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Software zur Aufzeichung und Wiedergabe von Audiosignalen Software for recording and playing audio signals www.steno-s.de www.steno-s.com BEDIENUNGSANLEITUNG OPERATING INSTRUCTIONS Inhaltsverzeichnis 1. Das Programm steno-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.1 Was ist eine Mitschnitt-Software? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.2 PC-Systemvoraussetzungen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.3 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.3.1 Lizenzierung . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.4 Anschluss von Mikrofon oder anderem Audiosignal . . . . . . . . . . . . . 6 1.5 Optionales Zubehör für den PC-Betrieb mit steno-s . . . . . . . . . . . . . 6 1.6 So starten Sie steno-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.7 So beenden Sie steno-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 1.8 Das Aufnahmefenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 1.9 Das Wiedergabefenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 2. Aufnahme- und Wiedergabeparameter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2.1 Aufnahmegerät auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2.2 Aufnahmeeinstellungen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 2.3 Wiedergabegerät auswählen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.4 Einstellungen im Audiomixer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 2.4.1 Aufnahmequelle im Audiomixer einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 2.4.2 Wiedergabequelle im Audiomixer einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 2.4.3 Optionen im Audiomixer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 3. Die Aufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.1 Starten der Aufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 3.2 Aufnahme automatisch bei Programmstart starten . . . . . . . . . . . . . 18 3.3 Stoppen der Aufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.4 Statusanzeige der Aufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 3.5 Meeting öffnen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.6 Meeting löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 3.7 Meeting umbenennen oder verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.8 Meeting speichern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 3.9 Meeting schließen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 3.10 Zeitmarken „Marker“ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 3.10.1 Vorbereitete Marker setzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 3.10.2 Vorbereitete Marker löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.10.3 Vorbereitete Marker nachträglich setzen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 3.10.4 Vorbereitete Marker ändern. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.10.5 Vorbereitete Marker verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 3.10.6 Anderes Marker-Icon für vorbereitete Marker wählen . . . . . . . . . . 27 3.10.7 Datei oder Verknüpfung als vorbereitete Marker setzen. . . . . . . . . 28 3.10.8 Mausbefehle im Aufnahmefenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 3.11 Optische Darstellung der Aufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3.11.1 Marker in der Aufzeichnung setzen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 3.11.2 Marker aus der Aufzeichnung löschen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 3.11.3 Marker in der Aufzeichnung ändern . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 3.11.4 Marker in der Aufzeichnung verschieben . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 3.11.5 Anderes Icon für Marker in der Aufzeichnung wählen . . . . . . . . . . 31 3.11.6 Datei oder Verknüpfung als Marker in der Aufzeichnung setzen . . 31 002 3.11.7 Mausbefehle im Aufzeichnungsfenster . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 3.12 Beschreibung erstellen / Eigenschaften anzeigen . . . . . . . . . . . . . . 33 4. Export des Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.1 Meeting auf CD brennen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 4.2 Löschen aller Dateien im Brennverzeichnis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 4.3 Meeting an einen anderen Speicherort exportieren . . . . . . . . . . . . 36 4.4 Begrenzungsmarker festlegen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 5. Die Wiedergabe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 5.1 Wiedergabe des Meetings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 5.2 Lautstärke der Wiedergabe regeln. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 5.3 Meeting in steno-s abspielen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 5.4 Mit steno-s in Microsoft® Word arbeiten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 5.4.1 Funktionalität von steno-s in Word einbinden. . . . . . . . . . . . . . . . . 42 5.4.2 Meeting mit Word verbinden . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 5.5 Texte aller Marker in ein Word-Dokument einbinden . . . . . . . . . . . 44 5.6 steno-s Fenster an Word anpassen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 5.7 steno-s von Word aus starten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 5.8 Wiedergabe von steno-s mit einem Fußschalter steuern . . . . . . . . . 45 5.8.1 Anschluss des Fußschalters . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 5.8.2 Einstellungsoptionen für den Fußschalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 6. Weitere Programmoptionen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 6.1 steno-s automatisch beim Einschalten des Computers starten. . . . . 50 6.2 Funktionen beim Programmstart von steno-s . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 6.3 Optionen für die Darstellung der Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 6.4 Neues Standard-Icon für Marker einstellen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 6.5 Tastaturbefehle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 7. Für Programmierer und Installateure . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 7.1 steno-s über serielle Schnittstelle RS 232 steuern. . . . . . . . . . . . . . . 54 7.2 steno-s über Handshakeleitungen der Schnittstelle RS 232 steuern 54 7.3 Einstelloptionen der RS 232-Steuerung unter steno-s . . . . . . . . . . . 55 8. Tipps und Tricks. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 8.1 Kontakt und Hotline. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 9. Glossar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 10. Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 D 003 1 - Das Programm steno-s In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie • • • • das Programm steno-s installieren und lizenzieren. ein Mikrofon oder ein anderes Audiosignal an Ihren PC anschließen. steno-s starten und beenden. das Aufnahme- und Wiedergabefenster vergrößern bzw. verkleinern können. 1.1 Was ist eine Mitschnitt-Software? Zum Ihrem beruflichen Alltag gehören Konferenzen und Besprechungen. Anschließend wird in der Regel ein Protokoll geschrieben. Früher musste der Schriftführer eifrig jedes Wort mitstenographieren, um nach der Besprechung das Protokoll schreiben zu können. Heute nehmen Sie Ihre Konferenz einfach mit der steno-s Software über einen PC auf und Ihre Sekretärin kann den gesprochenen Text bequem in ihr Textverarbeitungsprogramm eingeben. • Mit steno-s können Sie Sprach- oder Musiksignale auf Ihrem Computer digital aufzeichnen, wiedergeben und verwalten. Sie verfügen im Prinzip über einen Audio-Recorder und Player, mit dem Sie Marker zur Orientierung in der Audioaufzeichnung setzen, Audiodaten exportieren oder steno-s in Word einbinden können. • Verwenden Sie steno-s zum Aufzeichnen Ihrer Sitzungen, Tagungen oder Vorträge. Markieren Sie wichtige Stellen und beschriften Sie diese, um sie jederzeit zu finden. • Binden Sie Dokumente oder Daten in Ihre Audioaufzeichnung ein, um sie später an der richtigen Wiedergabeposition zu öffnen oder benutzen Sie steno-s einfach, um alle Daten gemeinsam in einer Aufzeichnung auf CD zu kopieren und diese Ihrer Sekretärin oder anderen zur Verfügung zu stellen. 1.2 PC-Systemvoraussetzungen Eine allgemein gültige Festlegung der Systemvoraussetzungen für den optimalen Betrieb von steno-s kann aus Gründen der Systemvariabilität von Computerhardware nicht getroffen werden. Nachfolgend finden Sie die Systemvoraussetzungen, die nach eingehender Prüfung mit verschiedenen PC-Geräten als ausreichend ermittelt wurden. Trotzdem kann es auch bei PCGeräten, die die hier angegebenen Voraussetzungen erfüllen, aufgrund von Hardware- oder Softwarekonfigurationen zu Problemen mit steno-s kommen. Eine Gewähr für den Betrieb von steno-s kann in keinem Fall übernommen werden. 004 Hardwarevoraussetzungen: • Intel Pentium-Prozessor ab 1,2 GHz • Hauptspeicher 256 MB-RAM • Festplattenkapazität 40 GB • 20 MB freie Festplattenkapazität für die Programminstallation • Monitor und Grafikkarte mit 1024 x 768 Pixel und 32-Bit Farbqualität • CD- oder DVD - Brenner • Soundkarte mit hochwertigem Mikrofoneingang, Stereo • Lautsprecher oder Kopfhörer (optional) • 1x RS 232-Schnittstelle für den Anschluss eines Fußschalters (optional) • 1x RS 232-Schnittstelle für die Steuerung über Mediensteuerung (optional) • 2x USB 2.0-Schnittstelle für den Anschluss von USB-Audiogeräten (optional) Softwarevoraussetzungen: • Betriebssystem Windows® XP (ab Home Edition) • Microsoft® Word (ab Office 2000) • Internet-Explorer ab Version 4.0 (für die steno-s Hilfedatei) • keine! installierte CD-Brennsoftware, CD-Brennen nur über die aktivierte CDBrennfunktion von Windows® XP • Es wird empfohlen, während der Audioaufzeichnung und während des Brennvorganges keine stark systembelastenden Programme auszuführen, insbesondere keine Software, die den Datenträger, auf dem die Audiodaten gespeichert werden, stark belasten. Empfohlene Einstellungen unter Windows®: • Aktivierung der CD-Brennfunktion von Windows® XP • Deaktivierung der automatischen Standby-Funktionen • Deaktivierung von Bildschirmschonern • Monitoreinstellung 1024 x 768 oder 1280 x 1024 Pixel und 24 oder 32 Bit Farbqualität 1.3 Installation steno-s ist ein Microsoft Windows®-Programm. Sie müssen vor der Installation von steno-s das Betriebssystem Windows XP installiert haben. Um steno-s von einer CD-ROM zu installieren, gehen Sie wie folgt vor: 1. Legen Sie die CD-ROM in das CD-ROM Laufwerk des PCs ein. Falls das Setup-Programm nicht automatisch gestartet wird, führen Sie folgende Schritte aus: 2. Klicken Sie auf das Windows-Symbol „Start“ und in dem geöffneten Menü auf „Ausführen“. 3. Geben Sie in das Textfeld „d:\steno-s setup“ (anstelle von „d“ geben Sie den Buchstaben ein, der dem CD-ROM-Laufwerk entspricht). 4. Klicken Sie auf „OK“ und folgen Sie den Anweisungen des Installationsprogramms. D 005 1 - Das Programm steno-s 1.3.1 Lizenzierung • Nach der Installation ist steno-s voll funktionsfähig. Solange das Programm nicht lizenziert wurde, wird die Aufnahme jedoch in regelmäßigen Abständen unterbrochen, Hinweistexte eingespielt und Hinweismarker in der Aufzeichnung gesetzt. Dabei gehen mehrere Sekunden der Aufzeichnung verloren. • Damit Sie alle Funktionen von steno-s voll nutzen können, müssen Sie das Programm lizenzieren. Teilen Sie hierfür beyerdynamic Ihren Namen, die Firmenbezeichnung und die Produktnummer mit. Ihr persönlicher Lizenzschlüssel wird erstellt und Ihnen mitgeteilt. • Dieser Schlüssel ist an Ihren Rechner gebunden und verhindert, dass das Programm unberechtigt auf weiteren Rechnern genutzt wird. Wenn Sie Ihren Rechner wechseln, ist bei einer Neuinstallation zu beachten, dass Sie den Lizenzierungsvorgang erneut durchführen müssen und einen neuen Schlüssel erhalten. Dieser Schlüssel ist aber nur 3 Tage gültig. Für einen vollwertigen Schlüssel, wenden Sie sich bitte an beyerdynamic GmbH & Co. KG Theresienstraße 8, 74072 Heilbronn E-Mail: [email protected] • Klicken Sie im Aufnahmefenster auf ? und auf Lizenzierung. • Bitte notieren Sie sich Ihre Produktnummer. • Öffnen Sie im Internet die Internetseite zu http://www.steno-s.de oder http://www.beyerdynamic.de. Füllen Sie hier online das Registrierungsformular vollständig aus. • Nach Absenden der Daten erhalten Sie eine E-Mail mit Ihren Registrierungsdaten und dem Lizenzschlüssel. • Tragen Sie unter ? und Lizenzierung Ihren Nutzernamen und den von beyerdynamic erhaltenen Lizenzierungsschlüssel ein. Um Fehler bei der Eingabe zu vermeiden, ist es am einfachsten, die Daten mit „Strg-C“ zu kopieren und mit „Strg-V“ im entsprechenden Feld Lizenzierungsschlüssel einzufügen. Achtung: Für jede Produktnummer gibt es einen anderen Lizenzschlüssel. 1.4 Anschluss von Mikrofon oder anderem Audiosignal • Für die Aufnahme der Besprechung schließen Sie ein Mikrofon an den Mikrofoneingang des PCs an oder ein anderes Audiosignal an den entsprechenden Eingang des PCs. • Zur Aufnahme über Mikrofon können Sie z.B. das bei beyerdynamic erhältliche MPC 70 USB anschließen. Bei diesem Mikrofon ist der Lautstärkepegel schon eingestellt, so dass Sie unter Optionen / Einstellungen allgemein / Aufnahmeparameter und Audiomixer unter Auswahl Aufnahmegerät nur die USB-Quelle auswählen müssen. 1.5 Optionales Zubehör für den PC-Betrieb mit steno-s MPC 70 USB STA 22 STA 33 006 Grenzflächenmikrofon mit USB-Anschluss . . . . . . . . . Best.-Nr. 475.548 Kopfhörer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Best.-Nr. 475.513 Fußschalter (RS 232-Anschluss) . . . . . . . . . . . . . . . . . . Best.-Nr. 475.521 1.6 So starten Sie steno-s • • • • Klicken Sie auf die „Start“-Schaltfläche. Zeigen Sie auf den Menüpunkt Programme. Klicken Sie im Untermenü auf den Menüpunkt steno-s. Das Aufnahme- und Wiedergabefenster von steno-s wird geöffnet. Aufnahmefenster Wiedergabefenster • Im linken Aufnahmefenster können Sie die aktuelle Aufnahme starten und stoppen sowie sogenannte vorbereitete Marker erstellen. • Im rechten Wiedergabefenster sehen Sie bei einer Aufnahme die aktuelle Aufzeichnung oder wenn es eine bereits vorhandene Aufnahme (Meeting) ist, können Sie die Wiedergabe der Aufzeichnung verfolgen und steuern. • Sollen die Fenster nicht getrennt sein, klicken Sie im Aufnahmefenster auf Optionen und Ansicht.Unter Fenster andocken können Sie wählen zwischen: Wiedergabefenster an Aufnahmefenster oben rechts andocken oder Wiedergabefenster an Aufnahmefenster unten rechts andocken. 1.7 So beenden Sie steno-s • Rufen Sie den Menüpunkt Datei - Programm beenden auf oder klicken Sie im Aufnahmefenster auf das Schließfeld . • Schalten Sie den Computer nie einfach aus. Verlassen Sie steno-s immer mit einer der oben beschriebenen Möglichkeiten. • Wenn ein Meeting geöffnet ist, werden Sie gefragt, ob Sie das Meeting beenden wollen. Wenn Sie mit „Ja“ bestätigen, werden Aufnahme und Wiedergabe angehalten, das Meeting geschlossen und steno-s beendet. Wenn Sie mit „Nein“ bestätigen wird der Vorgang abgebrochen. D 007 1 - Das Programm steno-s 1.8 Das Aufnahmefenster Mit der Taste können Sie steno-s maximieren und so auf dem gesamten Bildschirm anzeigen. Dabei werden Aufnahme- und Wiedergabefenster jeweils auf einer Hälfte des Bildschirms dargestellt. Mit der Schaltfläche können Sie das Aufnahmefenster in mehreren Stufen verkleinern. Aufnahmefenster Stufe 1 Sobald Sie ein Meeting geöffnet oder erstellt haben, stehen Ihnen in dieser Größe des Aufnahmefensters alle Tasten zur Verfügung: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Neues Meeting erstellen 1 2 3 4 5 6 7 Meeting zum Brennen vorbereiten Neuen Textmarker in vorbereitete Marker setzen Marker aus vorbereitete Marker löschen Markierten Marker aus vorbereitete Marker im Wiedergabefenster setzen Markierten Marker im Wiedergabefenster setzen und nächsten Marker markieren Neuen Textmarker im Wiedergabefenster setzen 10 11 12 Neuen Marker ohne Text im Wiedergabefenster setzen Wiedergabefenster öffnen / schließen Aufnahme starten Aufnahme stoppen Statusanzeige Aufnahme Schaltfläche zum Vergrößern des Fensters (bei Stufe 1 ohne Funktion) Schaltfläche zum Verkleinern des Fensters 8 9 13 14 Aufnahmefenster Stufe 2 In dieser Größe des Aufnahmefensters stehen Ihnen dieselben Tasten wie beim Aufnahmefenster Stufe 1 zur Verfügung. Der Bereich „Vorbereitete Marker“ ist kleiner. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 13 14 10 008 11 12 Aufnahmefenster Stufe 3 1 2 7 8 9 In dieser Größe des Aufnahmefensters stehen Ihnen folgende Tasten zur Verfügung: 1 Neues Meeting erstellen 2 Meeting zum Brennen vorbereiten 7 Neuen Textmarker im Wiedergabe10 11 12 fenster setzen Neuen Marker ohne Text im Wiedergabefenster setzen 8 Wiedergabefenster öffnen / schließen 9 10 Aufnahme starten 11 Aufnahme stoppen 12 Statusanzeige Aufnahme 13 Schaltfläche zum Vergrößern des Fensters (bei Stufe 1 ohne Funktion) 14 Schaltfläche zum Verkleinern des Fensters Der Bereich „Vorbereitete Marker“ ist nicht mehr vorhanden. 13 14 Aufnahmefenster Stufe 4 1 2 In dieser Größe des Aufnahmefensters stehen Ihnen folgende Tasten zur Verfügung: 1 Neues Meeting erstellen 2 Meeting zum Brennen vorbereiten 8 Neuen Marker ohne Text im 10 11 12 Wiedergabefenster setzen 9 Wiedergabefenster öffnen / schließen 10 Aufnahme starten 11 Aufnahme stoppen 12 Statusanzeige Aufnahme 13 Schaltfläche zum Vergrößern des Fensters (bei Stufe 1 ohne Funktion) 14 Schaltfläche zum Verkleinern des Fensters Der Bereich „Vorbereitete Marker“ ist nicht mehr vorhanden. 8 9 13 14 Aufnahmefenster Stufe 5 Diese Größe des Aufnahmefensters empfiehlt sich, wenn mit steno-s im Textverarbeitungsprogramm Word gearbeitet wird. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche im Aufnahmefenster rechts oben. D 009 1 - Das Programm steno-s 1.9 Das Wiedergabefenster Das Wiedergabefenster hat eine Doppelfunktion: Zum einen können Sie hier die aktuelle Aufzeichnung verfolgen, zum anderen eine schon bestehende Aufzeichnung (Meeting) wiedergeben. Das Wiedergabefenster kann mit der Schaltfläche ( Mit den Schaltflächen schmaler einstellen. ein- bzw. ausgeblendet werden. können Sie auch das Wiedergabefenster um zwei Stufen Mit der Taste können Sie steno-s maximieren und auf dem gesamten Bildschirm anzeigen. Dabei werden Aufnahme- und Wiedergabefenster jeweils auf einer Hälfte des Bildschirms dargestellt. Wiedergabefenster Stufe 1 Das Wiedergabefenster enthält im Bereich „Audioaufzeichnung“ einen Zeitstrahl zur Darstellung der Audioaufzeichnung, Aufzeichnungspausen und Marker des akutell geöffneten Meetings. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Statusanzeige Wiedergabe Start der Wiedergabe Stop der Wiedergabe Sprung zum vorherigen Marker Rücklauf Vorlauf Sprung zum nächsten Marker Wiedergabeton ein / aus Lautstärkeregler Wiedergabe 9 8 1 Notizen 010 2 3 4 5 6 7 Wiedergabefenster Stufe 2 In dieser Größe enthält das Wiedergabefenster folgende Anzeigen bzw. Bedienelemente: 1 2 3 4 7 8 9 Statusanzeige Wiedergabe Start der Wiedergabe Stop der Wiedergabe Sprung zum vorherigen Marker Sprung zum nächsten Marker Wiedergabeton ein / aus Lautstärkeregler Wiedergabe 9 8 1 2 3 4 7 Wiedergabefenster Stufe 3 In dieser Größe enthält das Wiedergabefenster: 1 8 Statusanzeige Wiedergabe Wiedergabeton ein / aus 8 1 Wiedergabefenster Stufe 4 Wenn Sie auf klicken, können Sie auch das Wiedergabefenster als Schaltfläche in der Windows®-Taskleiste ablegen. D 011 2 - Aufnahme- und Wiedergabeparameter In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie • ein Aufnahmegerät auswählen. • die Aufnahme- und Wiedergabequelle (Mikrofon, Soundkarte etc.) einstellen und mit Ihren Aufnahmeressourcen (Speicherplatz) sparsam umgehen können. • die Aufnahmeeinstellungen vornehmen. • einen Speicherort für Ihre Aufnahmedaten auswählen. • ein Wiedergabegerät auswählen. • Einstellungen im Audiomixer vornehmen. 2.1 Aufnahmegerät auswählen • Öffnen Sie im Aufnahmefenster den Menüpunkt Optionen. Unter Einstellungen allgemein öffnen Sie die Registerkarte Aufnahmeparameter. Im Bereich Auswahl Aufnahmegerät finden Sie eine Auflistung der Geräte, die Ihr Computer zur Aufnahme von Audiodaten erkennt. • Um ein anderes Aufnahmegerät auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil rechts im Bereich Auswahl Aufnahmegerät und auf das gewünschte Gerät in der aufgeklappten Liste. Hinweis: • Mit steno-s können Sie auch während der laufenden Aufnahme das Aufnahmegerät wechseln. Technisch bedingt wird die Aufnahme für ca. 1-2 Sekunden unterbrochen und danach mit dem neuen Aufnahmegerät fortgesetzt. 2.2 Aufnahmeeinstellungen • Öffnen Sie den Menüpunkt Optionen. Unter Einstellungen allgemein wählen Sie die Registerkarte Aufnahmeparameter. Im Bereich Auswahl Aufnahmemodus stellen Sie ein, welche Tonspuren (linker bzw. rechter Eingang des Aufnahmegerätes) zur Aufzeichnung benutzt werden soll und ob in Mono oder Stereo aufgezeichnet wird. 012 • Im Bereich Aufnahmequalität stellen Sie ein, mit welcher Samplerate die Aufnahme aufgenommen wird. Eine hohe Samplerate ermöglicht eine Aufnahme mit einem weiten Frequenzgang (Einstellung HIGH entspricht einer oberen Grenzfrequenz von etwa 20.000 Hz und einer Samplingrate von 44.100 Hz), eine niedrige Samplerate begrenzt den Frequenzgang (Einstellung LOW entspricht einer oberen Grenzfrequenz von etwa 10.000 Hz und einer Samplingrate von 22.050 Hz). • Für Sprachaufzeichnungen genügt normalerweise die Einstellung einer geringeren Aufnahmequalität, d.h. die Einstellung LOW. • Je höher die Aufnahmequalität desto höher ist auch der Speicherbedarf auf Ihrem Computer. Die hohe Aufnahmequalität HIGH benötigt den doppelten Speicherplatz der niedrigen Aufnahmequalität LOW. • Im Bereich Audiokomprimierung stellen Sie ein, mit welcher Komprimierungsart die Aufnahme aufgenommen wird. • Eine hohe Komprimierung ermöglicht eine Aufnahme mit einem geringen Speicherplatzbedarf (die Einstellung verlustarme Komprimierung entspricht etwa 1/10 der Einstellung unkomprimiert). • Eine niedrige Komprimierung ermöglicht eine Aufnahme mit mittlerem Speicherplatzbedarf (die Einstellung verlustfreie Komprimierung entspricht etwa 1/4 der Einstellung unkomprimiert). • Die Einstellung unkomprimiert hat einen hohen Speicherplatzbedarf. • Die Einstellung verlustfreie Komprimierung ist vergleichbar mit dem Komprimierungsverfahren „ADPCM“. Es entstehen keine Qualitätsverluste. • Die Einstellung verlustarme Komprimierung ist vergleichbar mit dem Komprimierungsverfahren „mp3“. Die Qualitätsverluste, die durch das Komprimierungsverfahren „mp3“ entstehen, sind kaum hörbar und bei reinen Sprachaufnahmen nicht relevant. D 013 2 - Aufnahme und Wiedergabeparameter Hinweis: • Bitte beachten Sie, dass die Qualität der gesamten Aufnahmekette von vielen Faktoren abhängt (Qualität des Mikrofons, Qualität der Soundkarte etc.). Lassen Sie sich von Ihrem Fachhändler beraten, wenn Sie Probleme mit der Aufnahmequalität haben. • Eine Besonderheit von steno-s ist, dass Sie auch während der laufenden Aufnahme die Aufnahmeeinstellungen wechseln können. Technisch bedingt wird die Aufnahme für ca. 1-2 Sekunden unterbrochen und danach mit der neuen Aufnahmeeinstellung fortgesetzt. • Unter Aufnahmeort sehen Sie, in welchem Ordner auf Ihrem Rechner die Aufnahme gespeichert wird. Wenn Sie auf die Schaltfläche „ändern“ klicken, können Sie einen anderen Pfad für die Speicherung Ihrer Audiodaten auswählen. 2.3 Wiedergabegerät auswählen • Öffnen Sie den Menüpunkt Optionen. Unter Einstellungen allgemein öffnen Sie die Registerkarte Aufnahmeparameter. Im Bereich Auswahl Wiedergabegerät finden Sie eine Auflistung der Geräte, die Ihr Computer zur Wiedergabe von Audiodaten erkennt. • Um ein anderes Wiedergabegerät auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil rechts im Bereich Auswahl Wiedergabegerät und auf das gewünschte Gerät in der aufgeklappten Liste. 2.4 Einstellungen im Audiomixer • Im Audiomixer werden die Audioquellen und Lautstärken für ein Audiogerät (z.B. die Soundkarte) eingestellt. Jedes Audiogerät hat eine bestimmte Anzahl von auswählbaren Audioquellen für die Aufnahme und für die Wiedergabe. Jede Audioquelle kann je nach Typ des Audiogeräts in der Lautstärke, Stummschaltung, Balance etc. eingestellt werden. Bei einigen Audiogeräten gibt es unter Umständen gar keine Audiomixereinstellungen, die von steno-s bedient werden können (z.B. USB - Soundgeräte). Hinweis: • Beim Beenden von steno-s speichert das Programm alle Audiomixereinstellungen, die Sie während der Arbeit mit steno-s gemacht haben. Beim erneuten Start von steno-s werden wieder die Einstellungen aktiviert, die beim letzten Schließen von steno-s aktiv waren. steno-s stellt dadurch sicher, dass die einmal getroffenen Audiomixereinstellungen bei jedem Start wieder aktiv sind, unabhängig von Audiomixerveränderungen durch andere Audioprogramme. • Ohne die richtigen Einstellungen im Audiomixer kann die Aufnahme oder Wiedergabe eines Meetings fehlerhaft sein. 014 2.4.1 Aufnahmequelle im Audiomixer einstellen • Öffnen Sie im Aufnahmefenster den Menüpunkt Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte Audiomixer. Im Bereich Mixereinstellungen der Aufnahme finden Sie folgende Optionen: • Je nachdem, wo Sie ein externes Gerät angeschlossen haben, müssen Sie den richtigen Eingang für die Aufnahme auswählen. • Im Bereich Mixereinstellungen der Aufnahme wählen Sie aus, ob Sie über den Mikrofoneingang oder den Lineeingang Ihrer Soundkarte aufnehmen wollen, indem Sie das jeweilige Kästchen „Auswählen“ mit einem Häkchen versehen. Mit den Schiebereglern stellen Sie die Aufnahmelautstärke für jede Aufnahmequelle ein. • Im Bereich „Aufnahme-Zustandsanzeige“ des Aufnahmefensters können Sie den Aufnahmepegel beobachten, auch wenn Sie die Aufnahme noch nicht gestartet haben. Sie müssen aber ein Meeting geladen oder erstellt haben, um die Anzeige zu aktivieren. • Wenn Sie ein Mikrofon an Ihren PC angeschlossen haben, müssen Sie das Kästchen Auswählen unter Aufnahme-Lautstärke Mikrofoneingang / integriertes Mikrofon mit einem Häkchen versehen. Im Bereich Auswahl des Aufnahmegerätes finden Sie eine Auflistung der Geräte, die Ihr Computer zur Aufnahme von Audiodaten erkennt. Um ein anderes Aufnahmegerät auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil rechts im Bereich Auswahl des Aufnahmegerätes und klicken anschließen auf das gewünschte Gerät in der aufgeklappten Liste. Hinweis: • Eine Besonderheit von steno-s ist, dass Sie auch während der laufenden Aufnahme das Aufnahmegerät wechseln können. Technisch bedingt wird die Aufnahme für ca. 1 - 2 Sekunden unterbrochen und danach mit dem neuen Aufnahmegerät fortgesetzt. • Für spezielle Anforderungen können Sie über die Schaltfläche auf weitere Audioquellen, Schieberegler und Muteschalter der vorhandenen Audiogeräte zugreifen. Diese Einstellungen sind für erfahrene Anwender. D 015 2 - Aufnahme und Wiedergabeparameter 2.4.2 Wiedergabequelle im Audiomixer einstellen • Öffnen Sie im Aufnahmefenster den Menüpunkt Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte Audiomixer. Im Bereich Mixereinstellungen der Wiedergabe finden Sie folgende Optionen: Im Bereich Auswahl des Wiedergabegerätes finden Sie eine Auflistung der Geräte, die Ihr Computer zur Wiedergabe von Audiodaten erkennt. Um ein anderes Wiedergabegerät auszuwählen, klicken Sie auf den Pfeil rechts im Bereich Auswahl des Wiedergabegerätes und klicken anschließend auf das gewünschte Gerät in der aufgeklappten Liste. • Die Aktivierung der Wiedergabe-Lautstärke Master ist zwingend notwendig, um die gesamte Wiedergabe zu aktivieren. Hier stellen Sie mit dem Schieberegler die Wiedergabelautstärke für die Summe aller aktivierten Wiedergabequellen ein. • Je nachdem, welche Wiedergabequelle Sie anhören möchten, müssen Sie den Muteschalter Ton aus der entsprechenden Wiedergabequelle deaktivieren (d.h. Häkchen aus dem Kästchen entfernen). • In der Regel wollen Sie ein steno-s Meeting wiedergeben. Dazu muss die Wiedergabequelle Lautstärke Wave (Meeting) aktiv sein und der Schieberegler auf Maximum (d.h. ganz oben). • Die Aktivierung der Wiedergabequellen Lautstärke Mikrofon oder Lautstärke Lineeingang schaltet den Mikrofoneingang bzw. Lineeingang direkt auf Ihre Wiedergabelautsprecher. Achtung: Dies kann zu unerwünschten elektroakustischen Rückkopplungen führen, die sich in einem stärker werdenden Pfeifton äußern. In der Regel benötigen Sie diese Wiedergabequellen nicht. Zu Prüfzwecken kann es jedoch notwendig sein, hier Einstellungen vorzunehmen. 016 Hinweis: • Für spezielle Anforderungen können Sie über die Schaltfläche auf weitere Audioquellen, Schieberegler und Muteschalter der vorhandenen Audiogeräte zugreifen. Diese Einstellungen sind für erfahrene Anwender. 2.4.3 Optionen im Audiomixer • Öffnen Sie im Aufnahmefenster den Menüpunkt Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte Audiomixer. Im Bereich Mixereinstellungen der Wiedergabe finden Sie folgende Optionen: • Die Aktivierung der Option „Die Mixerparameter sollen von anderen Programmen während der Programmausführung nicht verändert werden“ erlaubt steno-s alle Veränderungen der Mixereinstellungen während der Aktivierung von steno-s zu überwachen. Sollten andere Audioprogramme oder auch der Windows-Audiomixer Einstellungen vornehmen, werden diese von steno-s registriert und sofort wieder rückgängig gemacht. Diese Funktion verschafft Ihnen die Sicherheit, dass von steno-s getroffene Einstellungen im Audiomixer erhalten bleiben. • Die Aktivierung der Option „Aktivierung der automatischen Pegelregelung“ gleicht Aufnahmepegelschwankungen aus. Diese Funktion ist nur wirksam, wenn eine Aufnahmequelle im Bereich Aufnahme aktiv ist. Das bedeutet, dass entweder der Mikrofoneingang oder der Lineeingang des aktiven Audiogerätes ausgewählt sein muss. Der Schieberegler der aktivierten Aufnahmequelle wird von steno-s automatisch geregelt. Je nachdem wie groß der Aufnahmepegel ist, wird der Schieberegler mehr geschlossen oder geöffnet. • Die Aktivierung der Option „Lautstärke Wave an Wiedergabe-Lautstärke Master ankoppeln“ bewirkt, dass eine Veränderung an einem der Lautstärkeregler Lautstärke Wave (Meeting) oder Wiedergabe-Lautstärke Master gleichermassen eine Veränderung an dem anderen Lautstärkeregler auslöst. Dadurch wird sichergestellt, dass die Wiedergabe eines Meetings durch versehentlich geschlossene Lautstärkeregler nicht behindert wird. D 017 3 - Die Aufnahme In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie • • • • • • die Aufnahme starten. die Aufnahme beenden. Statusanzeige der Aufnahme lesen. ein Meeting öffnen, speichern, schließen, löschen, umbennen oder verschieben. Marker im Aufnahmefenster setzen, verschieben, löschen, ändern. Marker in der Tonaufzeichnung setzen, verschieben, löschen, ändern. 3.1 Starten der Aufnahme • Bevor Sie eine Aufnahme starten, müssen Sie zuerst ein neues Meeting erstellen oder ein vorhandenes Meeting öffnen. Ein Meeting ist wie eine Aufnahmekassette zu verstehen. Es fasst alle Aufnahmestücke, Marker und Dateien zusammen und erstellt eine Meeting-Datei, die den Zugriff auf die Audiodaten und Marker ermöglicht. Eine Meeting-Datei enthält die Dateierweiterung „.spa“. Nach der Installation von steno-s erkennt Windows XP eine .spa-Datei. Klicken Sie im Windows®-Explorer oder auf dem Desktop eine .spa-Datei an, startet steno-s automatisch und lädt die betreffende .spa-Datei. • Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Neues Meeting bzw. Meeting öffnen. oder klicken Sie im Menü auf Datei und • Bevor Sie mit der Aufnahme beginnen können, müssen Sie dem neuen Meeting einen Namen zuweisen. Das geschieht automatisch im Dialog „Meeting speichern / speichern unter“, der sich öffnet, wenn Sie ein neues Meeting anlegen. • Klicken Sie auf die Schaltfläche und die Aufnahme startet. 3.2 Aufnahme automatisch bei Programmstart starten • Die Aufnahme kann bei jedem Neustart von steno-s automatisch begonnen werden. • Zum Aktivieren dieser Funktion klicken Sie im Menü unter Optionen auf Einstellungen allgemein und wählen Sie die Seite Programmeinstellungen. • Setzen Sie ein Häkchen bei Bei Programmstart Aufnahme automatisch starten und Bei Programmstart neues Meeting automatisch öffnen oder Bei Programmstart letztes Meeting automatisch öffnen. 018 3.3 Stoppen der Aufnahme • Um die Aufnahme zu stoppen, klicken Sie auf die Schaltfläche . • Die Aufnahme kann beliebig oft in einem Meeting angehalten und wieder begonnen werden, auch nachdem Sie den Computer ausgeschaltet hatten. Hinweis: • Die Schaltflächen Start der Aufnahme und Stop der Aufnahme sind nur eingeblendet, wenn ein Meeting geöffnet ist und eine Aufnahme (Speicherung) auf dem Speichermedium der Audiodateien (Ort der Audiodaten) möglich ist. 3.4 Statusanzeige der Aufnahme • Das Aufnahmefenster enthält Anzeigen zur Überwachung der Aufnahme und deren Einstellungen: Aktuelle Aufnahmezeit, Aufnahmepegel, Aufnahmequelle, Aufnahmeparameter. Aufnahmequelle Aufnahmepegel Audioparameter Aufnahmezeit • Aktuelle Aufnahmezeit Gibt die bisherige Gesamtdauer der Tonaufzeichnung in Stunden : Minuten : Sekunden an. • Aufnahmepegel Zeigt den aktuellen Aufnahmepegel Ihrer Soundkarte an. Die Anzeige sollte nur selten den schwarzen Bereich anzeigen. Die Einstellung des Aufnahmepegels erfolgt entweder automatisch oder kann unter Optionen / Einstellungen allgemein / Audiomixer eingestellt werden. • Aufnahmequelle Es wird entweder ein Mikrofonsymbol für die Auswahl des Mikrofoneingangs oder ein Lineeingang-Symbol für die Auswahl des Lineeingangs angezeigt. Die Audioquelle wird unter Optionen / Einstellungen allgemein / Audiomixer eingestellt. • Aufnahmeparameter Zeigt die aktuellen Einstellungen der Aufnahmeparameter an. Die Aufnahmeparameter können unter Optionen / Einstellungen allgemein / Aufnahmeparameter eingestellt werden. D 019 3 - Die Aufnahme 3.5 Meeting öffnen • Wenn Sie bei geöffnetem steno-s Programm ein bestehendes Meeting d.h. eine bestehende Aufzeichnung öffnen möchten, klicken Sie auf Datei und Meeting öffnen. • Wollen Sie das zuletzt geöffnete Meeting beim Starten von steno-s automatisch öffnen, klicken Sie im Menü auf Optionen und auf Einstellungen allgemein und wählen Sie die Registerkarte Programmeinstellungen. Setzen Sie ein Häkchen bei Bei Programmstart letztes Meeting automatisch öffnen. Bei jedem Neustart von steno-s wird jetzt automatisch das zuletzt geöffnete Meeting geöffnet. Hinweis: • Wenn bereits ein Meeting geöffnet ist, werden Sie gefragt, ob Sie das aktuelle Meeting beenden wollen. Sie müssen mit „Ja“ bestätigen, wenn Sie ein bestehendes Meeting öffnen wollen, da immer nur ein Meeting geöffnet sein kann. 3.6 Meeting löschen • Klicken Sie im Menü auf Datei und Meeting löschen. • Wollen Sie ein geöffnetes Meeting löschen, klicken Sie im Menü auf Datei / Meeting löschen und Gesamtes Meeting mit Audiodateien löschen. Hinweis: • Die Funktion Gesamtes Meeting mit Audiodateien löschen ist nur bei angehaltener Aufnahme möglich. • Wenn Sie den nachfolgenden Fragedialog, ob Sie das Meeting wirklich löschen wollen, mit „Ja“ bestätigen, werden alle zum Meeting gehörenden Audiodaten, Marker, MeetingSystemordner und Dateien in den Papierkorb verschoben. Anschließend wird auch die Meetingdatei, die den Zugriff auf die Audiodaten ermöglicht, in den Papierkorb verschoben. • Wenn Sie das gesamte Meeting wiederherstellen möchten, müssen Sie die Meetingdatei und den dazugehörenden Meetingordner, der alle Audiodaten, Marker, MeetingSystemordner und Dateien enthält, wiederherstellen. Da der Meetingordner nicht mit dem Meetingnamen, sondern mit einer Zahl benannt wird, ist dieser für Sie nicht sofort zu erkennen. Orientieren Sie sich am besten am Datum der Löschung. Meetingdatei und Meetingordner haben in der Regel das gleiche Datum und die gleiche Uhrzeit der Löschung. 020 3.7 Meeting umbenennen oder verschieben • Wollen Sie ein geöffnetes Meeting umbenennen und/oder an einem anderen Ort speichern, klicken Sie im Menü auf Datei und Meeting umbenennen / verschieben. • Mit dieser Funktion können Sie dem geöffneten Meeting einen anderen Namen geben bzw. unter demselben oder einem neuen Namen an einem anderen Ort speichern. Hinweis: • Wenn Sie eine Kopie der Meetingdatei erstellen wollen, verwenden Sie die Funktion Meeting speichern unter. 3.8 Meeting speichern • Bei der Erstellung eines neuen Meetings legen Sie automatisch eine neue Meetingdatei an. • Wenn Sie ein Meeting später in einem anderen Ordner oder unter einem anderen Namen auf Ihrem Computer speichern möchten, können Sie das beliebig oft mit der Funktion Meeting speichern unter vornehmen. Klicken Sie auf Datei und Meeting speichern unter. Bitte beachten Sie , dass Änderungen in der Beschreibung des Meetings nur in der aktuell geöffneten Meetingdatei vorgenommen werden. • Wenn Sie keine Kopie der Meetingdatei erstellen wollen, sondern nur den Namen der Meetingdatei ändern wollen, verwenden Sie die Funktion Meeting umbenennen/verschieben. D 021 3 - Die Aufnahme 3.9 Meeting schließen • Klicken Sie im Menü Datei auf Meeting schließen. • Beim Schließen eines Meetings werden Sie nicht nach der Speicherung einer Datei gefragt. Dies ist auch nicht nötig, da Sie bereits bei der Erstellung des Meetings eine Meetingdatei unter einem individuellen Namen erstellt haben. • Beim Schließen eines Meetings werden automatisch die letzten Einstellungen wie z.B. die aktuelle Playposition gespeichert. • Außerdem wird eine Indexdatei erstellt, die es ermöglicht beim erneuten Öffnen des Meetings, die Daten schneller einzulesen. Fehlt diese Indexdatei (z.B. wenn Ihr Computer abgestürzt ist), wird beim erneuten Öffnen des Meetings ein Fortschrittsbalken angezeigt, da bei größeren Audiodaten dieser Prozess einige Zeit andauern kann. Eine Indexdatei kann nur auf beschreibbaren Datenträgern erzeugt werden. Auf einer CD-R (CD-RW) wird grundsätzlich keine Indexdatei erzeugt. 022 Notizen D 023 3 - Die Aufnahme 3.10 Zeitmarken „Marker“ • Über Zeitmarken sogenannte „Marker“ können Sie besondere Mitteilungen, Informationen, Diskussionspunkte, Fragen, Dateien usw. in der Aufzeichnung kennzeichnen und so direkt anwählbar machen. • Jeder Marker hat einen bestimmten Inhalt. Ein Text-Marker enthält einfachen Text, ein Datei-Marker eine beliebige Datei, ein Verknüpfungsmarker eine Verknüpfung auf eine beliebige Datei. • Sie können beliebig viele Marker in einem Meeting vergeben. Nutzen Sie Marker einfach, um bestimmte Informationen zu Ihrem Meeting hinzuzufügen oder bestimmte Stellen zu markieren. Binden Sie Dateien in Ihr Meeting ein, um sie mit steno-s zu archivieren. Stellen Sie Verknüpfungen her, um von einem Meeting aus auf bestimmte Dokumente oder Informationen zuzugreifen. • Im Bereich Vorbereitete Marker des Aufnahmefensters können Sie Marker vorbereiten, ohne einen unmittelbaren Bezug auf ein bestimmtes Meeting herzustellen. Diese vorbereiteten Marker finden Sie dann bei jedem Start von steno-s wieder vor. 024 3.10.1 Vorbereitete Marker setzen Im Aufnahmefenster können Sie vor der Besprechung sogenannte „vorbereitete Marker“ erstellen, z.B. die Agenda Ihrer Besprechung oder Punkte, die sich in jeder Besprechung wiederholen wie z.B. wichtige Information, zu klärende Frage, Beschluß. Die vorbereiteten Marker bleiben immer erhalten, auch wenn Sie ein neues Meeting starten. Sie können Marker auch wieder löschen, abändern oder nachträglich neue setzen. So setzen Sie Marker: • Klicken Sie auf das Symbol oder öffnen Sie im Menü Marker den Menüpunkt vorbereitete Marker sowie neuen Textmarker in „vorbereitete Marker“ aufnehmen. • Das Fenster steno-s Textmarker in „Vorbereitete Marker“ erstellen wird geöffnet. • Nun haben Sie zwei Möglichkeiten Ihre Marker einzugeben. 1. Sie öffnen eine vorbereitete Datei und laden z.B. die Agenda Ihrer Besprechung ein. Klicken Sie hierfür auf Datei und Öffnen. Sie können dann die entsprechende Datei auswählen und öffnen. 2. Sie geben Ihre Marker manuell ein, indem Sie den gewünschten Text eintippen. Wenn Sie mehrere Marker eingeben wollen, trennen Sie diese mit Zeilenumbrüchen (ReturnTaste drücken) voneinander. • Auch für das eigentliche Setzen des Markers gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1. Sie klicken auf Marker setzen. Diese Funktion eignet sich besonders dann, wenn Sie nur einzelne Textmarker setzen wollen. Der gesamte Text erscheint als Inhalt eines einzigen Markers im Bereich „Vorbereitete Marker“. 2. Sie markieren den Text, den Sie als Marker setzen wollen und klicken auf Marker setzen (nur markierter Bereich). Der markierte Text erscheint als Inhalt eines einzigen Markers im Bereich „Vorbereitete Marker“. D 025 3 - Die Aufnahme 3. Mit Jeder Absatz ein Marker können Sie mehrere Textmarker setzen, die durch Zeilenumbruch (Return-Taste drücken) voneinander getrennt werden. Im Bereich „Vorbereitete Marker“ erscheinen dann auch mehrere Marker. Dabei enthält jeder Marker den Inhalt eines Absatzes. 4. Ist in der Menüzeile unter Marker oder Return-Taste die Funktion Marker setzen mit Return-Taste (Enter) aktiviert, wird der Marker beim Betätigen der Return-Taste gesetzt. Wichtig: Wollen Sie Textmarker mit mehrzeiligem Text oder mehrere Marker, die durch Absätze voneinander getrennt werden, erstellen, muss diese Funktion vorher deaktiviert werden, indem Sie einfach das Häkchen entfernen. 3.10.2 Vorbereitete Marker löschen • Einzelne Marker löschen Sie, indem Sie den jeweiligen Marker markieren und auf die „Entf.“-Taste Ihrer Tastatur drücken oder auf das Symbol klicken. • Alle Marker können Sie löschen, indem Sie im Menü unter Marker den Menüpunkt vorbereitete Marker und alle Marker in „Vorbereitete Marker“ löschen anklicken. 3.10.3 Vorbereitete Marker nachträglich setzen • Markieren Sie im Aufnahmefenster den Marker, vor dem ein neuer Marker eingefügt werden soll und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf diesen Marker. • Im Fenster, das sich dann öffnet, klicken Sie auf Neuen Textmarker an markierter Position einfügen und geben Ihren Marker ein, wie unter Punkt 3.10.1 „Vorbereitete Marker setzen“ beschrieben. • Wollen Sie am Ende der vorhandenen Marker einen neuen Marker setzen, klicken Sie einfach auf das Symbol Notizen 026 3.10.4 Vorbereitete Marker ändern • Sie können den Text eines Markers jederzeit ändern. • Markieren Sie den Marker und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn. • Öffnen Sie den markierten Marker mit Text ändern: ......., ändern Sie den Text ab und klicken Sie auf Marker speichern, um den geänderten Text zu speichern. 3.10.5 Vorbereitete Marker verschieben • Sie können Marker auch verschieben. • Markieren Sie den Marker und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn. • Sie haben mehrere Möglichkeiten den ausgewählten Marker zu verschieben: 1. Marker einen Platz hoch Der markierte Marker wird um eine Position nach oben verschoben. 2. Marker einen Platz runter Der markierte Marker wird um eine Position nach unten verschoben 3. Wenn der Marker an eine ganz andere Position soll, empfiehlt es sich, den Marker auszuschneiden mit Marker ausschneiden und an der gewünschten Stelle wieder einzufügen mit Marker einfügen. 3.10.6 Anderes Marker-Icon für vorbereitete Marker wählen • Wollen Sie für einzelne Marker ein anderes Icon vergeben, markieren Sie den jeweiligen Marker und klicken mit der rechten Maustaste auf ihn. • Unter Marker Icon ändern können Sie ein anderes Icon für den jeweilig markierten Marker auswählen. D 027 3 - Die Aufnahme 3.10.7 Datei oder Verknüpfung als vorbereitete Marker setzen • Ein Datei-Marker ist wie ein Text-Marker eine Zeitmarke in einem Meeting. Der Marker enthält keinen Text, sondern eine Datei. Dies kann ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine PowerPoint-Präsentation oder ein Word-Dokument sein. Diese Datei wird tatsächlich in das Meeting kopiert und auch beim Brennen auf eine CD mitkopiert. Dadurch haben Sie jederzeit Zugriff auf diese Datei. • Ein Verknüpfungsmarker wird wie ein Datei-Marker behandelt. Allerdings wird im Marker lediglich eine Verknüpfung auf die eigentliche Datei erstellt. Die eigentliche Datei kann daher auch beim Brennen nicht mit auf eine CD kopiert werden. • Klicken Sie im Menü Marker auf Vorbereitete Marker und wählen Sie neue Datei oder Dateiverknüpfung in vorbereitete Marker aufnehmen. Es öffnet sich ein Auswahldialogfenster, in dem Sie eine oder mehrere Dateien auswählen können. Klicken Sie auf Öffnen. Anschließend erscheint ein Fragedialog, in dem Sie auswählen können, ob Sie einen Dateimarker oder Verknüpfungsmarker erstellen wollen. • Sie können auch im Windows-Explorer die gewünschte Datei auswählen und mit der Maus auf das Aufnahmefenster in den Bereich „Vorbereitete Marker“ ziehen. Es erscheint ein Fragedialog, in dem Sie auswählen können, ob Sie einen Datei- oder Verknüpfungsmarker erstellen wollen. 3.10.8 Mausbefehle im Aufnahmefenster • Einfacher Mausklick auf Marker mit linker Maustaste 028 -> Marker wird markiert • Doppelter Mausklick auf Marker mit linker Maustaste -> Marker wird ans Ende der Aufnahme (Meeting) gesetzt • Einfacher Mausklick mit rechter Maustaste auf markierten Marker -> PopUp-Menü für markierte Marker öffnet sich • Einfacher Mausklick mit rechter Maustaste im Bereich vorbereitete Marker -> PopUp-Menü zum Setzen eines neuen Text-, Datei- oder Verknüpfungsmarker öffnet sich 3.11 Optische Darstellung der Aufnahme • Sobald die Aufnahme gestartet ist, können Sie die Aufzeichnung Ihrer Besprechung im Wiedergabefenster rechts neben dem Aufnahmefenster sehen. • In diesem Fenster werden ein Zeitstrahl zur Darstellung der Audioaufzeichnung, Aufzeichnungspausen und Marker dargestellt. 3.11.1 Marker in der Aufzeichnung setzen Es gibt verschiedene Möglichkeiten Marker in der Aufzeichnung zu setzen: • Mit dem Symbol können Sie den aktuell markierten Marker in der Liste Vorbereitete Marker an der aktuellen Aufnahmeposition einfügen. Wenn die Aufnahme nicht läuft, wird der Marker am Ende der Aufnahme eingefügt. • Mit dem Symbol setzen Sie den in der Liste Vorbereitete Marker aktuell markierten Marker in der Tonaufzeichnung und markieren den nächsten Marker in der Liste. Der Marker wird an der aktuellen Aufnahmeposition eingefügt. Wenn die Aufnahme nicht läuft, wird der Marker am Ende der Aufnahme eingefügt. • Wenn Sie auf das Symbol klicken, wird ein Textverarbeitungsfenster geöffnet, in dem Sie einen Text eingeben können oder ein Textdokument öffnen können. Klicken Sie auf Marker setzen, wenn nur ein Text-Marker gesetzt werden soll bzw. auf Jeder Absatz ein Marker, wenn Sie mehrere Text-Marker in der Aufzeichnung setzen wollen. Der Marker wird an der aktuellen Aufnahmeposition eingefügt. Wenn die Aufnahme nicht läuft, wird der Marker am Ende der Aufnahme eingefügt. • Klicken Sie auf das Symbol , wenn Sie einen Marker ohne Text erstellen wollen. Der Marker wird an der aktuellen Aufnahmeposition eingefügt. Wenn die Aufnahme nicht läuft, wird der Marker am Ende der Aufnahme eingefügt. • Sollen die Marker das Datum und/oder die Uhrzeit anzeigen, öffnen Sie im Aufnahmefenster unter Optionen den Menüpunkt Einstellungen allgemein. Aktivieren Sie in der Registerkarte Programmeinstellungen die Option Im Wiedergabefenster auf den Markern das Datum anzeigen und/oder Im Wiedergabefenster auf den Markern die Zeit anzeigen. • Alternativ können Sie mit einem Fußschalter Marker in der Aufzeichnung setzen. Siehe hierzu Kapitel 5.8.2 Einstellungsoptionen für den Fußschalter bzw. die Online-Hilfe. D 029 3 - Die Aufnahme 3.11.2 Marker aus der Aufzeichnung löschen • Einzelne Marker löschen Sie, indem Sie den jeweiligen Marker markieren und auf die „Entf.“-Taste Ihrer Tastatur drücken oder mit der rechten Maustaste auf den Marker klicken und aus dem geöffneten Fenster Marker löschen auswählen. 3.11.3 Marker in der Aufzeichnung ändern • Sie können den Text eines Markers jederzeit ändern. • Markieren Sie den Marker und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn. • Öffnen Sie den markierten Marker mit Text ändern: ......., ändern Sie den Text ab und klicken Sie auf Marker speichern, um den geänderten Text zu speichern. 3.11.4 Marker in der Aufzeichnung verschieben • Sie können auch in der Aufzeichnung Marker verschieben. • Markieren Sie den Marker und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ihn. • Wenn Sie nun den Punkt Marker verschieben aufrufen, können Sie den Marker um 5, 10, 20 oder 60 Sekunden zurück- oder vorsetzen. • Wenn der Marker an eine ganz andere Position soll, empfiehlt es sich den Marker auszuschneiden mit Marker ausschneiden und an der gewünschten Stelle wieder einzufügen mit Marker einfügen. 030 3.11.5 Anderes Icon für Marker in der Aufzeichnung wählen • Wenn Sie einen vorbereiteten Marker aus dem Aufnahmefenster verwenden, verfügt der Marker über das Icon des jeweiligen vorbereiteten Markers. • Wollen Sie für einzelne Marker ein anderes Icon haben, markieren Sie den jeweiligen Marker und klicken mit der rechten Maustaste auf ihn. • Unter Marker Icon ändern können Sie ein anderes Icon für den jeweilig markierten Marker auswählen. 3.11.6 Datei oder Verknüpfung als Marker in der Aufzeichnung setzen • Ein Datei-Marker ist wie ein Text-Marker eine Zeitmarke in einem Meeting. Der Marker enthält zwar keinen Text, aber eine beliebige Datei. Dies kann eine Bilddatei, eine ExcelTabelle, eine PowerPoint-Präsentation oder ein Word-Dokument sein. Diese Datei wird tatsächlich in das Meeting kopiert und auch beim Brennen auf eine CD mitkopiert. Dadurch haben Sie jederzeit Zugriff auf diese Datei. • Ein Verknüpfungsmarker wird wie ein Datei-Marker behandelt. Allerdings wird im Marker lediglich eine Verknüpfung auf die eigentliche Datei erstellt. Die Datei kann daher auch beim Brennen nicht mit auf eine CD kopiert werden. • Wenn Sie einen Datei- oder Verknüpfungsmarker als vorbereiteten Marker haben, führen Sie einen Doppelklick auf diesen aus und der Marker wird in der Tonaufzeichnung eingefügt. • Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste in die Aufzeichnung an die Position wo der Marker eingefügt werden soll und wählen neue Datei oder Dateiverknüpfung an markierter Position erstellen. Es öffnet sich ein Auswahldialogfenster, in dem Sie eine oder mehrere Dateien auswählen können. Klicken Sie auf Öffnen. Anschließend erscheint ein Fragedialog, in dem Sie auswählen können, ob Sie einen Datei- oder Verknüpfungsmarker erstellen wollen. • Sie können auch im Windows-Explorer die gewünschte Datei auswählen und mit der Maus auf das Aufnahme- oder Wiedergabefenster ziehen. Es erscheint ein Fragedialog, in dem Sie auswählen können, ob Sie einen Datei- oder Verknüpfungsmarker erstellen wollen. D 031 3 - Die Aufnahme 3.11.7 Mausbefehle im Aufzeichnungsfenster • Einfacher Mausklick auf Marker mit linker Maustaste -> Marker wird markiert • Doppelter Mausklick auf Marker mit linker Maustaste -> Wiedergabe startet ab dem angeklickten Marker • Einfacher Mausklick mit rechter Maustaste auf markierten Marker -> PopUp-Menü für markierte Marker öffnet sich • Einfacher Mausklick mit rechter Maustaste irgendwo im Aufzeichnungsfenster (nicht auf einen Marker) -> PopUp-Menü zum Setzen eines neuen Text-, Datei- oder Verknüpfungsmarkers öffnet sich Notizen 032 3.12 Beschreibung erstellen / Eigenschaften anzeigen • Klicken Sie im Menü Datei auf Meeting Eigenschaften. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie dem geöffneten Meeting Beschreibungen hinzufügen können. • Folgende Felder können Sie auf der Seite Beschreibungen ausfüllen oder ändern: • Auf der Seite Erstellerangaben können Sie den Namen des Erstellers eingeben und zum Meeting gehörende Angaben wie das Datum der Erstellung, den Windows®Lizenznehmer und die Festplattennummer einsehen. • Auf der Seite Audio und Marker erhalten Sie Angaben über den Ort der Audiodaten, die Speichergröße des Meetings und eine tabellarische Auflistung aller einzelnen Audioaufnahmen (Tracks) eines Meetings, die durch Pausen getrennt sind. D 033 4 - Export des Meetings In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie • ein Meeting mit den Audiodaten und Markern auf eine CD brennen. • ein Meeting mit den Audiodaten und Markern an einen anderen Speicherort exportieren. • Begrenzungsmarker setzen. 4.1 Meeting auf CD brennen • Wenn Sie das Betriebssystem Windows XP verwenden und ein CD-ROM-Laufwerk besitzen, können Sie mit der Brennfunktion von Windows XP ein Meeting, d.h. die Aufzeichnung Ihrer Besprechung, mit den Audiodaten und Markern auf CD brennen. • Klicken Sie hierfür auf das Symbol oder wählen Sie im Menü Datei - Meeting exportieren den Eintrag Meeting mit Audiodaten auf CD brennen. • Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie mit der Schaltfläche Meeting brennen den Brennvorgang vorbereiten können, um anschließend das aktuelle Meeting auf CD zu brennen. • Damit man das Meeting nach dem Brennvorgang auch mit anderen Computern, die nicht über die steno-s Software verfügen, öffnen und abspielen kann, gibt es die Funktion Das Programm „steno-s Player“ beifügen. • Wenn diese Funktion aktiviert ist, wird neben dem eigentlichen Meeting auch die kostenlose steno-s Player-Software in einem separaten Ordner beigefügt. Nach der Installation von steno-s Player steht dem Nutzer des exportierten Meetings eine Software zur Verfügung, mit der er ein steno-s Meeting abspielen kann. steno-s Player lässt sich auch über einen Fußschalter steuern und enthält die Microsoft® Word Funktionalitäten. Hinweis: • steno-s Player muss natürlich nicht beigefügt werden, wenn auf dem Computer auf dem das exportierte Meeting genutzt werden soll, steno-s oder steno-s Player bereits installiert wurde. 034 • Wenn Sie im aktuellen Meeting Begrenzungsmarker für die Exportfunktion gesetzt haben, besteht die Möglichkeit nur einen Teil des Meetings auf CD zu brennen. Treffen Sie dazu die entsprechende Auswahl im geöffneten Fenster. • Nachdem das Vorbereiten des Brennvorganges abgeschlossen wurde, können Sie den eigentlichen Brennvorgang unter Windows XP auslösen. Schon kurz nach Auslösen des Vorbereiten des Brennvorganges erscheint unter Windows XP dieses Meldungsfenster: • Klicken Sie erst nach Abschluss des Vorbereiten des Brennvorganges auf dieses Meldungsfenster, damit der eigentliche Brennvorgang nicht vorzeitig ausgelöst wird und dadurch Teile des Meetings auf der CD fehlen. Folgendes Fenster öffnet sich, wenn Sie auf das Meldungsfenster klicken: • Legen Sie eine (neue) beschreibbare CD-ROM in das CD-ROM-Laufwerk und klicken Sie auf die Schaltfläche Dateien auf CD schreiben. Windows XP führt Sie anschließend durch den eigentlichen Brennvorgang. Verwenden Sie die Windows-Hilfe, falls Sie Probleme mit dem Brennvorgang haben. D 035 4 - Export des Meetings Hinweis: Sollte das Meldungsfenster der Brennfunktion von Windows XP nach der Vorbereitung des Brennvorganges nicht erscheinen, können Sie den Brennvorgang auch so fortsetzen: • Öffnen Sie den Windows-Explorer (z.B. halten Sie die Windows-Taste gedrückt und drükken Sie anschließend die Taste „E“). • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CD-ROM-Laufwerk. Es öffnet sich ein PopupMenü. • Wählen Sie den Menüpunkt Dateien auf CD schreiben. Windows XP führt Sie anschließend durch den eigentlichen Brennvorgang. Bitte verwenden Sie die Windows®-Hilfe, falls Sie Probleme mit dem Brennvorgang haben. 4.2 Löschen aller Dateien im Brennverzeichnis Sollte sich ein falsches Meeting oder restliche Daten im Brennverzeichnis befinden, die Sie nicht mit auf die CD brennen wollen, können Sie das Brennverzeichnis folgendermaßen löschen: • Öffnen Sie den Windows-Explorer (z.B. halten Sie die Windows-Taste gedrückt und drücken Sie anschließend die Taste „E“). • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das CD-ROM-Laufwerk. Es öffnet sich ein PopupMenü. • Wählen Sie die Schaltfläche Temporäre Dateien löschen. • Verwenden Sie die Windows-Hilfe, falls Sie Probleme mit dem Löschen der Daten im Brennverzeichnis haben. 4.3 Meeting an einen anderen Speicherort exportieren • Sie können ein Meeting mit den Audiodaten und den Markern an einen anderen Speicherort exportieren. Wählen Sie dazu im Menü Datei - Meeting exportieren den Eintrag Meeting mit Audiodaten an einen anderen Ort exportieren. Es öffnet sich ein Verzeichnisfenster, in dem Sie einen Ort (z.B. ein Ordner) auswählen können, an den das aktuelle Meeting exportiert werden soll. 036 • Wenn Sie im Verzeichnisfenster Orte auswählen, die nicht beschreibbar sind (an die kein Meeting exportiert werden kann), wird die Schaltfläche Meeting exportieren deaktiviert. • Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen möchten, klicken Sie auf Neuen Ordner erstellen. • Wenn Sie Begrenzungsmarker für die Exportfunktion im aktuellen Meeting gesetzt haben, besteht die Möglichkeit, nur einen Teil des Meetings zu exportieren. Klicken Sie hierfür Meeting exportieren unter Beachtung der Anfang-/Ende-Markierungen an. Notizen D 037 4 - Export des Meetings 4.4 Begrenzungsmarker festlegen Damit Sie auch nur Teile eines Meetings exportieren oder auf CD brennen können, gibt es im Programm steno-s eine Funktion, die es erlaubt Begrenzungsmarker zu setzen. • Klicken Sie dazu im Wiedergabefenster im Bereich Audioaufzeichnung mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an die ein Begrenzungsmarker gesetzt werden soll. Wählen Sie im angezeigten Popup-Menü unter Begrenzungsmarker für Export- oder Brennfunktion den gewünschten Begrenzungsmarker mit Setze Anfang-Marke oder Setze Ende-Marke. • Der Bereich, der durch die Begrenzungsmarker markiert wird, wird durch eine senkrechte Linie und zwei Pfeilen dargestellt. Ist keine Anfang-Marke vergeben, wird das Meeting ab Meetingbeginn markiert. Ist keine Ende-Marke vergeben, wird das Meeting bis zum Meetingende markiert. Sie können in jedem Meeting nur eine Anfang-Marke und eine Ende-Marke vergeben. Möchten Sie mehrere Teile eines Meetings exportieren, gehen Sie folgendermaßen vor: • Markieren Sie jeden einzelnen Bereich des Meetings durch die Begrenzungsmarker und exportieren Sie die einzelnen Bereiche nacheinander an den gleichen Ort. Möchten Sie mehrere Teile eines Meetings gemeinsam auf eine CD brennen, gehen Sie folgendermaßen vor: • Markieren Sie jeden einzelnen Bereich des Meetings durch die Begrenzungsmarker und wählen Sie für jeden Bereich aus dem Menü Datei - Meeting exportieren die Schaltfläche Meeting mit Audiodaten auf CD brennen. Der eigentliche Brennvorgang sollte erst ausgelöst werden, wenn dieser Vorgang für alle gewünschten Bereiche des Meetings abgeschlossen wurde. 038 Notizen D 039 5 - Die Wiedergabe In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie • • • • • • • • ein Meeting in steno-s wiedergeben. die Lautstärke der Wiedergabe regeln. mit steno-s im Textverarbeitungsprogramm Word arbeiten können. die Texte aller Marker in Word einbinden. das steno-s Fenster an Word anpassen. steno-s von Word aus starten. die Wiedergabe von steno-s mit einem Fußschalter steuern. den Fußschalter bedienen. 5.1 Wiedergabe des Meetings • Die Wiedergabe eines geöffneten Meetings erfolgt entweder über an den PC angeschlossene Lautsprecher oder über Kopfhörer. • Klicken Sie auf Datei und Meeting öffnen. • Wählen Sie das Meeting aus, welches Sie öffnen und wiedergeben wollen. 5.2 Lautstärke der Wiedergabe regeln • Die Lautstärke der Wiedergabe regeln Sie mit dem Schieberegler im Wiedergabefenster. • Über die Schaltfläche tet. • Ton ist eingeschaltet • Ton ist ausgeschaltet Notizen 040 wird der Wiedergabeton der Soundkarte ein- oder ausgeschal- 5.3 Meeting in steno-s abspielen • Zur Wiedergabe der Aufzeichnung bzw. des Meetings klicken Sie auf die Schaltfläche im Wiedergabefenster. • Mit der Schaltfläche wird der Wiedergabeton der Soundkarte ein- oder ausgeschaltet. Mit dem Schieberegler können Sie die Lautstärke einstellen. Ton ist eingeschaltet Ton ist ausgeschaltet • Hinweis: Die Auswahl und Einstellungen der Wiedergabequellen kann unter Optionen / Einstellungen allgemein / Audiomixer erfolgen. • Mit der Schaltfläche können Sie die Aufzeichnung jederzeit anhalten. • Mit der Schaltfläche können Sie zurückspulen. • Mit der Schaltfläche können Sie vorspulen. • Wenn in der Aufzeichnung Marker gesetzt wurden, können Sie mit nächsten Marker springen und mit zum vorherigen Marker. • In einer Anzeige neben den Schaltflächen wird die aktuell abgespielte Gesamtzeit ab Beginn der Tonaufzeichnung in „Stunden : Minuten : Sekunden“ angegeben. • Die aktuelle Mausposition im Wiedergabefenster wird ebenfalls in „Stunden : Minuten : Sekunden“ angegeben. Bei einem Doppelklick mit der Maus wird die Wiedergabe ab dieser Position gestartet. immer zum Aktuelle Mausposition Aktuelle Wiedergabezeit Notizen D 041 5 - Die Wiedergabe 5.4 Mit steno-s in Microsoft® Word arbeiten Damit Sie aus Ihrer steno-s Aufzeichnung ein Protokoll in Microsoft® Word erstellen können, ist es wichtig, dass die Funktionalität von steno-s in Word eingebunden wird. Gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor. • Je nachdem mit welcher Word-Version Sie arbeiten, müssen Sie im Programm Microsoft® Word unter dem Menüpunkt Extras unter Makro und Sicherheit auf der Seite „Vertrauenswürdige Quellen“ den Eintrag „Zugriff auf Visual Basic-Projekt vertrauen“ markieren, damit steno-s Zugriff auf Microsoft® Word hat. Wichtig: • In einigen Word-Versionen ist es notwendig, die Markierung zu entfernen und anschließend den Eintrag erneut zu markieren, damit die Einstellungen von Microsoft® Word akzeptiert werden. 5.4.1 Funktionalität von steno-s in Word einbinden • Zum Einbinden der Funktionalität von steno-s öffnen Sie den Menüpunkt Word und klicken unter Konfiguration von steno-s Funktionen in Word auf Funktionalitäten von steno-s in Word einbinden. 042 • In der Symbolleiste von Word erscheint dann das steno-s Symbol. • Damit Sie jederzeit die Aufzeichnung verfolgen können, sollte steno-s immer im Vordergrund sein. Wählen Sie dazu im Aufnahmefenster unter dem Menüpunkt Optionen unter Ansicht den Punkt steno-s immer im Vordergrund aus. Ist dieser Punkt mit einem Häkchen versehen, ist er bereits aktiviert. 5.4.2 Meeting mit Word verbinden • Zum Steuern der Aufzeichung in Word klicken Sie auf den Menüpunkt Word und Aktuelles Meeting mit Word verbinden. Wenn Jedes Meeting automatisch mit Word verbinden mit einem Häkchen markiert ist, wird bei jedem Öffnen eines Meetings automatisch die Funktion Aktuelles Meeting mit Word verbinden ausgelöst. • Es öffnet sich das Programm Microsoft® Word und die Tasten zur Steuerung der Wiedergabe erscheinen: Start Wiedergabe Sprung zum vorherigen Marker Stopp Wiedergabe Rücklauf Vorlauf Drop-down Feld Marker. Durch Klick auf einen der Marker wird ab der Position des Markers gestartet. Sprung zum nächsten Marker • Sie können die Wiedergabe per Mausklick auf den entsprechenden Tasten steuern. Hinweis: • Eine Verbindung von Microsoft® Word und einem Meeting kann nur bei einem geöffneten Meeting hergestellt werden. • Wenn das Programm steno-s zwar geöffnet ist, aber kein Meeting geladen wurde, werden die Steuertasten der Wiedergabe in Microsoft® Word nicht angezeigt. D 043 5 - Die Wiedergabe 5.5 Texte aller Marker in ein Word-Dokument einbinden Sie können die Texte aller in der Aufzeichnung gesetzten Marker in ein Word-Dokument einbinden, sei es um eine Agenda der Besprechung oder um eine Protokollvorlage zu erstellen. • Wählen Sie im Menüpunkt Marker den Unterpunkt Texte aller Marker in ein WordDokument einbinden. • In Ihrem Word-Dokument werden nun alle im Meeting gesetzten Marker aufgeführt. Zeilen und Stellen, die Sie nicht benötigen, können Sie mit der normalen Wordfunktion löschen. • Im oberen Teil des Word-Dokuments erstellt steno-s automatisch einen Hyperlink auf das geöffnete Meeting. Durch Klick auf diesen Hyperlink können Sie steno-s starten und automatisch das Meeting öffnen. 5.6 steno-s Fenster an Word anpassen • In der normalen Größe ist sowohl das Aufnahmefenster als auch das Wiedergabefenster zu groß, um effektiv in Word arbeiten zu können. Probieren Sie aus mit welcher Fenstergröße Sie am besten arbeiten können. • Das Aufnahmefenster können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche als Schaltfläche in der Windows®-Taskleiste ablegen. • Auch das Wiedergabefenster können Sie um bis zu 2 Stufen schmaler einstellen, indem Sie auf die Schaltfläche klicken oder ebenfalls als Schaltfläche in der Windows®Taskleiste ablegen, indem Sie auf klicken. 5.7 steno-s von Word aus starten • Wenn Sie die Funktionalitäten von steno-s in das Programm Microsoft® Word eingebunden haben, erscheint bei jedem Öffnen von Word in der Menüleiste die Schaltfläche . • Diese Schaltfläche hat eine Doppelfunktion. Wenn steno-s noch nicht geöffnet wurde, wird steno-s beim Klick auf die Schaltfläche gestartet. • Ist steno-s bereits geöffnet und ist ein Meeting geladen, können Sie durch Klicken auf die Schaltfläche das Meeting mit Word verbinden und die Tasten zur Wiedergabesteuerung einblenden. 044 5.8 Wiedergabe von steno-s mit einem Fußschalter steuern Mit einem Fußschalter können Sie die Wiedergabe steuern, ohne die Maus oder die Tastatur zu verwenden. Dabei können andere Programme über den gesamten Bildschirm sichtbar sein und bedient werden. • Die nachfolgenden Beschreibungen beziehen sich auf den Fußschalter STA 33. 5.8.1 Anschluss des Fußschalters • Der Fußschalter wird über eine serielle Schnittstelle an Ihren Computer angeschlossen. • Vergewissern Sie sich, ob Ihr PC über eine funktionsfähige, freie serielle Schnittstelle (RS 232 ->COM-Port) verfügt und schließen Sie den Fußschalter an die freie Schnittstelle an. • Wählen Sie im Menü des Aufnahmefensters den Menüpunkt Optionen und Einstellungen allgemein die Seite Sekretärin. Im Bereich Auswahl des Fußschalters wählen Sie den Fußschalter aus, den Sie verwenden wollen. • Wählen Sie unter Auswahl der RS 232 - Schnittstelle für den Fußschalter die freie Schnittstelle aus, an die Ihr Fußschalter angeschlossen ist. • Sie können den Fußschalter jetzt verwenden. Die Einstellungen für den Fußschalter werden von steno-s gespeichert und werden bei jedem Neustart von steno-s wieder geladen. D 045 5 - Die Wiedergabe Hinweis: • Wenn Sie im Bereich Auswahl der RS 232 Schnittstelle für den Fußschalter auf die Schaltfläche klicken, können Sie überprüfen, ob Sie den Fußschalter korrekt angeschlossen haben und ob dieser einsatzbereit ist. • Wenn Sie eine der Tastflächen auf dem Fußschalter bedienen, muss sich bei korrektem Anschluss und Betrieb die Schriftfarbe einer der Anzeigeflächen ändern. Wenn Sie einen Fußschalter (außer STA 33) an eine USB-Schnittstelle anschließen wollen, gehen Sie so vor: • Vergewissern Sie sich, ob Ihr PC über eine funktionsfähige, freie USB-Schnittstelle verfügt. • Schließen Sie den Fußschalter an die freie USB-Schnittstelle an. Wenn der Fußschalter zum ersten Mal an diese USB-Schnittstelle angeschlossen wird, werden die nötigen Dateien für diesen USB-Fußschalter installiert. Bitte folgen Sie dem automatischen Installationsdialog. • Wählen Sie im Menü des Aufnahmefensters den Menüpunkt Optionen und Einstellungen allgemein die Seite Sekretärin. Im Bereich Auswahl des Fußschalters wählen Sie den Fußschalter aus, den Sie verwenden wollen. • Sie können den Fußschalter jetzt verwenden. Die Einstellungen für den Fußschalter werden von steno-s gespeichert und werden bei jedem Neustart von steno-s wieder geladen. Notizen 046 5.8.2 Einstellungsoptionen für den Fußschalter • Die Funktion jeder Fußtaste des Fußschalters kann in steno-s individuell eingestellt werden. Wählen Sie unter Optionen und Einstellungen allgemein die Seite Sekretärin. • steno-s unterscheidet zwischen dem kurzen Drücken und dem Gedrückthalten einer Fußtaste. Die Zeitspanne zwischen kurzem Drücken und Gedrückthalten ist das Zeitintervall. • Sie können jeder Fußtaste einen eigenen Befehl zuweisen, der bei kurzem Drücken bzw. Gedrückthalten ausgelöst werden soll. Wählen Sie zusätzlich je nach Klickgeschwindigkeit das gewünschte Zeitintervall für die Fußtaste aus. Folgende Befehle stehen beim kurzen Drücken einer Fußtaste zur Verfügung: D 047 5 - Die Wiedergabe Folgende Befehle stehen bei dauerhaftem Drücken einer Fußtaste zur Verfügung Entsprechend Ihrer Aufnahmeeinstellungen (siehe Kapitel 2.2) müssen Sie unter Auswahl der Wiedergabekanäle die entsprechenden Wiedergabeparameter auswählen z.B. Mono oder Stereo. 048 Notizen D 049 6 - Weitere Programmoptionen In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie • • • • steno-s automatisch starten. weitere Funktionen beim Programmstart von steno-s einstellen. neue Standard-Icon für Marker einstellen. auf steno-s Zugriff über die Tastatur haben. 6.1 steno-s automatisch beim Einschalten des Computers starten • Soll das Programm steno-s automatisch starten beim Einschalten des Computers, wählen Sie im Menü des Aufnahmefensters Optionen unter Einstellungen allgemein auf der Registerkarte Programmeinstellungen die Option steno-s bei Neustart des Computers automatisch öffnen. • Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche im Autostartordner Ihres Computers eingetragen. . Das Programm steno-s wird jetzt Hinweis: • Um die steno-s Autostartfunktion zu deaktivieren, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kästchen bei der Option „steno-s bei Neustart des Computers automatisch öffnen“, und klicken anschließend auf die Schaltfläche . 050 6.2 Funktionen beim Programmstart von steno-s • Beim Programmstart von steno-s gibt es verschiedene Funktionen, die Sie je nach Bedarf auswählen können. • Öffnen Sie im Menü des Aufnahmefensters Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte Programmeinstellungen. • Dort finden Sie folgende Funktionen: • Aktivieren Sie die gewünschte/n Funktion/en und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche . • Bei Programmstart letztes Meeting automatisch öffnen können Sie festlegen, ob das zuletzt geöffnete Meeting beim Schließen von steno-s immer sofort beim erneuten Öffnen von steno-s geladen werden soll. • Bei Programmstart neues Meeting automatisch öffnen können Sie festlegen, ob beim Öffnen von steno-s automatisch ein neues Meeting erzeugt werden soll. Beachten Sie, dass steno-s bei Erstellung eines neuen Meetings immer die Angabe eines Meetingnamens anfragt. Wollen Sie auch diese Angabe automatisch überspringen, müssen Sie die Funktion Bei „Neues Meeting“ keinen Dialog für die Vergabe eines Meetingnamens anzeigen aktivieren. Es wird dann standardmäßig die Bezeichnung Meetingxx verwendet. • Bei Programmstart Aufnahme automatisch starten können Sie festlegen, ob beim Öffnen von steno-s die Aufnahme automatisch begonnen werden soll. Beachten Sie, dass diese Funktion nur dann ausgeführt werden kann, wenn die Funktion Bei Programmstart letztes Meeting automatisch öffnen oder Bei Programmstart neues Meeting automatisch öffnen aktiviert wurde. • Bei Programmstart Wiedergabe automatisch von Anfang starten können Sie festlegen, ob beim Öffnen von steno-s automatisch die Wiedergabe ab Meetinganfang begonnen werden soll. Beachten Sie, dass diese Funktion nur ausgeführt werden kann, wenn die Funktion Bei Programmstart letztes Meeting automatisch öffnen aktiviert wurde. D 051 6 - Weitere Programmoptionen Diese Funktion ist auch wirksam, wenn Sie im Zusammenhang mit der Option Bei Programmstart Aufnahme automatisch starten aktiviert ist. • Bei Programmstart Wiedergabe automatisch von letzter Wiedergabeposition starten können Sie festlegen, ob beim Öffnen von steno-s die Wiedergabe automatisch ab der letzten Abspielposition begonnen werden soll. Beachten Sie, dass diese Funktion nur ausgeführt werden kann, wenn die Funktion Bei Programmstart letztes Meeting automatisch öffnen aktiviert wurde. Hinweis: • Wenn Sie bei steno-s die Programmstart-Optionen deaktivieren wollen, entfernen Sie einfach das Häkchen aus dem Kästchen der jeweiligen Option und klicken anschließend auf die Schaltfläche . 6.3 Optionen für die Darstellung der Marker • Öffnen Sie im Menü des Aufnahmefensters Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte Programmeinstellungen. • Dort finden Sie folgende Funktionen: • Im Wiedergabefenster auf den Markern das Datum anzeigen Die Marker im Wiedergabefenster zeigen das Datum an, wann sie in der Aufzeichnung gesetzt wurden. • Im Wiedergabefenster auf den Markern die Zeit anzeigen Die Marker im Wiedergabefenster zeigen die Zeit an, wann sie in der Aufzeichnung gesetzt wurden. • Aktivieren Sie die gewünschte/n Funktion/en und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche . 052 6.4 Neues Standard-Icon für Marker einstellen • steno-s bietet Ihnen die Möglichkeit, für Text-, Datei- und Verknüpfungsmarker ein beliebiges Icon als Standard-Icon auszuwählen. • Wählen Sie im Aufnahmefenster den Menüpunkt Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte Programmeinstellungen. Im Bereich Einstellungen der Standard-Icons bei Markervergabe finden Sie folgende Schaltflächen, die das momentan aktive Icon anzeigen, welches bei der Markervergabe verwendet wird: • Klicken Sie auf eines der Icons, um ein Auswahlmenü anzuzeigen, in dem Sie ein anderes Icon als Standard-Icon auswählen können. 6.5 Tastaturbefehle • Einige Funktionen von steno-s können Sie auch über Tastaturbefehle ausführen. Alle Tastaturbefehle sind im Menü ? und Alle Tastenkombinationen aufgeführt. Sie können hier den entsprechenden Tastaturbefehl suchen. Folgende Befehle sind in steno-s vorhanden: • Die Taste „Strg“ ist mit der Taste „Ctrl“ identisch. Hinweis: • Tastaturbefehle kommen in vielen verschiedenen Programmen vor. Die Tastaturbefehle gelten deshalb immer für das gerade aktive Fenster bzw. die gerade aktive Anwendung. Unter Windows kann immer nur eine Anwendung „aktiv“ sein und Tastaturbefehle erhalten, auch wenn mehrere Anwendungen sichtbar sind. Die gerade aktive Anwendung wird in der Windows-Taskleiste markiert dargestellt. D 053 7 - Für Programmierer und Installateure In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie • steno-s über die serielle Schnittstelle RS 232 steuern. • steno-s über Handshakeleitungen der Schnittstelle RS 232 steuern. • weitere Einstellungen der RS 232-Steuerung unter steno-s vornehmen. Hinweis: • Dieses Kapitel ist nur für Programmierer und Installateure gedacht. • Informationen zum RS 232 Protokoll finden Sie in der Hilfedatei. 7.1 steno-s über serielle Schnittstelle RS 232 steuern • steno-s verfügt über eine Vielzahl von RS 232-Steuerungsbefehlen. • Überprüfen Sie, ob Ihr PC über eine funktionsfähige, freie serielle Schnittstelle (RS 232) verfügt. • Wählen Sie im Menü Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte RS 232 – Schnittstellen. Im Bereich RS 232 – Einstellungen für die Mediensteuerung finden Sie folgendes Auswahlfeld: • Wählen Sie die freie Schnittstelle aus, an die Ihre Steuerung angeschlossen ist. 7.2 steno-s über Handshakeleitungen der Schnittstelle RS 232 steuern • Einige Funktionen von steno-s können Sie über die Handshakeleitungen einer RS 232Schnittstelle auslösen. • Die Steuerung über Handshakeleitungen bietet den Vorteil, durch einfache 2-polige Schalter oder Taster steno-s Funktionen auszulösen. Im Gegensatz zur RS 232-Steuerung benötigen Sie kein Steuerungsgerät welches Befehle im ASCII-Format erzeugt. • Der Status einer Handshakeleitung wird von steno-s ausgewertet und bei einer Änderung eine entsprechende Funktion ausgelöst. • Im RS 232-Protokoll in der Hilfedatei von steno-s finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema. 054 7.3 Einstelloptionen der RS 232-Steuerung unter steno-s • Über die Einstellungsoptionen können Sie einige Steuerungsbefehle der RS 232Schnittstelle anpassen. • Wählen Sie im Menü unter Optionen und Einstellungen allgemein die Registerkarte Mediensteuerung. Im Bereich RS 232 – Einstellungen für die Mediensteuerung finden Sie folgende Optionen: • Markieren Sie die Funktion „Signalisierung Wiedergabe/Pausebetrieb, anstatt Aufnahme/Pausebetrieb“, um Befehl Nummer 104/105 statt 102/103 des RS 232Protokolls anzuzeigen. • Markieren Sie die Funktion „Toggle-Modus im Aufnahme/Pausebetrieb“, um Befehl Nummer 122 statt 120/121 des RS 232-Protokolls anzuwenden. • Markieren Sie die Funktion „Toggle-Modus im Wiedergabe/Pausebetrieb“, um Befehl Nummer 125 statt 123/124 des RS 232-Protokolls anzuwenden. • Markieren Sie die Funktion „Bei jedem Aufnahmestart wird ein Standardmarker im aktuellen Meeting gesetzt“, um bei jedem Aufnahmestart-Befehl, automatisch einen Marker zu vergeben. Die Markervergabe entspricht der Funktion der Schaltfläche Neuen Text-Marker ohne Texteingabe setzen. Der Marker wird nur vergeben, wenn der Aufnahmestart durch einen Befehl der RS 232 ausgelöst wird. Notizen D 055 8 - Tipps und Tricks Von Markern im Aufnahmefenster kann keine Liste erstellt werden. • Vermutlich ist die Funktion Marker mit Return-Taste setzen aktiviert. Deaktivieren Sie die Funktion unter dem Menüpunkt Marker oder Return-Taste im Aufnahmefenster, indem Sie das Häkchen aus dem Kästchen entfernen. steno-s reagiert nicht mehr auf Eingaben. • Das Programm hat sich aufgehängt. Betätigen Sie die Tastenkombination „Strg“ „ALT“ „Entf“. Windows® blendet ein Dialogfenster ein, in dem Sie mit der Schaltfläche TASKMANAGER und TASK BEENDEN die hängende Anwendung schließen können, ohne dass andere geöffnete Anwendungen oder Windows® selbst beendet werden müssen. Die Aufnahme oder Wiedergabe eines Meetings ist fehlerhaft • Wurde ein Aufnahmegerät (z.B. Mikrofon) an den PC angeschlossen? • Überprüfen Sie die Einstellungen im Audiomixer unter Optionen und Einstellungen allgemein im Aufnahmefenster. - Wurde das richtige Aufnahmegerät ausgewählt? - Wurde die entsprechende Aufnahme-Lautstärke ausgewählt? Mikrofoneingang bei integriertem oder am Mikrofoneingang des PCs angeschlossenem Mikrofon bzw. Lineeingang bei anderem Audiosignal. - Wurde die richtige Wiedergabequelle ausgewählt und der Ton aktiviert? Je nachdem welche Wiedergabequelle Sie anhören möchten, müssen Sie den Muteschalter Ton aus der entsprechenden Wiedergabequelle deaktiviert, d.h. das Häkchen muss aus dem Kästchen entfernt werden. Während der Wiedergabe über Lautsprecher ist ein Pfeifton zu hören • Überprüfen Sie, ob Sie unter Optionen / Einstellungen allgemein im Audiomixer die Option Lautstärke Mikrofon oder Lautstärke Lineeingang aktiviert haben. Deaktivieren Sie diese Option/en indem Sie das Kästchen Ton aus mit einem Häkchen versehen. Aktivieren Sie stattdessen die Optionen Wiedergabe Lautstärke Master und Lautstärke Wave (Meeting), indem Sie das Häkchen aus dem jeweilige Kästchen entfernen. Die Aufnahme kann nicht gestartet werden, weil keine Taste vorhanden ist • Bevor Sie eine Aufnahme starten können, müssen Sie zuerst ein neues Meeting erstellen oder ein vorhandenes Meeting öffnen. Siehe hierzu auch „Kapitel 3.1 Starten der Aufnahme“. Symbol für CD Brennen ist nicht vorhanden • Sie müssen ein Meeting öffnen oder ein neues Meeting erstellen, damit das Symbol für CD brennen erscheint. Außerdem ist das Symbol nur sichtbar, wenn steno-s nicht im Aufnahmemodus ist. 056 Symbole für Marker in der Aufzeichnung setzen fehlen • Sie müssen ein Meeting öffnen oder ein neues Meeting erstellen, damit die Symbole für Marker in der Aufzeichnung setzen erscheinen. Bei der Wiedergabe ist kein Ton zu hören • Überprüfen Sie, ob der Wiedergabeton Ihrer Soundkarte ausgeschaltet ist. Im Wiedergabefenster muss folgende Schaltfläche erscheinen, wenn der Ton eingeschaltet ist. Schieben Sie den Schieberegler nach rechts auf Maximum. • Überprüfen Sie, ob Sie das richtige Wiedergabegerät ausgewählt haben. Klicken Sie auf Optionen und Einstellungen allgemein. Öffnen Sie die Registerkarte Aufnahmeparameter. Im Bereich Auswahl Wiedergabegerät können Sie Ihr Wiedergabegerät auswählen. • Überprüfen Sie die Einstellungen für die Wiedergabequelle im Audiomixer. Öffnen Sie den Menüpunkt Optionen und unter Einstellungen allgemein die Registerkarte Audiomixer. Unter Mixereinstellungen der Wiedergabe können Sie Ihr Wiedergabegerät auswählen. Um ein steno-s Meeting wiederzugeben, müssen Sie Wiedergabe-Lautstärke Master und Lautstärke Wave (Meeting) aktivieren (d.h. Häkchen aus dem Kästchen Ton aus entfernen) und die jeweiligen Schieberegler auf Maximum stellen. Im neuen oder geöffneten Meeting erscheinen keine Tasten für Aufnahme und Stop sowie keine Symbole für Marker in der Aufzeichnung setzen. • Es ist kein Aufnahmegerät eingestellt. Öffnen Sie im Aufnahmefenster Optionen / Allgemeine Einstellungen / Aufnahmeparameter. Wählen Sie unter Auswahl Aufnahmegerät das entsprechende Gerät aus. Schließen Sie ggf. das Meeting und öffnen Sie es erneut, damit die Tasten und Symbole erscheinen. Die Wiedergabe kann nicht gestartet werden. • Es ist kein Wiedergabegerät eingestellt. Öffnen Sie im Aufnahmefenster Optionen / Allgemeine Einstellungen / Aufnahmeparameter. Wählen Sie unter Auswahl Wiedergabegerät das entsprechende Gerät aus. 8.1 Kontakt und Hotline Wenn Sie Fragen zu steno-s oder steno-s Player haben, können Sie telefonische Hilfe unter der steno-s Hotline in Anspruch nehmen. Bitte beachten Sie, dass diese Serviceleistung kostenpflichtig ist: 0900 1 78 36 67 (1,86 Euro/Minute) - nur für Anrufer innerhalb Deutschlands möglich Montag bis Freitag 10.00 - 12.00 Uhr und 13.30 - 16.00 Uhr Oder setzen Sie sich mit Ihrem Fachhändler in Verbindung. D 057 9 - Glossar Aktuelle Aufnahmezeit . . . . . . . . . . . Zeitliche Länge eines Meetings im Format (Stunden : Minuten : Sekunden). Anfang- bzw. Ende-Marker . . . . . . . . Marker die eine zeitliche Begrenzungsmarke innerhalb eines Meetings setzen. Anfang-Marke . . . . . . . . . . . . . . . . . . siehe „Anfang- bzw. Ende-Marke“ Audioaufzeichnung . . . . . . . . . . . . . . In steno-s entspricht eine Audioaufzeichnung einer digitalen Aufnahme eines Audiosignals. Audiodaten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Daten in digitaler Form, die ein Audiosignal enthalten. Audiogerät . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PC-Hardware für die analog/digital- und digital/analogWandlung von Audiosignalen (z.B Soundkarte). Audiomixer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Repräsentiert die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten eines Audiogerätes. Audioparameter. . . . . . . . . . . . . . . . . Audioparameter sind das digitale Format einer Audioaufzeichnung (z.B. Art der Komprimierung, Mono/Stereo oder Samplerate) Aufnahme . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . siehe „Audioaufzeichnung“ Aufnahmefenster . . . . . . . . . . . . . . . . Das Hauptfenster von steno-s, enthält den Aufnahmestart-Button Aufnahmegerät . . . . . . . . . . . . . . . . . Audiogerät für einen Computer (z.B. Soundkarte, USBMikrofon oder Modem) Aufnahmemodus . . . . . . . . . . . . . . . . Unterscheidet eine Mono- oder StereoAudioaufzeichnung. steno-s bietet 3 verschiedene Arten der Mono-Aufzeichnung: 1. Das Monosignal wird aus beiden Kanälen eines Stereoeingangs gebildet. 2. Das Monosignal wird aus dem rechten Kanal eines Stereoeingangs gebildet (Splitting rechts). 3. Das Monosignal wird aus dem linken Kanal eines Stereoeingangs gebildet (Splitting links). Aufnahmepegel . . . . . . . . . . . . . . . . . Stärke des Audiosignals während der Audioaufzeichnung. Aufnahmequalität . . . . . . . . . . . . . . . Stärke der Komprimierung der Audiodaten einer Audioaufzeichnung. Aufnahmequelle . . . . . . . . . . . . . . . . Kennzeichnet das Aufnahmegerät das in steno-s aktuell definiert ist. Brennen des Meetings . . . . . . . . . . . . Diese steno-s - Funktion bereitet ein Meeting für den Brennvorgang vor. 058 Brennvorgang . . . . . . . . . . . . . . . . . . Der Brennvorgang wird im Windows®-Explorer ausgelöst und stellt den eigentlichen Vorgang dar, in dem die Audiodaten eines Meetings auf einen CDDatenträger geschrieben werden. CD-Brenner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ein Gerät, das zum Kopieren von Dateien auf beschreibbare CDs verwendet wird. CD-R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ein CD-Typ, auf den Dateien kopiert werden können, die Dateien können aber nicht wieder gelöscht oder ersetzt werden. CD-ROM Laufwerk . . . . . . . . . . . . . . . Ein Gerät, das zum Abspielen von Dateien auf CDs verwendet wird. CD-RW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ein CD-Typ, auf den Dateien kopiert werden können, die Dateien können auch wieder gelöscht oder ersetzt werden. Datei-Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marker in einem steno-s - Meeting, der eine Datei enthält Dateiverknüpfung-Marker . . . . . . . . . Marker in einem steno-s - Meeting, der eine Verknüpfung auf eine Datei enthält Datenträger . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Speichermedium für digitale Daten (z.B. Festplatte oder CD) Datum der Erstellung . . . . . . . . . . . . . Kennzeichnet den ursprünglichen Beginn eines Meetings Default-Name. . . . . . . . . . . . . . . . . . . Name für ein Meeting, der nach einem festgelegten Zählerprinzip automatisch ermittelt oder vergeben wird (z.B. Meeting11). Ende-Marke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . siehe „Anfang- bzw. Ende-Marker“ Fußschalter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ein Schalter, der mit dem Fuß bedient werden kann und der zur Steuerung von steno-s dient. Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stellt eine Verknüpfung oder einen Sprung dar, über die ein gespeichertes Dokument geöffnet wird. Icon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Kleines Symbol über das eine deutlichere Kennzeichnung von Markern erfolgt. Indexdatei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ist unter steno-s eine Datei, die ein schnelleres Laden und Anzeigen der Audiodaten und Marker eines Meetings ermöglicht. Lineeingang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eingang bei einem Audiogerät, der für Geräte mit höherem Pegel bestimmt ist (z.B. CD-Player, Mischpult etc.). D 059 9 - Glossar Lizenzierte Version. . . . . . . . . . . . . . . Programmversion von steno-s, die durch die Registrierung bei beyerdynamic)))) mit einem Freischaltcode lizenziert wurde. Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Ein Marker kennzeichnet eine bestimmte Zeitstelle innerhalb einer Audioaufzeichnung bzw. eines Meetings. Zusätzlich kann einem Marker ein Inhalt zugewiesen werden (z.B. ein Text, eine Datei oder eine Verknüpfung). Marker-Icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . siehe „Icon“ Meetingdatei . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Eine Meetingdatei repräsentiert alle Audiodaten und Marker eines Meetings. Ohne eine Meetingdatei kann man auf die Audiodaten und Marker eines Meetings nicht zugreifen. Microsoft® Word. . . . . . . . . . . . . . . . . Schreibprogramm für einen Windows®-PC von der Fa. Microsoft®. Mikrofoneingang . . . . . . . . . . . . . . . . Eingang bei einem Audiogerät, der für Mikrofone bestimmt ist. Ort der Audiodaten . . . . . . . . . . . . . . Repräsentiert den Ordner auf einem Datenträger in dem alle Audiodaten für ein Meeting abgespeichert werden. Pause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Zeitliche Unterbrechung der Audioaufnahme eines Meetings. Playposition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . siehe „Wiedergabeposition“ RS 232. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Schnittstelle an einem PC zur Steuerung von steno-s. RS 232-Protokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . Steuerungsprotokoll für die Steuerung von steno-s über RS 232. Soundkarte. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . siehe „Audiogerät“ Speichermedium. . . . . . . . . . . . . . . . . siehe „Datenträger“ Systemadministrator . . . . . . . . . . . . . Bevollmächtigter, der alle Einstellungen und Konfigurationen an einem PC vornehmen darf. Text-Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marker in einem steno-s - Meeting, der eine Textinformation enthält Textverarbeitung . . . . . . . . . . . . . . . . Fenster für die Erstellung oder Bearbeitung von Text (z.B. Text-Marker) Track . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Teilstück einer Audioaufnahme eines Meetings zwischen 2 Pausen. 060 USB - Audiogerät . . . . . . . . . . . . . . . . Audiogerät für den Anschluss an einen PC über USBStecker Vorbereitete Liste. . . . . . . . . . . . . . . . Enthält Marker die zur Vergabe an ein geöffnetes Meeting zur Verfügung stehen. Vorbereitete Marker . . . . . . . . . . . . . Marker die in der vorbereiteten Liste gespeichert sind. Wiedergabefenster . . . . . . . . . . . . . . Das 2. Hauptfenster von steno-s, enthält den blauen Zeitbalken eines Meetings und die WiedergabeButtons Wiedergabegerät . . . . . . . . . . . . . . . . Audiogerät für einen Computer (z.B. Soundkarte, USBMikrofon oder Modem) Wiedergabelautstärke . . . . . . . . . . . . Lautstärke mit der ein Meeting über ein Audiogerät wiedergegeben wird. Wiedergabemute . . . . . . . . . . . . . . . . Stummschaltung der Wiedergabe. Wiedergabeposition. . . . . . . . . . . . . . Kennzeichnet die Stelle an der sich die Wiedergabe befindet. Diese wird in steno-s durch ein kleines blaues Dreieck auf dem blauen Zeitbalken dargestellt. Wiedergabequelle . . . . . . . . . . . . . . . Kennzeichnet das Wiedergabegerät das in steno-s aktuell definiert ist. Windows®-Audiomixer . . . . . . . . . . . . siehe „Audiomixer“ D 061 Contents 1. steno-s Program . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 1.1 What is Recording Software? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 1.2 PC System Requirements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 1.3 Installation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 1.3.1 Licensing . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 1.4 How to connect a Microphone or another Audio Source . . . . . . . . 66 1.5 Optional Accessories for steno-s operation with a PC . . . . . . . . . . . 66 1.6 How to start steno-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 1.7 How to close steno-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 1.8 The Recording Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68 1.9 The Playback Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 2. Recording and Playback Parameters. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 2.1 How to select a Recording Device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 2.2 Recording Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 2.3 How to select a Playback Unit . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 2.4 Settings of the Audio Mixer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 2.4.1 How to select the Recording Source in the Audio Mixer . . . . . . . . . 75 2.4.2 How to select the Playback Source in the Audio Mixer . . . . . . . . . . 76 2.4.3 Options of the Audio Mixer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 3. 062 Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 3.1 How to start the Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 3.2 How to start the Recording automatically when the Program is started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 3.3 How to stop the Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 3.4 Status Display of the Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 3.5 How to open an existing Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 3.6 How to delete a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 3.7 How to rename or move a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 3.8 How to save a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 3.9 How to close a Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 3.10 Time Stamps “Markers” . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 3.10.1 How to place Prepared Markers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85 3.10.2 How to delete Prepared Markers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 3.10.3 How to place Prepared Markers after recording . . . . . . . . . . . . . . . 86 3.10.4 How to change Prepared Markers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 3.10.5 How to move Prepared Markers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 3.10.6 How to select a different Icon for the Prepared Markers . . . . . . . . 87 3.10.7 How to place File or Link Markers as Prepared Markers . . . . . . . . . 88 3.10.8 Mouse Commands in the Recording Window . . . . . . . . . . . . . . . . . 88 3.11 Display of the current Recording in the Playback Window . . . . . . . 89 3.11.1 How to place Markers during Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 3.11.2 How to delete Markers from the Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.11.3 How to change Markers in the Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.11.4 How to move Markers in the Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90 3.11.5 How to select another Icon for Markers in the Recording . . . . . . . . 91 3.11.6 How to place a File or Link as Marker in the Recording . . . . . . . . . 91 3.11.7 Mouse Commands in the Playback Window . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 3.12 How to create a Description and display Properties . . . . . . . . . . . . 93 4. Exporting the Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.1 How to burn a Meeting on CD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4.2 How to delete all Files in the Burning Directory . . . . . . 4.3 How to export a Meeting to another Storage Location 4.4 How to select limiting Marks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 . . . . . . . . . 94 . . . . . . . . . 96 . . . . . . . . . 96 . . . . . . . . . 98 5. Playback . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 5.1 How to select a Meeting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 5.2 How to adjust the Volume of the Playback . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 5.3 How to play the steno-s Meeting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 5.4 How to work with steno-s in Microsoft® Word. . . . . . . . . . . . . . . . 102 5.4.1 How to integrate the steno-s Functionality into Word . . . . . . . . . 102 5.4.2 How to link a Meeting with Word . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 5.5 How to integrate the Texts of all Markers into Word . . . . . . . . . . 104 5.6 How to adapt the steno-s Window to Word . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 5.7 How to start steno-s from Word. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 5.8 How to control the Playback of steno-s with a Foot Switch . . . . . 105 5.8.1 How to connect the Foot Switch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 5.8.2 How to adjust the Options for the Foot Switch . . . . . . . . . . . . . . . 107 6. More 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Program Options . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 How to start steno-s automatically when the PC is switched on . . 110 Functions when the steno-s Program is started . . . . . . . . . . . . . . . 111 Options for the Display of Markers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 How to adjust a new Standard Icon for the Markers . . . . . . . . . . . 113 Shortcuts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 7. For Software Engineers and Installers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 7.1 How to control steno-s via the RS 232 Serial Interface. . . . . . . . . . 114 7.2 How to control steno-s via Handshake Wires of the RS 232 Serial Interface . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 7.3 Setting Options of the RS 232 Control under steno-s. . . . . . . . . . . 115 8. Tips and Tricks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 8.1 Hotline . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 9. Glossary. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 E 063 1 - steno-s Program In this chapter you will learn how to • • • • install and licence the steno-s program. connect a microphone or another audio signal to your PC. start and close steno-s. enlarge or minimize the recording and audio playback window. 1.1 What is Recording Software? Conferences and meetings are part of your daily business. In general in each meeting minutes have to be taken down. In the past your secretary had to take down everything in shorthand during the meeting. Today you can record your meeting with the steno-s software via PC and later your secretary can type the spoken text into her text program. • With steno-s you can record, play and file voice or music signals on your PC. In principle steno-s is an audio recorder and player which allows you to enter so-called markers in your recording, export audio data or link steno-s with Microsoft® Word. • You can use steno-s to record your meetings and conferences. You can mark and identify important spots to find them at any time again. • You can integrate documents or data in your recording and open them later at the right position or you can use steno-s to copy all recorded data onto a CD and give this to your secretary or others. 1.2 PC System Requirements Due to system variability of computer hardware it is not possible to determine general system requirements for the optimum operation. In the following you will find some recommended system requirements which have been established after several tests with various PCs. Even if your PC fulfils the system requirements, problems can occur with steno-s due to special hardware or software configurations. Please note: It is not possible to provide a 100% operational guarantee with steno-s software. 064 Hardware Requirements: • Intel Pentium Processor from 1.2 GHz • Memory 256 MB RAM • Hard disk capacity: 40 GB • 20 MB free hard disk capacity to install the program • Monitor and graphics card with 1024 x 768 pixel and 32-bit colour • CD or DVD burner • Sound card with high-quality microphone input, stereo • Loudspeakers or headphone (optional) • 1 x RS 232 interface to connect a foot switch (optional) • 1 x RS 232 interface to connect a media control system (optional) • 2 x USB 2.0 interface to connect USB devices (optional) Software Requirements: • Operating system Windows® XP (Home Edition or higher) • Microsoft® Word (Office 2000 or higher) • Internet Explorer 4.0 or higher (for the steno-s help files) • No installed burning software, burn CDs only via the activated CD burning software of Windows® XP • It is recommended to avoid system loads by other programs during the audio recording and burning process. Recommended Settings under Windows®: • Activation of the CD burning software of Windows® XP • Deactivation of the automatic stand-by functions • Deactivation of screen savers • Monitor setting: 1024 x 768 or 1280 x 1024 pixel and 24 or 32-bit colour 1.3 Installation steno-s is a Microsoft Windows® program. Before you can install steno-s on your PC you must install the operating system Windows® XP. In order to install steno-s from a CD-ROM proceed as described below: 1. Put the CD-ROM in your CD-ROM drive of your PC. Should the installation program not start automatically, proceed as follows: 2. Select the “Start” symbol of Windows and “Execute” of the opened menu. 3. Enter “d:\steno-s setup” (instead of ”d” use the appropriate letter that stands for your CD-ROM drive). 4. Select “OK” and follow the instructions of the installation program. E 065 1 - steno-s Program 1.3.1 Licensing • After installation of steno-s you can use all of it’s functions. However, as long as the program has not been licensed, the recording will be interrupted regularly and you will lose some seconds of the recording each time. • In order to use all functions of steno-s you must licence the program. For this please tell beyerdynamic your Name, the Company Name and the Product Number. From these data your personal Licence Code will be created and sent to you. • This code is bound to your computer and makes sure that the program is not used on other computers. If you change your computer and reinstall steno-s, please note that the licensing procedure has to be performed again to receive a new Licence Code. This code, however, is only valid for 3 days. For a fully adequate code, please contact: beyerdynamic GmbH & Co. KG Theresienstrasse 8, 74072 Heilbronn, Germany e-mail: [email protected] • Select ? and Licencing in the recording window. • Please take down the Product Number. • Now start the internet and open the website http://www.steno-s.com or http://www.beyerdynamic.com. Complete the form for registration online. • You will then receive an e-mail from beyerdynamic with your licence code and all registration data. • In the field Licence Code under ? you must enter the user name and the licence code you have received from beyerdynamic. To avoid mistakes you can copy the code with “Ctrl C”and enter it with “Ctrl V”. Warning: There is a different licence code for each product number. 1.4 How to connect a Microphone or another Audio Source • To record the meeting connect a microphone to the microphone input of your PC or another audio signal to the appropriate input of your PC. • If you want to connect a microphone, you can use the MPC 70 USB from beyerdynamic. For this microphone the loudness level is already set so that you only have to select the USB source under Options / General settings / Recording parameters and Audio mixer and Selection of the recorder. 1.5 Optional Accessories for steno-s operation with a PC MPC 70 USB STA 22 STA 33 066 Acoustical boundary microphone with USB connection . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Order # 475.548 Headphone . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Order # 475.513 Foot switch (RS 232 connection) . . . . . . . . . . . . . . . . Order # 475.521 1.6 How to start steno-s • • • • Select the “Start” button. Select the menu item “Programs”. Select steno-s from the sub-menu. The recording and playback windows of steno-s will be opened. Recording window Playback window • In the left recording window you can start and stop the current recording and create “Prepared markers”. • In the right playback window you can observe the current recording or if it is a recording that already exists (meeting) you can observe and control the playback. • If the windows are not to be separated, select Options and View in the recording window. Under Connect windows you can select between: Connect playback window to recording window on top right or Connect playback window to recording window on bottom right. 1.7 How to close steno-s • Select File and Close program or select the button in the recording window. • Never simply switch the PC off. Close steno-s always with one of the options described above. • When a meeting is opened, you will be asked if you want to close the current meeting. If you confirm with “Yes”, the recording and the playback will be stopped, the meeting and steno-s will be closed. If you confirm with “No” the procedure will be cancelled. E 067 1 - steno-s Program 1.8 The Recording Window With the button you can maximize the steno-s windows so that they are shown on the whole screen. Each of the recording and playback windows take half of the screen. With the button you can minimize the recording window in several stages. Recording Window Stage 1 As soon as a meeting has been opened or created all of the following buttons are available in this size of the recording window: 1 New meeting 2 Prepare meeting to be burnt on a CD 1 2 3 Enter new text marker in the prepared marker area 4 Delete marker from the prepared marker area 5 Enter selected marker from the prepared marker area into playback window 6 Enter selected marker from the prepared marker area into playback window and select next marker Enter new text marker in playback 7 window 8 10 11 Enter new marker without text in playback window 9 Open / close playback window Start recording 10 Stop recording 11 Status display recording 12 Button to maximize window (no function in stage 1) 13 Button to minimize window 14 3 4 5 6 7 9 8 12 13 14 Recording Window Stage 2 This size of the recording window has the same buttons as in the recording window stage 1. The area “Prepared markers” is smaller. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 13 14 10 068 11 12 Recording Window Stage 3 1 2 7 In this size of the recording window the following buttons are available: New meeting 1 Prepare meeting to be burnt on a CD 2 Enter new text marker in playback 7 window 8 Enter new marker without text in 10 11 playback window 9 Open / close playback window 10 Start recording 11 Stop recording 12 Status display recording 13 Button to maximize window (no function in stage 1) 14 Button to minimize window 9 8 13 14 12 The area “Prepared markers” is no longer available. Recording Window Stage 4 In this size of the recording window the following buttons are available: New meeting 1 Prepare meeting to be burnt on a CD 2 Enter new marker without text in 8 playback window 10 11 9 Open / close playback window Start recording 10 Stop recording 11 Status display recording 12 Button to maximise window (no function in stage 1) 13 Button to minimise window 14 1 2 8 9 13 14 12 The area “Prepared markers” is no longer available. Recording Window Stage 5 This size of the recording window is recommended when you want to work with steno-s in the text program Word. Select the button in the recording window on the top right. E 069 1 - steno-s Program 1.9 The Playback Window The Playback Window has a double function: On the one hand you can observe the current recording, on the other hand the playback of an existing recording is displayed. With the button the playback window can be shown or hidden. The playback window can be minimized with the buttons . With the button you can maximize the steno-s windows so that they are shown on the whole screen. Each of the recording and playback windows take half of the screen. Playback Window Stage 1 The playback window contains a time bar to indicate the audio recording, interruptions and markers of the currently opened meeting. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Status display playback Start playback Stop playback Go to previous marker Rewind Fast forward Go to next marker Sound on /off Volume control 9 8 1 Notes 070 2 3 4 5 6 7 Playback Window Stage 2 This size of the playback window displays the following buttons and indicators: 1 2 3 4 7 8 9 Status display playback Start playback Stop playback Go to previous marker Go to next marker Sound on /off Volume control 9 8 1 Playback Window Stage 3 2 3 4 7 This size of the playback window displays the following buttons and indicators: 1 8 Status display playback Sound on /off 8 1 Playback Window Stage 4 If you select the button you can minimise the playback window to a button in the Windows task bar. E 071 2 - Recording and Playback Parameters In this chapter you will learn how to • select a recording device. • set the recording and playback source (microphone, sound card etc.) and how to be sparing with memory. • set the recording parameters. • select a storage location for your recorded data. • select a playback unit. • set the parameters in the audio mixer. 2.1 How to select a Recording Device • Select Options in the recording window. Under General settings open the index card Recording parameters. Under Selection recorder you will find a list of devices which your computer will recognize for the recording of audio data. • In order to select a different recording device, select the arrow on the right hand side of the field Selection recorder and select the appropriate device from the opened list. Note: • With steno-s you can change the recording device during recording. Due to technical reasons the recording will be interrupted for 1-2 seconds and then it will be continued with the new device. 2.2 Recording Settings • Open the menu item Options. Select General settings and then the Recording parameters tab. In Recording mode selection you can select which sound track (left or right input of the recording device) is to be used and if the recording is to be in mono or stereo. 072 • Under Recording quality you can select the sample rate of the recording. A high sample rate allows a recording with a wide frequency response (HIGH corresponds to a cut-off frequency of around 20,000 Hz and a sample rate of 44,100 Hz), a low sample rate limits the frequency response (LOW corresponds to a cut-off frequency of around 10,000 Hz and a sample rate of 22,050 Hz). • For voice recordings a LOW recording quality is normally sufficient. • The higher the recording quality, the higher is the storage demand on your computer. The HIGH recording quality takes more than double of the storage demand of the LOW recording quality. • Under Audio compression you can select the kind of compression for the recording. • A high compression rate allows a recording with a low storage demand (the setting lowloss compression corresponds to 1/10 of the setting uncompressed). • A low compression rate allows a recording with a medium storage demand (the setting lossless compression corresponds to a 1/4 of the setting uncompressed). • The setting uncompressed has a high storage demand. • The setting lossless compression corresponds to the compression procedure “ADPCM”. There is no loss in quality. • The setting low-loss compression corresponds to the compression procedure „mp3“. The loss in quality which arises from this compression procedure can be hardly heard and is not relevant for voice recordings. E 073 2 - Recording and Playback Parameters Note: • Please note that the quality of the whole recording procedure depends on many factors (quality of the microphone, quality of the sound card etc.). If you have problems with the recording quality please ask your dealer. • With steno-s you can change the recording settings during the current recording. Due to technical reasons the recording will be interrupted for 1-2 seconds and then it will be continued with the new settings. • Under Recording location you can see in which folder on your computer the recording is saved. If you select the “change” button you can select a different path for the storage of your audio data. 2.3 How to select a Playback Unit • Open the menu item Options. Select General settings and the index tab Recording parameters. Under Selection playback unit you will find a list of devices which your computer will recognize for the playback of audio data. • In order to select a different playback unit, select the arrow on the right hand side of the field Playback unit selection and select the appropriate device from the opened list. 2.4 Settings of the Audio Mixer • Under Audio mixer you can select the audio sources and volume for your specified audio device (e.g. the sound card). Each audio device has a certain number of selectable audio sources for recording and playback. Depending on the type of the audio device the volume, mute, balance etc. can be selected for each audio source. For some audio devices there may not be any audiomixer settings available which can be operated with steno-s (e.g. USB sound devices). Note: • When steno-s is closed the program saves all audio mixer settings which you have entered. When steno-s is started again, all settings that were activated before steno-s was closed are reactivated. In this way steno-s makes sure that the set audio mixer settings are reactivated when steno-s is started again, independent of audio mixer changes by other audio programs. • The recording or the playback of a meeting can exhibit problems, if the settings in the audio mixer are not correct. 074 2.4.1 How to select the Recording Source in the Audio Mixer • Open the menu item Options in the recording window and under General settings the index tab Audio mixer. Under Recording mixer settings you will find the following options: • Depending on the connected external device you must select the correct input for the recording. • By ticking the appropriate check box “Select” under Recording mixer settings, you can select, if you want to record the meeting via the microphone input or line input of your sound card. With the slide controls you can adjust the recording volume for each recording source. • The status of the recording is displayed even if the recording has not yet been started. In order to activate this display you must open or create a meeting. • If you have connected a microphone to your PC you must tick the check box “Select” under Recording volume mic input / integrated mic. Under Recorder selection you will find a list of the devices, which your computer will recognize for the recording of audio data. In order to select a different recording device under Recorder selection, select the arrow on the right hand side and the desired device from the opened list. Note: • With steno-s you can change the recording device during recording. Due to technical reasons the recording will be interrupted for 1-2 seconds and then it will be continued with the new device. • For special requirements you have access to more audio sources, slide controls and mute switches of the existing audio devices via the button . These settings are for experienced users. E 075 2 - Recording and Playback Parameters 2.4.2 How to select the Playback Source in the Audio Mxer • Open the menu item Options and the index tab Audio mixer under General settings. Under the Playback mixer setting you will find the following options: Under Playback unit selection you will find a list of devices which your computer will recognize for the reproduction of audio data. In order to select a different playback device, select the arrow on the right hand side of the field Playback unit selection and the desired device from the opened list. • It is absolutely necessary to activate the whole playback with Playback volume master. Adjust the master volume of all activated playback sources with the slide control. • Depending on the playback source you want to listen to, you must remove the tick from the appropriate check box Sound off. • In general you may want to play a steno-s meeting. The playback source Volume Wave (meeting) must be activated and the slide control moved to maximum (to the top). • If you activate the playback source Volume Mic or Volume Line the microphone input or line input is switched directly to the loudspeakers. Warning: This can cause feedback which is heard as a whistle increasing in volume. In general you do not need these playback sources. For tests, however, it could be necessary to change settings here. 076 Note: • For special requirements you have access to more audio sources, slide controls and mute switches of the existing audio devices via the button . These settings are for experienced users. 2.4.3 Options of the Audio Mixer • Open the menu item Options and the index tab Audio mixer under General settings. You will find the following options under the Playback mixer setting: • If the option The mixer parameters are not to be changed by other programs during the program execution is ticked, all changes of the mixer settings are monitored during the activation of steno-s. Should other audio programs or the Windows audiomixer change settings, steno-s will notice and re-set them immediately. This function makes sure that settings once adjusted with steno-s are kept in the audio mixer. • If the option Activate the automatic mic level control is ticked, variations in the recording level are balanced. This function is only effective, if a recording source is activated in the Recording area. This means that either the microphone input or the line input of the active audio device must be selected. The slide control of the activated recording source is controlled automatically by steno-s. Depending on the recording level the slide control is closed or opened. • If the option Couple the wave volume to playback Master volume is ticked, a change of one of the volume controls Volume Wave (meeting) or Playback volume master results in a change of the other. This makes sure that the reproduction of the meeting is not disturbed by closed volume controls. E 077 3 - Recording In this chapter you will learn how to • • • • • • start the recording. stop the recording. read the status display of the recording. open, save, close, delete, rename or move a meeting. place, move, delete or change markers in the recording window. place, move, delete or change markers in the playback window. 3.1 How to start the Recording • Before you can start to record you must create a new meeting or open an existing meeting. A meeting has to be regarded as a cassette. It contains all recordings, markers and files. The result is a meeting file which allows the access to audio data and markers. A meeting file has the extension “.spa”. After installation of steno-s, Windows XP will recognize a .spa-file. If you select a .spa-file from the Windows-Explorer or the desktop then, steno-s will start automatically and open the selected .spa-file. • Select the button or the menu item File and New meeting or Open meeting. • Before you can start a recording, you must enter a name for the new meeting. This can be done in the dialogue window “Save meeting / save as” which will be opened when you create a new meeting. • Select the button to start the recording. 3.2 How to start the Recording automatically when the Program is started • The recording can be started automatically with each start of steno-s. • To activate this function select the menu item Options and General settings and the index tab Program settings. • Tick Start recording automatically when the program is started and Open new meeting automatically when the program is started or Open last meeting automatically when the program is started. 078 3.3 How to stop the Recording • If you want to stop the recording, select the button. • The recording can be stopped in a meeting and started again even when your PC was switched off. Note: • The Start and Stop buttons are only displayed when a meeting has been opened. 3.4 Status Display of the Recording • The status display of the recording window shows the current recording time, the recording level, the recorded source and the recording parameters. Recording source Recording level Audio parameter Recording time • Current Recording Time Displays the total time of the recording in hours : minutes : seconds. • Recording Level Displays the current recording level of your sound card. The display should indicate the black area quite rarely. The recording level is set automatically or under Options / General settings / Audio mixer. • Recording Source If you have selected the microphone input, a microphone symbol will be displayed or if you have selected the line input, a line input symbol will be displayed. To select the audio source open Options / General settings / Audio mixer. • Recording Parameters Displays the current settings of the recording parameters. To set the recording parameters open Options / General settings / Recording parameters. E 079 3 - Recording 3.5 How to open an existing Meeting • If you want to open an existing meeting, select File and Open meeting. • If you want to open the last meeting automatically when steno-s is started, open Options / General settings / Program settings. Tick Open last meeting automatically when the program is started . From now on whenever steno-s is started the last meeting will always be opened automatically. Note: • When a meeting is already opened you will be asked if you want to close the current meeting. You must confirm with “Yes”, if you want to open an existing meeting, because only one meeting can be opened at a time. “Strg” corresponds to “Ctrl”. 3.6 How to delete a Meeting • Open the menu item File and Delete meeting. • If you want to delete an open meeting, select the menu item File / Delete meeting and Delete whole meeting with audio files. Note: • The function Delete whole meeting with audio files is only possible when the recording has been stopped. • If you confirm the subsequent dialogue, that you really want to delete the meeting with “Yes” all audio data, markers, meeting system folders and files are moved to the Recycle Bin. The meeting file “Strg” corresponds to “Ctrl”. that allows access to the audio data is also moved to the Recycle Bin. • If you want to restore the complete meeting, you must restore the meeting file and the appropriate meeting folder which contains all audio data, markers, meeting system folder and files. As the meeting folder is not designated with a name but with a number, you may not recognize it immediately. However, it is possible to trace by looking for the date of the deletion. In general the meeting file and the meeting folder have the same date and time of the deletion. 080 3.7 How to rename or move a Meeting • If you want to rename or move a meeting to another location, select the menu item File and Rename / move meeting. • With this function you can enter a different name for the opened meeting or save it with the same or a new name at another location. Note: • If you want to create a copy of the meeting file, use the function Save meeting as. “Strg” corresponds to “Ctrl”. 3.8 How to save a Meeting • When you create a meeting you automatically create a new meeting file. • If you want to save a meeting later in another folder or under a different name on your computer, use the function Save meeting as. Select File and Save meeting as. Please note that changes to the description of the meeting can only be carried out in the currently opened meeting. • If you do not want to create a copy of the meeting file, but just change the name of the meeting file, use the function Rename / move meeting. “Strg” corresponds to “Ctrl”. E 081 3 - Recording 3.9 How to close a Meeting • Select the menu item File and Close meeting. • When you close a meeting, you are not asked to save the file. This is not necessary, because when creating the meeting you have already created a meeting file with an individual name. • When you close a meeting the last settings such as the current play position are saved automatically. • Furthermore, an index file will be created to read the data more quickly when the file is opened again. If this index file is missing (e.g. if a computer crash should occur) a progress bar will be displayed when the meeting is opened again, as this process can take a while if the audio file is large. An index file can only be created on writable volumes. On CD-Rs (CD-RWs) there will be no index file produced. 082 “Strg” corresponds to “Ctrl”. Notes E 083 3 - Recording 3.10 Time Stamps “Markers” • With time stamps, or “Markers”, you can identify special notes, information, discussion items, questions, files etc. in the recording. • Each marker has a certain content. A text marker contains text, a file marker can contain any file and a link marker contains a link to any file. • In a meeting you can place as many markers as you want. Use markers to add certain information to your meeting or to identify certain spots. Integrate files into your meeting to store them with steno-s. Add links to make certain documents or information accessible. • In the area Prepared markers of the recording window you can prepare markers that are not related to a certain meeting. These markers are always present whenever steno-s is started again. 084 3.10.1 How to place Prepared Markers In the recording window you can create so-called “Prepared markers” such as the agenda of your meeting or items that occur in each meeting, such as important information, questions to be clarified, decisions etc. The “Prepared markers” always remain, even if a new meeting has been started. But you can also delete, change or place new markers. How to place a Marker: • Select the button or open the menu item Marker / Prepared markers and Add new text marker to the “Prepared markers” list. • The window Create steno-s text marker in “Prepared markers” list will be opened. • Now you have two possibilities to enter your markers. 1. You can open a file, for example the agenda of your meeting. Select File and Open. Then you can select and open the appropriate file. 2. You enter the marker manually, by typing the desired text. If you want to enter more than one marker, you must separate the individual markers with line breaks (press return key). • There are also different possibilities for placing the marker: 1. Select Set marker. This function is suitable when you want to place only individual text markers. The complete text appears as the contents of a single marker in the area “Prepared markers”. 2. You mark the text that you want to place as a marker and select Set marker (marked area only). The marked text appears as the contents of a single marker in the area “Prepared markers”. E 085 3 - Recording 3. If you select Each paragraph as marker you can place several text markers that are separated by a line break (press the return key). In the area “Prepared markers” several markers will appear. Each marker consists of one paragraph. 4. If under the menu item Marker or Return key the function Set marker with Return key (Enter) is activated, the marker is placed when the return key is pressed. Important: If you want to place text markers consisting of several lines of text or several markers separated by line breaks, this function has to be deactivated by removing the tick. 3.10.2 How to delete Prepared Markers • Delete individual markers by marking the appropriate marker and pressing the “Delete” key on your keyboard or select the button. • You can delete all markers by selecting the menu item Marker / Prepared markers and Delete all markers in the “Prepared markers” area. 3.10.3 How to place Prepared Markers later • In the recording window highlight the marker above where you would like to add a new marker and click with the right mouse button onto this position. • In the window which is then opened, select Add new text marker at marked position and enter your marker, as described in 3.10.1 “How to place prepared markers”. • If you want to place a new marker at the end of the existing markers select the button. Notes 086 3.10.4 How to change Prepared Markers • You can change the text of a marker at any time. • Highlight the marker and click with the right mouse button onto it. • Open the highlighted marker by selecting the function Change text: ....., change the text and click onto Save marker to save the changed text. “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Nach oben” corresponds to “Up”. “Nach unten” corresponds to “Down”. “Entf” corresponds to “Del.” 3.10.5 How to move Prepared Markers • You can also move markers. • Highlight the marker and click onto it with the right mouse button. • There are a few possibilities to move the selected marker: 1. Move marker up one position The marked marker is moved one position upwards. “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Nach oben” corresponds to “Up”. 2. Move marker down one position “Nach unten” corresponds to “Down”. The marked marker is moved one position downwards. “Entf” corresponds to “Del.” 3. If the marker is to be moved to quite a different position, you should cut out the marker with Cut marker and paste it at the desired position with Paste marker. 3.10.6 How to select a different Icon for the Prepared Markers • If you want to select a different icon for individual markers, highlight the respective marker and click with the right mouse button onto it. • Under the Change marker icon you can select a different icon for the highlighted marker. “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Nach oben” corresponds to “Up”. “Nach unten” corresponds to “Down”. “Entf” corresponds to “Del.” E 087 3 - Recording 3.10.7 How to place File or Link Markers as Prepared Markers • A file marker is like a text marker a time stamp in a meeting. The marker contains no text, but a file such as a picture, an Excel table, a Power Point presentation or a Word document. The file is actually copied into a meeting and can be burnt on a CD. Therefore, you can open this file at any time. • A link marker is treated like a file marker, but the marker actually contains just a link to the real file. Therefore, the real file cannot be copied when a CD is burnt. • Select the menu item Marker / Prepared markers and Add new file or link to the “Prepared markers” list. A selection screen will be opened where you can select one or more files. Once this has been done, select Open. Another selection screen will then be opened where you can select if you want to create a file or link marker. • You can also open Windows® Explorer to select the desired file and drag it with the mouse into the area “Prepared markers” of the recording window. Another selection screen will be opened where you can select to create a file or link marker. 3.10.8 Mouse Commands in the Recording Window • Single mouse click on marker with left mouse button -> Marker is highlighted • Double mouse click on marker with left mouse button -> Marker is placed at the end of the recording (meeting) • Single mouse click on marker with right mouse button on highlighted marker -> Pop-up menu for highlighted markers will open • Single mouse click on marker with right mouse button in the area of the “Prepared markers” -> Pop-up menu to place a new text, file or link marker will open “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Nach oben” corresponds to “Up”. “Nach unten” corresponds to “Down”. “Umsch” corresponds to “Shift”. 088 3.11 Display of the current Recording in the Playback Window • As soon as you have started the recording you can see a display of the recording in the playback window on the right hand side next to the window with the “Prepared markers”. • This window displays a time bar to indicate the recording, breaks in the recording and markers. 3.11.1 How to place Markers during Recording There are various possibilities to place markers during the recording: • With the button you can paste the currently highlighted marker of the list Prepared markers at the current recording position. If the recording is not running, the marker is pasted at the end of the recording. • With the button you can paste the currently highlighted marker of the list Prepared markers at the current recording position and highlight the next marker in the list. If the recording is not running, the marker is pasted at the end of the recording. • If you select the button, a window will be opened where you can enter text or open a text document. Select Set marker, if you want to place just one marker or select Each paragraph as marker, if you want to place several markers in the recording. If the recording is not running, the marker is placed at the end of the recording. • Select the button, if you want to place a marker without any text. The marker is added at the current recording position. If the recording is not running, the marker is placed at the end of the recording. • If the markers are to display the date and/or the time, select the menu item Options and General settings. Select the index tab Program settings and the option Show date of the markers in the playback window and/or Show time of the markers in the playback window. • As an alternative you can set markers with a foot switch. For configuration refer to chapter 5.8.2 “How to adjust the Options for the Foot Switch” or consult the online help. E 089 3 - Recording 3.11.2 How to delete Markers from the Recording • Delete individual markers by highlighting the appropriate marker and pressing the “Delete” key of your keyboard, or click with the right mouse button onto the marker and select Delete marker from the opened window. “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Entf” corresponds to “Del.” 3.11.3 How to change Markers in the Recording • You can change the text of a marker at any time. • Highlight the marker and click with the right mouse button onto it. • Open the highlighted marker with Change text: ..........., change the text and select Save marker to save the changed text. “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Entf” corresponds to “Del.” 3.11.4 How to move Markers in the Recording • You can also move markers in the recording. • Highlight the marker and click with the right mouse button onto it. • If you select the item Move marker, you can move the marker 5, 10, 20 or 60 seconds backwards or forwards. • If the marker is to be moved to quite a different position, cut and paste the marker at the desired position with the functions Cut marker and Paste marker. 090 “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Entf” corresponds to “Del.” 3.11.5 How to select another Icon for Markers in the Recording • If you use a “Prepared marker” for the recording, the marker has the same icon as the “Prepared marker”. • If you want to select a different icon for individual markers, highlight the appropriate marker and click onto it with the right mouse button. • Under Change marker icon you can select a different icon for the highlighted marker. “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Entf” corresponds to “Del.” 3.11.6 How to place a File or Link as Marker in the Recording • A file marker is like a text marker a time stamp in a meeting. The marker contains no text, but a file. This file can be a picture, an Excel table, a Power Point presentation or a Word document. The file is actually copied into the meeting and onto a CD when one is burnt of the meeting. Therefore, you can open this file at any time. • A link marker is treated like a file marker but only a link to the actual file is created. The file itself is not burnt onto a CD. • If the file or link marker is a “Prepared marker”, double-click it and the marker is pasted into the recording. • Or click with the right mouse button in the recording at the position where you want to paste a marker and select Create new file or link at marked position. A window will pop up where you can select one or more files. Select Open. Another window will pop up where you can select if you want to select a file or link marker. “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Entf” corresponds to “Del.” • You can also open Windows® Explorer to select the desired file and drag it with the mouse to the desired position. Another selection screen will pop up where you can select if you want to create a file or link marker. E 091 3 - Recording 3.11.7 Mouse Commands in the Playback Window • Single mouse click on marker with left mouse button -> Marker is highlighted • Double mouse click on marker with left mouse button -> Playback starts from the selected marker • Single mouse click on marker with right mouse button on highlighted marker -> Pop-up menu for highlighted markers will open • Single mouse click on marker with right mouse button in the playback window -> Pop-up menu will open to place a new text, file or link marker “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Entf” corresponds to “Del.” Notes 092 3.12 How to create a Description and display Properties • Select the menu item File and Properties of meeting. A window will pop up where you can enter descriptions. • Complete or change the following fields: • On the page Details of the author you can enter the Name of the author and other details of the meeting such as Date of creation, Windows® licensee and Hard disk number. • On the page Audio and Marker you will receive information about the Location of audio data, the Memory size of the meeting and a table indicating all individual audio tracks of a meeting which are separated by breaks. E 093 4 - Exporting the Meeting In this chapter you will learn how to • burn a meeting with all audio data and markers on a CD. • export a meeting with all audio data and markers to another storage location. • set limiting marks. 4.1 How to burn a Meeting on CD • If you use the operating system Windows XP and if your PC is equipped with a CDROM drive you can burn your recorded meeting with all audio data and markers via the burn function of Windows XP onto a CD. • Select the button or the menu item File - Export meeting and Burn CD of meeting with audio data. • A window will pop up where you can start to prepare the burning process with the button Burn meeting to burn the current meeting onto CD later. • If the meeting is to be opened and played with other PCs that are not equipped with the steno-s software, the option Attach the program “steno-s Player” is available. • If this function has been selected, the steno-s Player software, which is free of charge, is added to the actual meeting in a separate folder. After installation of the steno-s Player software the user can play the recorded meeting. The steno-s Player software can be controlled via a foot switch and contains the functionality for Microsoft® Word. Note: • Of course it is not necessary to add the steno-s Player software when the steno-s or steno-s Player software is already installed on the computer where the exported meeting will be used. 094 • If you have set marks to limit the recording for export or burning on a CD for the export function in the current meeting, you can burn only a part of the meeting onto CD. Make your choice in the pop-up window. • After the steno-s burning preparation has been finished you can activate the real burning process under Windows® XP. Briefly after activating the Preparation of burning a CD a window will pop up that indicates that there is data present to be burnt on a CD. • Click onto this window only after the steno-s burning preparation is finished so that the actual burning process is not released too early and parts of the meeting are missing on the CD. • Another window will pop up. • Insert a (new) writable CD-ROM into the CD-ROM drive and click the button Write files on CD. Windows XP will guide you through the burning process. Use Windows help if you have problems with the burning process. Note: Should the window of the burning function of Windows XP not pop up after the steno-s burning preparation, you can continue the burning process as described below: • Open Windows® Explorer (e.g. keep the Windows key pressed and then press the “E” key). • Click with the right mouse button on the DVD/CD-RW-Drive. A pop-up menu will open. • Select the menu item Write files on CD. Windows XP will guide you through the actual burning process. • Please use Windows® help if you have problems with the burning process. E 095 4 - Exporting the Meeting 4.2 How to delete all Files in the Burning Directory If there is a wrong meeting or data in the burning directory that you do not want to burn on CD, you can delete the burning directory as described below: • Open Windows® Explorer (e.g. keep the Windows key pressed and then press the “E” key). • Click with the right mouse button on the DVD/CD-RW-Drive. A pop-up menu will open. • Select Delete temporary files. • Please use Windows help if you have problems with the burning process. 4.3 How to export a Meeting to another Storage Location • You can export a meeting including all audio data and markers to another storage location. Select the menu item File - Export meeting and then Export meeting with audio data to another location. A window will pop up where you can select a location (e.g. a folder) to which you can export the current meeting. 096 • When you select locations that are not writeable (to which you cannot export any meeting), the button Export meeting will be deactivated. • If you want to create a new folder, select Create new folder. • If you have set limiting marks in the current meeting for the export function, you can only export part of the meeting. For this select Export the meeting taking into account the beginning / end markings. Notes E 097 4 - Exporting the Meeting 4.4 How to select limiting Marks If you want to export only parts of a meeting or burn them onto CD you can set limiting marks. • Click with the right mouse button in the playback window at the position where you want to set a limiting mark in the recording. Select the desired Marks to limit the recording for export or burning on a CD with Set start mark or Set end mark in the pop up menu. • The area that is marked by the limiting marks is represented by a vertical line and two arrows. If there is no beginning mark, the meeting is marked from the beginning. If there is no end mark, the meeting is marked to the end. • In each meeting you can set only one Start mark and one End mark. If you want to export several parts of a meeting, do the following: • Mark each area of the meeting with limiting marks and export the individual areas one after another to the same place. If you want to burn several parts of a meeting on a CD, do the following: • Mark each area of the meeting with limiting marks and select from the menu File Export meeting the button Burn CD of meeting with audio data. The actual burning process is to be released only when this process has been closed for all desired areas of the meeting. 198 Notes E 199 5 - Playback In this chapter you will learn how to • • • • • • • play a steno-s meeting. adjust the volume of the playback. integrate steno-s into Word. integrate the texts of all markers into Word. start steno-s from Word. control the playback of steno-s with a foot switch. use a foot switch. 5.1 How to select a Meeting • An opened meeting is played via loudspeakers or headphones connected to the PC. • Select File and Open meeting. • Select the meeting which you want to open and play. 5.2 How to adjust the Volume of the Playback • Adjust the volume of the playback with the slide control in the playback window. • The sound of the sound card is switched on or off via the • Sound on • Sound off Notes 100 button. 5.3 How to play the steno-s Meeting • In order to play the recording or the meeting select the window. • With the button in the playback button the sound of the sound card is switched on or off. With the slide control you can adjust the volume. Sound on Sound off • Note: The playback source can be selected and adjusted under Options / General settings / Audio mixer. • With the button you can stop the recording anytime. • With the button you can rewind the recording. • With the button you can fast-forward the recording. • If there are no markers in the recording you can go to the next marker with the previous marker with . • In a display next to the buttons the currently played total time is shown in “Hours : Minutes : Seconds”. • The current mouse position in the playback window is also displayed in “Hours : Minutes : Seconds”. With a double click with the mouse the playback is started from this position. and to Current mouse position Current playback time Notes E 101 5 - Playback 5.4 How to work with steno-s in Microsoft® Word In order to write the minutes in Microsoft® Word, you must integrate the functionality of steno-s into Word. Proceed as described below. • Depending on your Word version you must mark in the Microsoft® Word program under the menu item Extras and Macro / Security on the page Trustworthy Sources the option Trust access to Visual Basic Project to allow steno-s access to Microsoft® Word. Important: • In some Word versions it is necessary to remove the tick and then tick again so that Microsoft® Word will accept the settings. 5.4.1 How to integrate the steno-s Functionality into Word • In order to integrate the functionality of steno-s into Word, open the menu item Word and select Integrate steno-s functions into Word under Configuration of steno-s functions in Word. • The toolbar of Word will display the steno-s button. • In order to observe the recording all the time, steno-s should be always in the foreground. Select in the recording window the menu item Options / View and steno-s always in the foreground. If this is ticked, it is already activated. 102 5.4.2 How to link a Meeting with Word • To control the recording in Word select the menu item Word and Integrate current meeting into Word. If Integrate each meeting into Word automatically is ticked, the function Integrate current meeting into Word is released automatically whenever a meeting is opened. • The program Microsoft® Word will be opened and the buttons to control the playback will be displayed: Start Playback Go to previous marker Stop Playback Fast forward Rewind “Strg” corresponds to “Ctrl”. Drop-down Marker field. When you select one of the markers, the playback will start from the selected marker Go to next marker • You can control the playback by selecting the appropriate buttons with the mouse. Note: • A meeting and Microsoft® Word can only be linked when a meeting is opened. • If the steno-s program has been opened, but there is currently no meeting opened the control buttons are not displayed in Microsoft® Word. Notes E 103 5 - Playback 5.5 How to integrate the Texts of all Markers into Word You can integrate the texts of all markers into a Word document to create an agenda of the meeting or a template for the minutes. • Select the menu item Marker and the item Integrate the texts of all markers into one Word file. • Now your Word document will list all markers set in the meeting. Lines and parts that you do not need can be deleted with the normal Word function. • In the upper part of the Word document steno-s will create a hyperlink. If you click this hyperlink you can start steno-s and open the meeting automatically. 5.6 How to adapt the steno-s Window to Word • The normal size of the recording and playback window is too big to work with Word effectively. Please select which size is convenient for your work with Word. • If you click the button of the recording window it is minimized to the button in the Windows task bar. • You can also minimize the playback window in two stages, by selecting the button or as button in the Windows task bar by selecting . 5.7 How to start steno-s from Word • When the functionalities of steno-s are integrated into Word, the appear in the menu bar whenever Word is started. button will • This button has a double function. If steno-s has not yet been opened, it will be opened when the button is selected. • If steno-s and a meeting are already opened, you can link the meeting with Word by clicking the button and display the buttons to control the playback. 104 5.8 How to control the Playback of steno-s with a Foot Switch With a foot switch you can control the playback without using the mouse or the keyboard. Other programs can be displayed on the whole screen and operated. • The following descriptions refer to the STA 33 foot switch. 5.8.1 How to connect the Foot Switch • The foot switch is connected to your computer via a serial interface. • Make sure that your PC has a free, functioning serial interface (RS 232 -> COM port) and connect the foot switch to the free interface. • Select from the menu of the recording window the menu item Options and General settings the index tab Secretary. Under Selection foot switch you will find the following options: • Select the free interface under Selection RS 232 interface for foot switch to which your foot switch has been connected. • Now you can use the foot switch. The settings for the foot switch are saved by steno-s and reloaded when steno-s is started again. E 105 5 - Playback Note: • If you select the button under Selection RS 232 interface for foot switch, you can check if your foot switch is connected correctly and if it is ready for use. • If you operate one of the buttons of the foot switch and if the foot switch has been connected correctly, the colour of the writing of one of the buttons must change. If you want to connect a foot switch (except STA 33) to a USB interface, proceed as described below: • Make sure that your PC has a free and functioning USB interface. • Connect the foot switch to the free USB interface. When the foot switch is connected to the USB interface for the first time all files that are needed for this USB foot switch are installed. Please follow the instructions of the automatic installation dialogue. • Select the index tab Secretary under Options and General settings in the recording window. Select the foot switch you want to use under Selection foot switch. • Now you can use the foot switch. The settings for the foot switch are stored and can be loaded when steno-s is started again. Notes 106 5.8.2 How to adjust the Options for the Foot Switch • The function of each button of the foot switch can be adjusted individually. Select the index tab Secretary under Options / General settings. • steno-s differentiates between pressing the button briefly and keeping the button pressed. The time interval describes the time between pressing briefly and pressing and holding. • You can assign each foot button a different command that is to be released when the button is pressed briefly or when you keep the button pressed. In addition to this you can select the desired time interval for the foot button. These commands are available when the foot button is pressed briefly: E 107 5 - Playback These commands are available when the foot button is held down: According to your Recording settings (refer to chapter 2.2) you must select the playback parameters (e.g. mono or stereo) under Playback channels selection. 108 Notes E 109 6 - More Program Options In this chapter you will learn how to • • • • start steno-s automatically. select more functions when the steno-s program is started. select other standard icons of the markers. access steno-s via the keyboard. 6.1 How to start steno-s automatically when the PC is switched on • If the steno-s program is to be started automatically when the computer is switched on, select in the menu of the recording window under Options / General settings and Program settings the option Open steno-s automatically when starting computer. • Select the button. Now the steno-s program is entered in the auto start folder. Note: • In order to deactivate the steno-s auto start function, remove the tick from the option Open steno-s automatically when starting computer and select the button. 110 6.2 Functions when the steno-s Program is started • When the steno-s program is started there are various functions that you can select according to your requirements. • Open the index tab Program settings under Options and General settings in the menu of the recording window. • You will find the following functions: • Activate the desired function/s and then select the button. • If you select Open last meeting automatically when the program is started, you can determine, if the meeting that was opened before steno-s was closed, is to be opened when steno-s is restarted. • If you select Open new meeting automatically when the program is started, you can determine, if a new meeting is to be created automatically when steno-s is started. Please note that steno-s always requests the name for a meeting when a new meeting is created. If you want to skip this function you must activate For the function “New Meeting” do not show dialogue box for entering a meeting name. As a standard the name Meetingxx will be used. • If you select Start recording automatically when the program is started, you can determine, if the recording is to be started automatically when steno-s is opened. Please note that this function can only be effected when the function Open last meeting automatically when the program is started or Open new meeting automatically when the program is started has been activated. • If you select Start playback automatically from the beginning when the program is started you can determine, if playback is to be started from the beginning of the meeting when steno-s is opened. Please note that this function can only be activated when the function Open last meeting automatically when the program is started has been activated. This function is also effective, if it has been activated with the option Start recording automatically when the program is started. E 111 6 - More Program Options • If you select Start playback automatically from the last playback position when the program is opened, you can determine if playback is started automatically from the last playback position when steno-s is started. Please note that this function is only effected when the function Open last meeting automatically when the program is started has been activated. Note: • If you want to deactivate steno-s program options, remove the tick from the check box of the appropriate option and select the button. 6.3 Options for the Display of Markers • Select the index tab Program settings under Options and General settings. • There you will find the following functions: • Show date of the markers in the playback window The markers in the playback window indicate the date when they were placed in the recording. • Show time of the markers in the playback window The markers in the playback window indicate the time when they were placed in the recording. • Activate the desired function/s and then select the 112 button. 6.4 How to adjust a new Standard Icon for the Markers • With steno-s you can also select a different icon for the text, file or link markers. • Select the index tab Program settings under Options and General settings. In the area Marker standard icon settings you will find the following buttons that display the current icon of the markers. • Select one of the icons to indicate a menu, where you can select another icon as standard icon. 6.5 Shortcuts • A few functions of steno-s can be accessed via shortcuts. All shortcuts are listed in the menu ? and All Shortcuts. You can select the appropriate shortcut. The following shortcuts are listed in steno-s: “Strg” corresponds to “Ctrl”. “Umsch” corresponds to “Shift”. Note: • Shortcuts are available in many different programs. Therefore, the shortcuts refer to the active window or application. Within Windows® only one application can be ”active” and contain shortcuts, even if more applications are visible. The active application is marked in the Windows® task bar. E 113 7 - For Software Engineers and Installers In this chapter you will learn how to • control steno-s via RS 232 serial interfaces. • control steno-s via handshake wires of the RS 232 interface. • select more settings of the RS 232 control. Note: • This chapter is for software engineers and installers only. • Information about the RS 232 protocol can be found in the help file. 7.1 How to control steno-s via the RS 232 Serial Interface • steno-s has many RS 232 control commands. • Make sure that your PC has a free and functioning RS 232 serial interface. • Select the index tab RS 232 - Interface under Options and General settings. Under RS 232 - settings for the media control system you will find the following options: • Select the free interface to which your control unit is connected to. 7.2 How to control steno-s via Handshake Wires of the RS 232 Serial Interface • Some functions of steno-s can be released via handshake wires of an RS 232 interface. • The control via handshake wires has the advantage that steno-s functions can be released via simple 2-pole switches or buttons. In contrast to the RS 232 control you do not need a control device that will produce commands in the ASCII format. • The status of a handshake wire is analysed by steno-s and when there is a change an appropriate function will be released. • In the RS 232 protocol in the help file of steno-s you will find more information about this subject. 114 7.3 Setting Options of the RS 232 Control under steno-s • Some control commands of the RS 232 interface can be adapted via the setting options. • Select the index tab RS 232 - interfaces under Options and General settings. Under RS 232 - settings for the media control system you will find the following options: • Mark the function Signalling playback/pause instead of recording/pause, to display command number 104/105 instead of 102/103 of the RS 232 protocol. • Mark the function Toggle mode during recording/pause to use command number 122 instead of 120/121 of the RS 232 protocol. • Mark the function Toggle mode during playback/pause to use command number 125 instead of 123/124 of the RS 232 protocol. • Mark the function A standard marker is set in the current meeting with each start of the recording to place a marker automatically when a recording is started. The marker corresponds to the function of the button Set new text marker without entering text. The marker will be set only when the recording start is triggered by an RS 232 command. Notes E 115 8 - Tips and Tricks It is not possible to create a list of markers in the recording window. • The function Set marker with Return key is probably activated. Deactivate the function under Marker or Return key by removing the tick from the check box. steno-s is frozen. • The program is not responding. Press “Ctrl”, “ALT” “Delete”. A window will pop-up. Select the TASK-MANAGER button. If the program is listed as “Not responding”, click on its listing and then click on the “End Task” button. The frozen program will disappear, other programs and Windows remain functioning. The recording or playback of a meeting is faulty. • Did you connect a microphone or another device for recordings to the PC? • Check the settings of the Audio mixer under Options and General settings. - Did you select the correct recording device? - Did you select the appropriate recording volume? You must select “Mic input” when you use an integrated microphone or a microphone connected to the PC. You must select “Line input” for any other sound signal. - Did you select the correct Playback source and did you activate the sound? Depending on the playback source you want to hear, you must deactivate the mute switch Sound off of the appropriate playback source, i.e. remove the tick from the check box. There is a whistle during playback via the loudspeaker. • Check if you have activated under Options / General settings / Audio mixer the option Volume Mic or Volume Line. Deactivate this/these option/s by removing the tick from the check box Sound off and activate the options Playback volume master and Volume Wave (meeting) by removing the tick from the appropriate check box. It is not possible to start the recording, because the button is missing. • Before you can start a recording you must create a new meeting or open an existing meeting. Refer also to the chapter “3.1 How to start the Recording”. The button for burning a CD is missing. • You must open a meeting or create a new meeting so that the button for burning a CD is displayed. Furthermore, the button is only displayed when steno-s is not in the recording mode. 116 The buttons for placing markers in the recording are missing. • You must open a meeting or create a new meeting so that the buttons for placing markers in the recording are displayed. There is no sound heard when the recording is played. • Check if the sound of your sound card is switched off. The playback window must display this button, if the sound is switched on. Move the slide control to the right to maximum. • Make sure that you have selected the correct playback unit. Select Options and General settings. Open the index tab Recording parameters. Under Selection playback unit you can select your playback unit. • Check the settings for the playback source under Audio mixer. Select the index tab Audio mixer under Options and General settings. Select your playback device under Playback mixer setting. In order to play a steno-s meeting, you must activate Playback volume master and Volume Wave (meeting), i.e. remove the tick from the check box Sound off and turn the appropriate slide control to maximum. There are no buttons for Start / Stop Recording and no icons for placing markers in the recording. • There is no recording device selected. Open in the recording window Options / General settings / Recording parameters. Select under Recorder selection the appropriate device. Close the meeting and open it again, so that buttons and symbols will appear. Playback cannot be started. • There is no playback device selected. Open in the recording window Options / General settings / Recording parameters. Select under Selection playback unit the appropriate device. 8.1 Hotline If you have any queries regarding steno-s or steno-s Player, please contact your local beyerdynamic representative or send an e-mail to: [email protected] E 117 9 - Glossary Audio data . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Data in digital form that contain an audio signal. Audio device . . . . . . . . . . . . . . . . . . . PC hardware for the analogue/digital and digital/ analogue conversion of audio signals (e.g. sound card) Audio mixer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Stands for the different setting possibilities of an audio device. Audio parameters . . . . . . . . . . . . . . . Audio parameters are the digital format of an audio recording (e.g. kind of the compression, Mono/Stereo or Sample rate) Audio recording . . . . . . . . . . . . . . . . . In steno-s an audio recording corresponds to the digital recording of a sound signal. Beginning mark . . . . . . . . . . . . . . . . . Refer to “Beginning or end markers”. Beginning or end markers . . . . . . . . . Markers that determine a certain time of a meeting. Burn the meeting . . . . . . . . . . . . . . . . This function prepares a steno-s meeting for the burning process. Burning process . . . . . . . . . . . . . . . . . The burning process is released in the Windows Explorer and represents the actual process where the audio data of a meeting is written on a CD. CD writer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A device which is used to copy data onto writable CDs. CD-R . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Short for “CD-Recordable”. A CD type onto which data can be copied. The data, however, cannot be erased or replaced. CD-ROM drive . . . . . . . . . . . . . . . . . . A device which is used to play data on CDs. CD-RW . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Short for “CD-Rewritable”. A CD type onto which data can be copied. The data can be erased or replaced. Current recording time . . . . . . . . . . . Length of a meeting in the format (hrs : min : secs). Data media. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Media to store digital data (e.g. hard disk or CD). Date of creation . . . . . . . . . . . . . . . . . Identifies the creation of a meeting. Default name . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Name for a meeting that is assigned according to a determined order of numbers (e.g. Meeting11). End mark . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refer to “Beginning or end markers” File link marker . . . . . . . . . . . . . . . . . Marker in a steno-s meeting that contains a link to a file. File marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marker in a steno-s meeting that contains a file Foot switch . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A switch that can be operated by foot to control steno-s. 118 Hyperlink . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Link to another location or link to open a stored document. Icon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A graphic symbol that denotes a marker. Index file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A file to enable a quicker loading and displaying of the audio data and markers of a meeting. Licenced version . . . . . . . . . . . . . . . . . Program version of steno-s which has been licensed with a special code via the registration at beyerdynamic. Line input . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Input of an audio device which is meant for devices with a higher level (e.g. CD players, mixing consoles etc.). Location of the audio data . . . . . . . . Stands for the folder where all audio data for a meeting is saved. Marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A marker identifies a certain point of time in an audio recording or a meeting. Furthermore a marker can contain text, a file or a link. Marker icon . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refer to “Icon”. Meeting file . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . A meeting file represents all audio data and markers of a meeting. Without a meeting file there is no access to audio data and markers in a meeting. Microphone input . . . . . . . . . . . . . . . Input of an audio device which is meant for microphones. Microsoft® Word. . . . . . . . . . . . . . . . . Word processor by the company Microsoft® for a Windows® PC. Pause . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interruption of the recording of a meeting. Play position. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refer to “Playback position” Playback device . . . . . . . . . . . . . . . . . Audio device for a computer (e.g. sound card, USB microphone or modem) Playback mute . . . . . . . . . . . . . . . . . . Mute of the playback Playback position . . . . . . . . . . . . . . . . Identifies the position of the playback. In steno-s it is shown by a small blue triangle on the blue time bar. Playback source . . . . . . . . . . . . . . . . . Identifies the playback device which is currently defined in steno-s. Playback volume . . . . . . . . . . . . . . . . Volume of the meeting played via an audio device Playback window . . . . . . . . . . . . . . . . The second main window of steno-s contains the blue time bar of a meeting and the playback buttons. E 119 9 - Glossary Prepared list . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Contains markers which are available for an opened meeting. Prepared markers . . . . . . . . . . . . . . . . Markers that are saved in a prepared list. Recording . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refer to “Audio recording”. Recording device . . . . . . . . . . . . . . . . Audio device for a computer (e.g. sound card, USB microphone or modem) Recording level. . . . . . . . . . . . . . . . . . Power of the audio signal during the audio recording. Recording mode . . . . . . . . . . . . . . . . . Selects a mono or stereo audio recording. steno-s offers 3 different kinds of the mono recording: 1. The mono signal is generated from both channels of a stereo input. 2. The mono signal is generated from the right channel of a stereo input (splitting on the right). 3. The mono signal is generated from the left channel of a stereo input (splitting on the left). Recording quality . . . . . . . . . . . . . . . . Strength of the compression of the audio data of an audio recording. Recording source . . . . . . . . . . . . . . . . Identifies the recording device which is currently defined in steno-s. Recording window . . . . . . . . . . . . . . . The main window of steno-s contains the button to start the recording. RS 232. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Interface of a PC to control steno-s. RS 232 protocol . . . . . . . . . . . . . . . . . Control protocol for the control of steno-s via RS 232. Sound card . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Refer to “Audio device”. Storage medium. . . . . . . . . . . . . . . . . Refer to “Data media”. System administrator . . . . . . . . . . . . . Someone who is allowed to adjust all configurations of a PC Text marker . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Marker in a steno-s meeting that contains a text information Track . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Part of an audio recording of a meeting between 2 pauses. USB audio device . . . . . . . . . . . . . . . . Audio device to connect to a PC via USB connection Windows® Audio mixer . . . . . . . . . . . Refer to “Audio mixer”. Word processing. . . . . . . . . . . . . . . . . Window to create or process text (e.g. text marker) 120 Notes E 121 beyerdynamic GmbH & Co. KG Theresienstr. 8 D-74072 Heilbronn Tel. +49 (0) 71 31 - 617 - 400 Fax +49 (0) 71 31 - 617 - 199 [email protected] www.beyerdynamic.de www.steno-s.de www.steno-s.com