ DURCH NEUE IDEEN inPoint DMS ist „viele“ Archive Verwenden, was schon vorhanden ist inPoint DMS für ist extrem flexibel. Nahezu alle Änderungen an der Archivstruktur, Funktionen und Berechtigungen sind mit wenigen Klicks direkt in der Applikation durchführbar. Die meisten Mitarbeiter_innen haben mit MS-Outlook ein Ordner Ablagesystem aufgebaut um den Büroalltag zu vereinfachen. Eine gute Idee, weil ohnedies der Großteil des Tagesgeschäftes via E-Mail organisiert wird. Und es geht noch besser. Der neue digitale Aktenschrank. So einfach war Dokumentenmanagement noch nie: Das globale Firmenarchiv wird, inklusive aller Anwenderrechte, vom Systemverantwortlichen betreut und verwaltet. Anwender können die Ablage nutzen, aber strukturell nicht verändern. Das persönliche Archiv erlaubt dem Anwender hingegen eine eigene flexible Ablagestruktur aufzubauen. Die Dokumente werden zentral archiviert und sind vor Verlust geschützt. Wenn Anwender Dokumente und Akteninhalte für ausgewählte Mitarbeiter freigegeben haben, können diese im Share Archiv eingesehen werden. Kennzeichnen Sie häufig benötigte digitale Akten mit einem einzigen Mausklick als Favoriten für schnellen Zugriff. Seite 3 Sofern die E-Mail Archivlösung inPoint Content Server für Exchange (inPoint CSE) installiert ist, hat der Anwender hier die Möglichkeit im E-Mail Archiv zu recherchieren. inPoint für MS-Outlook Dokumentenverwaltung ist eine MS-Outlook Erweiterung (AddIn) für Microsoft Outlook ab Version 2010 und vereint die Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung und MS-Outlook auf ganz neue Art. Nach der Installation findet der Anwender in MS-Outlook ein zusätzliches Menü (Ribbon) und ein Dokumentenmanagement Fenster. D I G I TA L E A K T E MIT MS-OUTLOOK Alles sehr bekannt: Im Ribbon findet sich eine neuer Tab um digitale Akten anzulegen und zu verwalten, Akteninhalte mit KollegInnen zu teilen, Wiedervorlagen zu verwalten, Skype Protokoll im Akt abzulegen, u.v.m. Übersichtliche Hierarchie: Für jede Fachanwendung (Personal, Fuhrpark, ..) wird die Ablagehierarchie wie gewohnt dargestellt (Raum, Schrank, Ordner ..). Die Volltextsuche im inPoint Archiv ist extrem schnell und bietet Drill-Down Funktionen zum Verfeinern der Trefferliste. Der Archiv Wechsel von Unternehmensarchiv zu persönlichem Archiv ist auf Knopfdruck möglich. Eigene Dokumente können mit anderen Personen (Gruppen) geteilt werden. Der Aktendeckel bietet auf einem Blick alle Eckdaten und Bearbeitungszustände. Archivierte E-Mails werden durch ein Symbol gekennzeichnet. Übersichtlich: Zusatzinfos lassen sich auf- und zuklappen. Die Spalten der Dokumentenliste lassen sich filtern, verschieben und sortieren. Archiviert wird einfach per Drag & Drop in die Dokumentenzone. Dokumente in der Trefferliste werden angeklickt und im Vorschaufenster angezeigt, bzw. zur Bearbeitung geöffnet. Seite 4 D I G I TA L E A K T E D E S K T O P VA R I A N T E Die inPoint Desktop Variante kann als eigenständiger Dokumentenmanagement Client genutzt werden. Die Anwendung bietet die gleichen Funktionalitäten wie in der MS-Outlook Add-on Ausführung. Der Archiv Wechsel von Unternehmensarchiv zu persönlichem Archiv ist auf Knopfdruck möglich. Eigene Dokumente können mit anderen Personen (Gruppen) geteilt werden. Übersichtliche Hierarchie: Für jede Fachanwendung (Personal, Fuhrpark, ..) wird die Ablagehierarchie wie gewohnt dargestellt (Raum, Schrank, Ordner ..). Die Volltextsuche im inPoint Archiv ist extrem schnell und bietet Drill-Down Funktionen zum Verfeinern der Trefferliste. Der Aktendeckel bietet auf einem Blick alle Eckdaten und Bearbeitungszustände. Übersichtlich: Zusatzinfos lassen sich auf- und zuklappen. Quick View: Der Klick auf ein Dokument führt zu einer Voransicht. Die Bearbeitung mit der App (z.B: Word) wird hier gestartet. Die Spalten der Dokumentenliste lassen sich filtern, verschieben und sortieren. Archiviert wird einfach per Drag & Drop in die Dokumentenzone. Seite 5 D I G I TA L E A K T E MS-OFFICE Ein digitaler Aktenschrank, - eingebettet in MS-Office So einfach kann Dokumentenverwaltung sein. Alles sehr bekannt: Anwender nutzen in MS-Office den digitalen inPoint Aktenschrank wie ein Laufwerk, - mit allen dahinterliegenden Berechtigungen. Dokumente werden nach Änderungen und der Funktion ‚Speichern‘, im inPoint Archiv abgelegt. Bei ‚Speichern unter‘ wird eine neue Dokumentenversion erzeugt. Übersichtliche Hierarchie: Für jede Fachanwendung (Personal, Fuhrpark, ..) wird die Ablagehierarchie wie gewohnt dargestellt (Raum, Schrank, Ordner ..). Übrigens, wie in allen inPoint DMS Produkten. Explorer Optik: Die Suche und Darstellung der Archivinhalte folgt der vertrauten MS Explorer Philosophie. Pfad, Volltextsuche und Anzeige , - alles wie gewohnt. Seite 6 D I G I TA L E A K T E MS-EXPLORER Alles sehr bekannt: Einfacher geht es tatsächlich nicht mehr. Der digitale inPoint Aktenschrank, eingebettet als Laufwerk im MS Explorer. Einfach anklicken und in der inPoint Ablage navigieren. Seite 7 Navigation wie in inPoint für MS Outlook: Die Ablage Hierarchie wird als‚ ‚breadcrumb‘ dargestellt. Dokumentenliste sortieren durch Anklicken in der Kopfzeile. Suchen und finden mit der integrierten Volltextsuche. Mache es einfach Mache es mit inPoint MEHR EFFIZIENZ MIT CONVENIENCE LÖSUNGEN Für einen schnellen Start in Ihrer Organisation haben wir praxiserprobte Ablagemodelle vorbereitet, die Sie natürlich an Ihre Anforderungen anpassen können. Alle Lösungen können mit MS Outlook, MS-Office, MS-Explorer und der inPoint DMS Desktop Version genutzt werden. Auch gleichzeitig ! Sie finden keine passende Vorlage für Ihre Ideen? Kein Problem. Gerne helfen wir Ihnen beim Aufbau Ihrer speziellen digitalen Aktenverwaltung. inPoint DMS Lösungen Seite 9 Eingangsrechnungen Personal verwalten Projekte verwalten Fuhrpark verwalten Verträge verwalten Digitale Rechnungsablage, komfortabel und rechtskonform. Die sichere Personalakte mit temporärer Sharefunktion. Mit Fristenverwaltung und Abonnement Funktion meistert Ihr Team einfach jedes Projekt. Dokumente zu Fahrzeugen und Maschinen strukturiert und komplett. Eine zentrale Vertragsablage und nie wieder Fristen versäumen. T E C H N I S C H E D AT E N FUNKTIONSUMFANG SERVER inPoint OS Win2008R2 (bis Win2012R2) Globales Firmenarchiv und persönliche Anwender Ablage Archiv Datenbank MS-SQL 2008 (bis MS-SQL 2012) Ordner und/oder Dokumente mit anderen Anwendern teilen (Share) Framework MS .NET 3.5 Frei definierbare Schlagworte / Attribute für Ordner und/oder Dokumente Schlagwortkatalog zur einfachen und sicheren Verschlagwortung CLIENT Anbindung an mehrere Datenquellen inPoint OS Win7, Win8 x32 und x64 MS-Office Office 2010, Office 2013 x32 und x64 Framework .NET 4.5.1 Dokument Konvertierung von Office (und andere) nach PDF (oder PDF/A) Outlook Client Add-on Office Integration (als Storage Provider) Add-on Windows Explorer Integration Add-on SICHERHEIT Rechtesystem Archivierung von Chat logs (z.B. Skype) Basierend auf Microsoft Active Directory / LDAP ARCHIV HYBRID STORE Compliance Frei definierbarer Löschschutz auf Dokumententyp Z.B. Rechnung, Dienstvertrag, … Speichermedien Alle marktgängigen RAID Systeme Simple File Storage - Netzwerk Share Stand-Alone Desk Client Offline Unterstützung Volltext Suche (inkl. Dokumenten Inhalte) Integrierte Schnelle Vorschau von Dokumente (ohne 3rd party tools!) Terminverwaltung für Akten und Dokumenten mit Wiedervorlagen/Erinnerung (als Email, Outlook Termine oder Aufgaben) Prozess basierende Workflows und Aufgaben Seite 10 Der einfachste Weg mit Dokumenten zu arbeiten H&S Heilig und Schubert Software AG Goldschlagstrasse 87-89, 1150 Wien Österreich tel. +43 (1) 21555 fax.ext. 200 mail: [email protected] web: www.hs-soft.com H&S Heilig und Schubert InformationsManagement GmbH O‘ Brien Strasse 3, 91126 Schwabach Deutschland tel: +49 (0) 9122 87227-0 fax: +49 (0) 9122 87227-399 inPoint ist eine Marke der H&S Heilig und Schubert Software AG. Microsoft, Windows, Microsoft Windows und Microsoft SQL Server sind in den USA eingetragene Marken der Microsoft Corporation. Andere Produktnamen und Logos werden zur Identifikation der Produkte verwendet und sind eingetragene Marken der jeweiligen Hersteller. Copyright 11/2015 by H&S Heilig und Schubert Software AG. Änderungen vorbehalten. Garantien für Produkte und Services werden ausschließlich in der entsprechenden, zum Produkt/Service gehörigen Garantieerklärung beschrieben. Aus dem vorliegenden Dokument sind keine weiter reichenden Garantieansprüche abzuleiten. H&S übernimmt keine Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben.